Administratief assistent – medisch secretariaat (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aanverzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de ’NBMV’). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

Administratief assistent – medisch secretariaat (m/v/x)

Medische dienst

voor het opvangcentrum van Gent

Interne/externe selectie

Referentienummer: 99156/082

Functie

Doel

Je ondersteunt de werking van de medische dienst en de bewoners die medische hulp vragen ten einde de gezondheid van de bewoners te garanderen.

Context

Het opvangcentrum van Gent heeft een capaciteit van 240 bewoners. Er werken een 50-tal personeelsleden.

De personeelsleden verzekeren de omkadering van de bewoners en hebben verschillende taken en profielen. Samen vormen ze de verschillende diensten van het centrum: het onthaal, de sociale dienst, de medische dienst, de logistieke-technische dienst, de administratie, de dienst schoolbegeleiding en animatie, de opvoeders,…

Als medewerker medisch secretariaat staat u in voor de ondersteuning van de medische dienst om zo bij te dragen aan de gezondheid van de bewoners. De medische dienst bestaat uit 3 medewerkers. (meer informatie over het centrum in kwestie vindt u op www.fedasil.be).

Inhoud

Je behandelt administratieve taken van de dokter en de verpleegkundigen efficiënt en adequaat, met het oog op de ondersteuning die nodig is voor de goede werking van de medische dienst.
Je bent verantwoordelijk voor de correcte inhoud van de medische dossiers door het volgen van procedures en richtlijnen, om de beschikbaarheid van informatie te garanderen. Dit omvat de koppeling van medische documenten aan een windocdossier, de aanmaak van nieuwe medische dossiers en beheer van bestaande dossiers, alsook de klassering en archivering van bestanden.

Je zorgt ervoor dat derden toegang hebben tot de dienst en de organisatie, zodat ze een correct en gepersonaliseerd onthaal krijgen. Dit omvat het verstrekken van telefonische basisinformatie, het organiseren van medische consultaties (intern en extern) en het opvragen van de nodige informatie om de aanvrager de juiste informatie te kunnen verstrekken.

Je verwerkt informatie in bestanden correct, zodat deze duidelijk en systematisch is voor verdere verwerking. Dit omvat het encoderen, het wijzigen, corrigeren en up to date houden van gegevens.

Profiel

U heeft een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor alle info: raadpleegwww.fedasil.be.

Diploma en ervaring

Je beschikt over een hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.

Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers, bij voorkeur in een groepspraktijk, instelling of ziekenhuis.

Technische vaardigheden

Vereisten

Je hebt voldoende kennis van MS Office, Word, Excel, ...

Je hebt voeling met/interesse in het werken met een kwetsbare multiculturele doelgroep.

Troeven

Je hebt kennis van het Engels, Frans en/of andere vreemde talen.

Je bent stressbestendig en kan zelfstandig werken.

Ervaring in medisch secretariaat.

Algemene vaardigheden

In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega’s.

Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen: Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

Informatie verwerken: efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen een beschikbare termijn.

Problemen oplossen:Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

Ondersteunen:Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Aanbod

Type overeenkomst

Er wordt een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar. De aangelegde werfreserve kan ook door andere opvangcentra opgevraagd worden.

Plaats van tewerkstelling

Fedasil Gent
Rigakaai 41
9000 Gent

Loon

U wordt aangeworven op het niveau NC1 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris bedraagt € 2.071(startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen via de Fed+ kaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering/

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Zin om te solliciteren?

Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, stuur dan een sollicitatiebrief met uitgebreide motivatie, een curriculum vitae en een kopie van je diploma via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 20/09/2021.

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

een motivatiebrief
een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma

Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkvormigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Je strafblad dient in principe blanco te zijn en zal worden beoordeeld door de selectieverantwoordelijke.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Personen met een handicap

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig).

Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Naargelang het aantal ontvangen kandidaturen, behoudt de selectiecommissie zich het recht voor om het aantal weerhouden kandidaten te beperken.

Selectie

De selectie, bestaat uit een schriftelijke test en een selectiegesprek. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Interne kandidaten

Aangezien het maximum aantal opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur (met inbegrip van de vervangingsovereenkomsten) beperkt is tot 4 over een periode van 2 jaar; kunnen de medewerkers die zich in dat geval bevinden, niet meer deelnemen aan een selectie voor een contract van bepaalde duur of een vervanging. Ze kunnen immers contractueel niet meer worden aangeworven met een vijfde overeenkomst van bepaalde duur.

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij elise.dillen@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).

Solliciteren