Administratief Bediende Works Contracting

DE JOB

Als Administratief Bediende Works Contracting ben je verantwoordelijk voor:

• Je biedt de nodige administratieve ondersteuning aan de leidende ambtenaren voor wat betreft de uitvoering van de overheidsopdrachten van werken en diensten, met respect voor de wetgeving overheidsopdrachten en de interne lnfrabel-regelgeving.
• Je zorgt voor het nazicht, de controle en de administratieve opvolging van de dossiers die ingediend worden door de leidende ambtenaren. Je doet dit in het kader van de wetgeving omtrent overheidsopdrachten, de bevoegdheidsdelegaties, de werkinstructies en de geldende procedures.

Verder ondersteun je het team bij:

• Controle of de ingediende dossiers compleet en in overeenstemming zijn met de interne lnfrabel-regelgeving en de wetgeving overheidsopdrachten in elke etappe van het dossier.
• lngave van de gegevens in SAP/ARIBA.
• Toezien op het naleven van de administratieve en contractuele bepalingen van de bestekken.
• Opstellen van interne en externe briefwisseling, mails en PV’s binnen de vastgestelde termijnen.
• Fungeren als contactpersoon voor de dossiers en zodoende alle vragen verzamelen en hierop antwoorden in samenwerking met de leidend ambtenaar en de Procurement Business Partner.
• Actieve rol in de financiële opvolging van de overheidsopdrachten. Je ontvangt en behandelt tijdig de vorderingsstaten in samenwerking met de leidend ambtenaar.
• Nauwgezet klasseren van de dossiers (digitaal).
• Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in de wetgeving overheidsopdrachten en de interne Infrabel-regelgeving en deze bekend maken aan alle betrokkenen zodat de procedures steeds correct kunnen verlopen.
• De noden van de interne klant identificeren en zorgen voor passende oplossingen en hulpmiddelen, in samenwerking met de Procurement Business Partner.
• Zorgen dat alle dossiers steeds actueel en bijgewerkt zijn en daarbij regelmatig rapporteren aan de hiërarchische lijn over de vooruitgang van het werk.
• Systematische kennisgeving aan jouw leidinggevende van elke opmerking/vaststelling. Je stelt hierbij spontaan een passende oplossing of aanpassing voor van de geldende praktijken.
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken en je helpt spontaan je naaste collega’s indien nodig.

JOUW PROFIEL

• Je bezit een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B
• Je kan vlot werken met de courante MS Office Tools (Word, Excel, Outlook) en je hebt bij voorkeur ervaring in SAP/ARIBA of je bent bereid om deze aan te leren.
• Je spreekt perfect Nederlands en beschikt over een goede kennis van de tweede landstaal.
• Je hebt een goede kennis van de wetgeving overheidsopdrachten of je bent bereid om deze aan te leren.
• Je hebt een sterke belangstelling voor juridische teksten en financiële gegevens.

Gedragscompetenties

• Je respecteert regels en procedures en handelt bij onduidelijkheid op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen.
• Je kan zelfstandig op zoek gaan naar de informatie op de verschillende platformen om je werk correct uit te voeren.
• Je blijft geconcentreerd, doelgericht en productief in stressvolle, risicovolle en onverwachte situaties.
• Je stelt een gestructureerde en efficiënte werkplanning en -organisatie op in functie van te bereiken doelstellingen en deadlines.
• Je draagt actief bij tot het creëren van een goede teamgeest en tot het bereiken van een gezamenlijk resultaat.

Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

ONS AANBOD

• Een boeiende en afwisselende job.
• Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving.
• Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière.
• Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen.
• Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen.
• Gratis reizen met de trein.

DE WERKOMGEVING

Infrabelbouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Met zo’n 10.000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet: om de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving mee te ontwikkelen en bij te dragen aan een duurzame samenleving.

Dedirectie Asset Management, is zowel op centraal niveau (via de centrale diensten) als op het niveau van de area’s (geografische afgebakende zones), verantwoordelijk voor het onderhoud en de vernieuwing van het spoorwegnet. Het team Works Contracting is op zoek naar een Administratief Bediende (dossierbeheerder overheidsopdrachten).

Het team is, onder meer, verantwoordelijk voor:

• het administratief nazicht van de bonwerken en de invoer ervan in SAP/ARIBA.
• het administratief nazicht van de bonwerken omtrent veiligheidscoördinatie en de invoer ervan in SAP.
• het administratief nazicht van de bestekken en de invoer ervan in SAP/ARIBA.
• het opvolgen van de dossiers voor werken en diensten.
• het invoeren van schuldvorderingen in SAP.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

Solliciteer online > CV-screening > Wij nemen contact met je op > Selectiegesprek > Welkom bij Infrabel!
Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Julie Declercq, Talent Advisor | 02 525 24 67 | julie.declercq@infrabel.be