ADMINISTRATIEF MEDEWERKER ONTHAAL (2x)

Je wordt aangeworven voor bepaalde duur van 13/02/2023 tot en met 12/02/2024.
Verlenging/benoeming is mogelijk.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, telt 8000 studenten en 800 medewerkers met campussen in Kortrijk, Brugge en Oudenaarde.
Voor onze dienst onthaal in Kortrijk, zijn wij op zoek naar een enthousiaste administratieve medewerker om het team te versterken. Er wacht je een boeiende en afwisselende opdracht:

• Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende diensten. Het betreft o.a. administratieve opvolging van vergaderingen, gegevensverwerking, (digitaal) klassement, opmaak van bestelbonnen, het verzorgen van correspondentie, de opmaak en het inbinden van belangrijke documenten …
• Je verwelkomt studenten, collega’s en bezoekers aan de balie. Je verstrekt gepaste eerstelijnsinformatie. Je bedient de telefooncentrale en schakelt iedereen vlot door. Je volgt het algemeen mailadres op en verwijst gepast door. Je verdeelt mee de inkomende post(pakketten).
• Je beheert het kantoormateriaal voor je vestiging en biedt logistieke ondersteuning bij events. Afhankelijk van je standplaats, ben je ook betrokken bij de verkoop van didactisch materiaal, het beheer van de Howest-fietsen en het bestellen van catering voor vergaderingen.
• Waar nodig ondersteun je jouw collega’s als aanspreekpunt voor zaalreservaties en wijzigingen van lokalen.

Vereist diploma en kennis:

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs met 2 jaar relevante ervaring.
• Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels. Je kan je eveneens vlot uitdrukken in het Frans. Dit zodat je ook de internationale studenten en collega’s goed wegwijs kunt maken.
• Je kan vlot overweg met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote).
• Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

• Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

• Je communiceert vlot.
• Je werkt nauwgezet.
• Je kan werken vanuit discretie.
• Je deelt onze waarden – serve, empower, care – en je draagt ze uit in je omgang met je collega’s.

Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring als onthaalmedewerker of als administratieve medewerker.

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 70% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Mogelijkheid tot telewerken.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.

Culturele, toeristische en shopping-voordelen met de lerarenkaart

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Karin Lecluyze – facilitair beheerder Howest Kortrijk
karin.lecluyze@howest.be

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR
luc.verhalle@howest.be

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be en dit ten laatste op 22/01/2023. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en de motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor de verdere selectieprocedure:

Op 26/01/2023 wordt er een online selectietest georganiseerd vanaf 16u.

Wie slaagt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek op 31/01/2023 op onze campus Kortrijk Weide – The Penta vanaf 15u.