Administratief projectmedewerker/Collaborateur de projet administratif

Job content

Version francophone en bas

---

De NKGB is het beroepsorgaan van alle Belgische gerechtsdeurwaarders, kandidaat-gerechtsdeurwaarders en stagiair-gerechtsdeurwaarders. Samen met SAM-TES is de NKGB het aanspreekpunt voor de leden van het beroep, verdedigt ze haar belangen, biedt ze permanente vorming aan en bouwt ze continu verder aan de digitalisering van het beroep. Beide organisaties zijn gevestigd in Sint-Gillis.

De administratieve dienst staat, met 14 medewerkers, in voor een divers takenpakket: gaande van de organisatie van de benoemingscommissies tot (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder, over de opvolging van de stages van de stagiair-deurwaarders, het beheer van de controles op de derdenrekeningen en de klachten, tot het agendabeheer en verschillende administratieve opzoekingen en briefwisselingen. Dit alles binnen een context van regelmatig wijzigende wet- en regelgeving en met focus op digitalisatie. Ook het facilitair beheer wordt binnen dit team opgevolgd. Ter versterking van het team zijn we momenteel op zoek naar een bijkomende Administratief Medewerker die algemeen ondersteuning biedt aan de collega’s en de beroepsgroep.

• Samen je collega’s, ben je verantwoordelijk voor de algemene ondersteuning bij diverse administratieve taken;
• Je ondersteunt vanuit organisatorisch standpunt een aantal opleidingstrajecten, (structurele) overlegmomenten met de beroepsgroep (algemene vergadering, directiecomités, etc.) en diverse externe gesprekspartners (politieke stakeholders, sociale organisaties, etc.);
• Je staat in voor het beheer van diverse databases en lijsten;
• Op basis van de inhoudelijke inbreng van andere diensten zorg je voor het verzenden van omzendbrieven en andere communicatie naar de beroepsgroep;
• In het kader van aanbestedingsdossiers maak je attesten op voor onze leden;
• Je beheert de bestellingen (lunch, kantoormateriaal, parkeerkaarten, identificatiekaarten);
• Je beantwoordt vragen van onze leden en andere externe contacten, zowel telefonisch als per mail.

Wat verwachten wij van jou?

• Je bezit minstens een diploma hoger secundair onderwijs;
• Je bent gedreven om de regelgeving binnen de beroepsgroep en bijhorende administratieve procedures eigen te maken;
• Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende taken op een systematische manier en binnen de deadlines af te werken;
• Je bent een teamspeler, die discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwalitatief en nauwkeurig werk;
• Als servicegerichte communicator, begeleid je onze leden en andere externe contacten naar de juiste oplossing;
• Je kan vlot en foutloos communiceren in het Nederlands en het Frans, zowel spreken als schrijven;
• Je kan vlot werken met het Microsoft Officepakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.

Wat bieden wij jou?

• Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor initiatieven;
• Een dynamische werkomgeving met een open cultuur en een collegiale werksfeer;
• Een deeltijds contract (20u) van onbepaalde duur met een competitief verloningspakket, incl. maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, vergoeding woon-werkverkeer, …;
• Een werkplek die gemakkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram, …).

---

Version francophone

La CNHB est l’organe professionnel de tous les huissiers de justice, candidats-huissiers de justice et stagiaires huissiers de justice de Belgique. En collaboration avec SAM-TES, la CNHB sert de point de contact pour les membres de la profession, défend leurs intérêts, leur propose une formation permanente et développe sans cesse la numérisation de la profession. Le siège de ces deux organisations se trouve à Saint-Gilles.

Le service administratif, qui compte quatorze collaborateurs, est chargé d’un large éventail de tâches allant de l’organisation des commissions de nomination des (candidats-)huissiers de justice, du suivi des stagiaires durant leur période de stage, de la gestion des audits des comptes de tiers et des plaintes, à la gestion des agendas et différentes recherches administratives et la correspondance. Toutes ces tâches sont menées dans un contexte où les lois et règlements changent régulièrement et rapidement et où l’accent est mis sur la numérisation. Le service administratif s’occupe également de la gestion des installations. Pour renforcer l’équipe, nous recherchons actuellement un Collaborateur Administratif/une Collaboratrice Administrative supplémentaire pour apporter un soutien général aux collègues et à la profession.

• Vous êtes responsable, ensemble avec vos collègues, du soutien général pour diverses tâches administratives ;
• Vous apportez votre aide d’un point de vue organisationnel à des trajets de formation, des moments de concertation structurels avec la profession (assemblées générales, comités de direction, etc.) et des divers interlocuteurs externes (acteurs politiques, organismes sociaux, etc.) ;
• Vous gérez différentes bases de données et listes ;
• Vous envoyez des circulaires et autres communications à la profession, en fonction du contenu rédigé par d’autres services ;
• Vous rédigez les attestations de nos membres dans le cadre des dossiers d’appels d’offres ;
• Vous assurez les commandes (lunch, matériel de bureau, cartes de parking, cartes d’identification) ;
• Vous répondez aux questions des membres de la profession et d’autres contacts externes, tant par téléphone que par e-mail.

Nous demandons

• Vous êtes titulaire au minimum d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ;
• Vous êtes prêt à maîtriser la réglementation de la profession et les procédures administratives qui en découlent ;
• Doté(e) d’un grand sens de l’organisation, vous êtes capable d’accomplir les différentes tâches de manière systématique et dans les temps ;
• Vous avez l’esprit d’équipe, vous traitez les informations confidentielles avec discrétion et vous garantissez un travail précis et de qualité ;
• Vous êtes orienté service et aidez les membres de notre profession ainsi que les autres contacts externes à trouver la solution aux éventuelles difficultés rencontrées ;
• Vous pouvez communiquer couramment et parfaitement en néerlandais et français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Vous maîtrisez la suite Office et vous vous intéressez aux nouvelles technologies.

Qu’offrons-nous ?

• Un travail varié avec des responsabilités motivantes et une grande place laissée aux initiatives ;
• Un environnement de travail dynamique avec une culture ouverte et une ambiance collégiale ;
• Un contrat à temps partiel (20h) à durée indéterminée avec un salaire compétitif, comprenant des chèques-repas, une assurance hospitalisation familiale, une assurance groupe, une indemnité de déplacement domicile-lieu de travail, … ;
• Un lieu de travail facilement accessible en transports en commun (train, métro, tram…).