Administratief secretaris voor de Kabinet van de secretaris generaal (m/v/x)

Het OCMW van Ukkel,
Alsembergsesteenweg, 860
1180 Ukkel

Zoekt:

EEN ADMINISTRATIEF SECRETARIS (M/V) - voor de Kabinet van de secretaris generaal - Voltijds contract voor bepaalde duur van één jaar, eventueel verlengbaar

Afsluiting: 5/09/2023

Opdracht :

Beheer van het algemeen secretariaat van het OCMW in rechtstreekse samenwerking met de Secretaris-generaal en de Voorzitter van het OCMW.

Voornaamste taken:

Een gedetailleerde en volledige beschrijving kan op aanvraag verkregen worden bij de Personeelsdienst (02/370.75.83 - Sarah Wybauw of 02/370.76.26 – Sabrina Chrispeels).

• Organiseren en opvolgen van de vergaderingen:
• Voorbereiding van de zittingen van de bestuursorganen: de Raad voor maatschappelijk welzijn via software BOS, vast bureau, bijzondere comités,
• bijhouden van de notulen en beraadslagingen, evenals het overmaken ervan aan de voogdijhoudende overheden en alle verdere correspondentie hieromtrent;
• opvolgen van de goedkeuring van de notulen ;
• Instaan voor de in- en uitgaande mededelingen van de secretaris-generaal en van het bestuur in het algemeen;
• De gasten of afspraken van de secretaris-generaal ontvangen en zorgen voor een warm onthaal.
• Voorbereiden van diverse werkvergaderingen;
• Nagaan of de taken worden opgevolgd die door de secretaris-generaal worden toevertrouwd aan de dienstverantwoordelijken;
• Logistieke voorbereiding en opvolging van de vergaderingen:
• Instaan voor het fysiek of elektronisch archiveren van documenten van het centraal secretariaat (onder leiding van de archivisten);
• Beheer van het programma BOS

• Beheren van de agenda
• Beheren van de agenda van de secretaris-generaal ;
• Waken over de aanwezigheidsdata van de voorzitter en die meedelen aan de verantwoordelijken;

• Administratief werk van diverse aard
• Opstellen en verspreiden van mededelingen en nota’s aan het personeel;
• Reserveren van de raadszaal;

• Toezien op het ondertekenen van documenten door de bevoegde personen;
• De secretaris-generaal desgevallend vergezellen bij vergaderingen en er de notulen of het verslag van op te maken;
• De gegevens over de transparantie van de bezoldigingen bijhouden en opmaken;
• De delegatie van handtekening van de secretaris-generaal beheren (de lijst bijwerken, nieuwe vragen aan de raad voorleggen, stempels bestellen…);

Het OCMW van Ukkel is bijgevolg de openbare dienst die tot opdracht heeft deze dienstverlening in de gemeente Ukkel te verzekeren.

Het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn heeft tot taak aan personen en gezinnen de dienstverlening te verzekeren waartoe de gemeenschap gehouden is. Het verzekert niet alleen lenigende of curatieve doch ook preventieve hulp. Deze dienstverlening kan van materiële, sociale, geneeskundige, sociaal-geneeskundige of psychologische aard zijn.

Vereist diploma:Diploma hoger onderwijs, korte duur: Bachelor of gelijkgeschakeld Belgisch diploma

Vereiste vaardigheden :;

• Vlotte kennis van klassieke programma’s als Outlook, Word, Excel, BO Secretariaat, OneNote);
• Redactionele vaardigheden en onberispelijke spelling en taalgebruik;
• Dactylografie (snel kunnen typen);
• Stiptheid en organisatorisch vermogen;
• Zin voor initiatief, autonoom en soepel;
• Verantwoordelijkheidszin;
• Analytisch vermogen en zin voor synthese;
• Diplomatie, zelfbeheersing en stressbestendigheid;
• Discreet, met zin voor vertrouwelijkheid;
• Contact- en communicatievaardig;
• Goede mondelinge en schriftelijke praktijkkennis van de tweede landstaal en in het bezit zijn van de getuigschriften van de Selor (Art. 8 en 10).

Vormen een plus:

• Kennis BO Secretariaat, OneNote,
• Kennis van de werking van een OCMW,
• Ervaring m.b.t. deze functie;

Wij bieden:

v Een voltijdscontract voor bepaalde duur van één jaar, eventueel verlengbaar ;

v Dagen jaarlijks verlof + extralegale vakantiedagen, dagen ter compensatie van de zomerdienst;

v Dienst cheque;

v Een gevaloriseerde anciënniteit;

v Een tussenkomst in de openbare transportkosten (100% voor MIVB en 80% voor andere transporten);

v Specifieke opleidingen;

v Telewerk mogelijk

v Een zeer vlotte toegangkelijkheid:

• Station Ukkel Kalevoet (+ De Lijn)
• Tram/bus: 4/43/51/97/82/98

Geïnteresseerd?

Stuur uw motivatiebrief, een cv en een kopie van uw diploma ter attentie van Dhr. M. VANDENBERGHEN, secretaris-generaal van het OCMW naar het volgende e-mailadres: candidatures@cpasuccle.be

!!Onvolledige kandidaturen worden niet geaccepteerd!!

Gelieve het referentienummer van de werkaanbieding en/of de titel van de post met de desbetreffende dienst te vermelden.