Administratieve kracht voor directiesecretariaat

Job content

Administratieve kracht voor directiesecretariaat

Contract van onbepaalde duur (m/v/x)

De SLOEP staat in voor laagdrempelige gezinsondersteuning aan alle gezinnen met kinderen en zwangere gezinnen (werkgebied Gent-Noord-Oost). Dit met bijzondere aandacht voor maatschappelijk kwetsbare gezinnen. De SLOEP bereikt op jaarbasis meer dan 1.000 individuele gezinnen, met meer dan 55 verschillende nationaliteiten. De SLOEP biedt uiteenlopende dienstverlening voor ouders en kinderen aan. Ouders kunnen er steeds terecht voor allerlei kleine en grote vragen. Er is extra aandacht voor het domein van de preventieve gezondheidszorg, opvoeding en/of de psychosociale noden van de gezinnen. De SLOEP omvat een inloopteam, consultatiebureau, prenataal steunpunt en verschillende spel- en ontmoetingsinitiatieven erkend door Kind & Gezin. In samenwerking met de Stad Gent zet De SLOEP een brede en preventieve gezondheidswerking op, gericht op toegankelijkheid van de eerstelijnsgezondheidszorg en gezondheidspromotie voor gezinnen en hun (jonge) kinderen. Op basis van signalen en noden van de gezinnen ontwikkelt De SLOEP projecten in samenwerking met stakeholders en partners.

Als administratieve kracht vorm je (in samenwerking met de coördinatie) het eerste aanspreekpunt en verantwoordelijke voor de uitbouw van de financiële systemen en procedures van de SLOEP. Dit wil zeggen de opvolging van de maandelijkse uitgaven en inkomsten. Je helpt de financiële rapportages, begroting en projectbudgetten mee voorbereiden en verzorgt de boekhoudkundige verwerking.

Je bent samen met de coördinatoren verantwoordelijk voor het uitbouwen van de administratieve verwerking. Dit houdt o.a. het opvolgen van e-mails, de maandelijkse personeelsadministratie (opvolgen prestaties, verloven en ziektes), het opvolgen van de verzekeringen en GDPR, …

Je helpt mee in het voorbereiden van bestuurs- en algemene vergaderingen.

Daarnaast ondersteun je de werking van de SLOEP en het team waar nodig. Dit kan inhouden om de gezinnen te verwelkomen, het team te ondersteunen bij hun werking, …

Je bent eveneens de verantwoordelijk voor de zorg voor onze lokalen. Dit houdt in het aansturen van het logistiek personeel, plannen van reparaties, …

Verder biedt je ondersteuning voor de organisatie en administratieve afwikkeling van acties en projecten, zoals bij voorbeeld een speculoosverkoop of een zomerfeest.

Profiel

• Je beschikt minstens over een diploma hoger middelbaar onderwijs in een administratieve richting, met een minimum van 5 jaar anciënniteit ofwel heb je een professioneel bachelor diploma in personeelsadministratie.

• Je hebt ervaring of affiniteit met personeelsadministratie, boekhouding, projectorganisatie

• Je bent vaardig in plannen en organiseren. * Je kunt goed mondeling en schriftelijk communiceren.

• Je kan vlot overweg met internet en sociale media en het opvolgen van de externe communicatie van de SLOEP (nieuwsbrief, website, jaarverslagen, …)

• Je kunt omgaan met een divers publiek en hebt een sterk empathisch vermogen * Je hebt een goede basishouding waarin openheid en zelfreflectie belangrijk zijn.

• Je bent administratief en organisatorisch sterk * Je bent een teamplayer en kan goed samenwerken met de coördinatoren en het team

• Een uitgebreide talenkennis is een pluspunt * Je bent bereid tot occasioneel avond- en weekendwerk

Taakomschrijving:

• Je bent rechter- en linkerhand van de coördinatoren en verzekert de administratieve ondersteuning van hun taken.

• Je helpt mee bij de ontwikkeling van de nieuwsbrief, de website, het jaarverslag en andere noodzakelijke documenten

• Je bent medeverantwoordelijk voor het administratief beheer en de financiële opvolging en de personeelsdossiers van de SLOEP.

• Je bent verantwoordelijk voor het archiveren en klasseren van alle documenten.

Aanbod:

• Een voltijds (38u) van onbepaalde duur voor onmiddellijke indiensttreding.

• De verloning is conform het diploma en paritair comité 319.01 barema A1 of A2, maximaal 5 jaar anciënniteit.

• Werken in een dynamische en professionele organisatie met een maatschappelijke opdracht.

• Plaats van tewerkstelling: De SLOEP vzw, Bevelandstraat 26, 9000 Gent.

Solliciteren:

Gezien het engagement van De SLOEP voor diversiteit moedigen wij mensen uit een etnisch-culturele minderheid aan om te solliciteren. Stuur je motivatiebrief en CV per mail vóór 22 augustus 2021, uiterlijk middernacht. De selectiegesprekken gaan door op 30 en 31 augustus 2021. Voor meer info over de werking, www.desloep.be. Voor meer info over de vacature, kunt u terecht bij Martine De Regge, coördinator of bij de voorzitter Nadia Merchiers (gsm: 0473/77.14.88)

Deadline sollicitaties: 22/8/2021

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur

Voordelen:

• Fietsvergoeding

Werkschema:

• Dagdienst

Thuiswerken:

• Nee