Administration and communication officer

☞ Universiteit Gent

View: 140

Update day: 12-11-2025

Location: Ghent East Flanders

Category: Marketing / PR

Industry:

Loading ...

Job content

  • Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE31 - Vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde
  • Functieklasse: B
  • Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
  • Solliciteren kan tot en met 20-11-2023 (DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht
De vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde (https://www.ugent.be/ge/biomolecular-medicine/en) is één van de tien vakgroepen binnen de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. We zijn een interdisciplinair en geïnspireerd team dat, gedreven door wetenschappelijke nieuwsgierigheid, de uitdagingen in het (bio)moleculair onderzoek ten dienste van de patiënt en de maatschappij aangaat. De vakgroep bevindt zich deels op campus UZ en deels op campus Ardoyen (Zwijnaarde).

Als administration and communication officer sta je enerzijds in voor de administratieve en technische ondersteuning van de verschillende taken van de vakgroep. Anderzijds vormt heldere communicatie, zowel binnen de vakgroep, daarbuiten en naar het bredere publiek toe, een belangrijk onderdeel van jouw takenpakket. Hoewel de functie-inhoud dynamisch invulbaar is, zijn dit jouw kerntaken:

  • Je staat in voor algemeen secretariaatswerk binnen de vakgroep in nauwe samenspraak met de vakgroepmanager.
  • Je staat in voor het maken van planningen, agendabeheer, verslaggeving, opvolging van dossiers, ...
  • Je staat in voor de communicatie binnen de vakgroep (nieuwsbrief, intranetomgeving, Teams-kanalen,...).
  • Je staat in voor de communicatie vanuit de vakgroep naar het brede publiek (website, sociale media,...).
  • Je verleent logistieke en administratieve ondersteuning voor vergaderingen en evenementen van de vakgroep.
  • Je denkt mee na over optimalisatie van administratieve procedures en communicatiestrategieën.
  • Je participeert aan teamoverschrijdende projecten binnen de vakgroep.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met vakgroepmanager Emmy Van Quickelberghe via emmy.vanquickelberghe@ugent.be of 09 224 98 61. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)
Jouw profiel
Kennis en ervaring
  • Je beschikt over een bachelordiploma of een daarmee gelijkgesteld diploma. Een diploma van bachelor in het domein van office management, communicatie of marketing is een pluspunt.
  • Noodzakelijke kennis en ervaring:
    • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en het Engels.
    • Je hebt een goede kennis van Microsoft 365-toepassingen (zowel Word, Excel en Powerpoint, als Teams, Sharepoint,...) en werkt vlot met internetgebaseerde applicaties.
    • Je bent bereid je te verdiepen in specifieke softwaretoepassingen en soft skills die nodig zijn binnen jouw takenpakket.
  • Pluspunten:
    • Je hebt ervaring met het opbouwen van SharePoint-sites en het efficiënt toepassen van Apps van Microsoft 356.
    • Je hebt ervaring met sociale media (Twitter, LinkedIn, Instagram,...).
    • Je hebt ervaring met het opbouwen en/of onderhouden van websites.
    • Je hebt ervaring in administratief werk.
    • Je hebt ervaring met specifieke softwaretools voor layout design.
    • Je hebt ervaring met wetenschapscommunicatie.

Vaardigheden en attitudes
  • Je bent geëngageerd en een ware initiatiefnemer.
  • Je bent vlot aanspreekbaar en stelt klantvriendelijkheid voorop.
  • Je bent creatief zowel in woord als in beeld en kan uitnodigend communiceren met aantrekkelijke beelden.
  • Je bent een enthousiaste teamspeler maar je bent eveneens goed in staat om zelfstandig jouw werk te organiseren en uit te voeren.
  • Je beschikt over uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
  • Je houdt ervan om simultaan aan verschillende projecten te werken.
  • Je denkt en handelt oplossingsgericht.
  • Je bent flexibel ingesteld en stressbestendig.
  • Je werkt nauwkeurig en planmatig.

Wat bieden wij jou?
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).


Daarnaast krijg je:

  • 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
  • mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
  • gunstige pensioenvoorwaarden
  • een hospitalisatieverzekering
  • terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
  • ecocheques
  • een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
  • een mooie werk-privé balans
  • ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 20-11-2023 om 23.59 uur de volgende documenten:

  • Je cv
  • Je motivatiebrief
  • Een kopie van je diploma
  • Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.
Loading ...
Loading ...

Deadline: 27-12-2025

Click to apply for free candidate

Apply

Report job
Loading ...

SIMILAR JOBS

Loading ...