Administrative Assistant

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Update day: 09-11-2025

Location: Heverlee Flemish Brabant

Category: Administrative / Clerical / Assistant

Industry: Human Resources Services

Position: Associate

Job type: Full-time

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Job content

Je recrute un(e) professionnel(le) hautement organisé(e) et expérimenté(e) pour rejoindre une équipe en tant qu’administrative assistant.

Vous serez responsable de la gestion administrative de l’équipe, de la gestion des contrats-cadres, et de la communication fluide avec les clients et parties prenantes.

Responsibilités

  • Gestion des Contrats-Cadres : Gérer et maintenir vingt contrats-cadres, en assurant un suivi rigoureux des nouvelles demandes.
  • Support Administratif : Assister l’équipe dans les tâches administratives telles que la saisie de données, la gestion des documents et la gestion du courrier.
  • Gestion des Demandes : Traiter les demandes de la Commission ainsi que les demandes de recrutement, en veillant à leur traitement rapide et efficace.
  • Gestion des Emails : Gérer les emails entrants, répondre aux demandes des clients et assurer un suivi rapide des dossiers en attente.
  • Suivi des Offres : Suivre et surveiller les offres, en assurant une gestion rigoureuse des enregistrements et des rapports.
  • Gestion des Processus : Diffuser les demandes, collecter les informations et répondre aux questions des clients dans les délais impartis, tout en respectant le processus de recrutement.
  • Gestion de Plateformes Doubles : Travailler de manière efficace sur deux plateformes/portails distincts, en s’adaptant aux systèmes et processus en constante évolution.

Qualifications

  • Expérience obligatoire dans un poste similaire de support back-office.
  • Maîtrise de l’anglais indispensable ; la connaissance du français et du néerlandais constitue un atout.
  • Expérience avérée dans un environnement complexe avec plusieurs outils et systèmes.
  • Solides compétences administratives, avec une expertise en Excel (obligatoire), CRM et/ou outils de gestion des flux de travail (WFT).
  • Approche autonome et proactive, avec d’excellentes compétences en gestion du temps et organisation.
  • Esprit d’équipe avec d’excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
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Deadline: 24-12-2025

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