Assistant.e Directeur du Site

Job content

Req ID: 158721

We create smart innovations to meet the mobility challenges of today and tomorrow. We design and manufacture a complete range of transportation systems, from high-speed trains to electric buses and driverless trains, as well as infrastructure, signalling and digital mobility solutions. Joining us means joining a truly global community of more than 75 000 people dedicated to solving real-world mobility challenges and achieving international projects with sustainable local impact.

Objectif du poste:
Assister le Directeur du Site

Coordonner le secrétariat du Directeur du site

Dimension/périmètre :
Interfaces internes :
Le Comité de Direction, le personnel du site (tous départements confondus), les autres sites Alstom, les représentants du personnel, etc

Interfaces externes :
Clients, fournisseurs, contacts locaux et toute personne extérieure au site

Description des activités et responsabilités

Assister le Directeur du Site :
Support à la coordination et à la préparation des dossiers de la Direction (anticipation des délais, respect des dates butoirs, etc)

Organisation des réunions et en assurer la logistique (réservation de salle, du catering, du matériel, ...)

Organisation des séminaires

Gestion de l’agenda et consultation régulière de la boîte e-mail du Directeur (traitement des urgences)

Organisation des déplacements/voyages (vols, hôtel…) et rédaction des notes de frais

Support à la réalisation de présentations

Participation aux réunions du Comité de Direction

Préparation de rapports, suivi d’un certain nombre d’actions/initiatives liées au Directeur du site ou au Comité de Direction

Coordonner le secrétariat du Directeur du site (suivi et support administratif) :

Gestion des achats de fournitures

Rédaction des diverses attestations, lettres, présentations, etc

Traitement du courrier

Demandes d’achat dans le système SAP

Demandes variées dans le système IT Services ou auprès du département IT

Collaborer avec la Directrice de la Communication du site de Charleroi :

Support pour l’organisation d’événements, de visites de clients, VIP etc. (lancement des invitations, réservation de salle, du catering, du matériel, des supports, des chambres d’hôtel, des navettes entre les différents lieux de réunion)

Envoi de communications internes, support à la communication interne de la Direction

Préparer les Comités de Direction :
Réservation de salles, repas, rédaction de compte-rendus, organisation de signatures de documents…

Coordonner l’activité du « chauffeur » :
Coordonnation des demandes faites au chauffeur pour gestion de l’emploi du temps selon les priorités (aller-retour vers Bruxelles pour les demandes administratives, demandes diverses et variées pour les administrations à Charleroi et à Bruxelles,… )

Rédaction des « Bons à payer » en fonction des différents achats réalisés par celui-ci pour le site de Charleroi et les bureaux de Bruxelles

Préparer les Conseils d’Entreprise :
Envoi des convocations

Prise de note pendant la réunion & rédaction du Procès-Verbal

Impression du Procès-Verbal pour signature et dispatching pour affichage/diffusion au sein de l’entreprise

Profil:
Compétences requises pour le poste:
Réaliser son travail de manière autonome et apprécier le travail en équipe

Gérer son temps de travail en fonction des priorités

Faire preuve de proactivité et de discrétion

Organiser et structurer son travail

Communiquer efficacement avec les différents interlocteurs

Personnalité ouverte et sympathique

Compétences techniques : Microsoft office 365: niveau opérationnel, programme Powerpoint, outils collaboratifs (OneDrive, SharePoint)

Niveau de formation: Bachelier : secrétaire assistante bilingue ou expérience équivalente

Expérience : 3 à 5 ans

Langues : français et anglais (le néerlandais est un plus)

An agile, inclusive and responsible culture is the foundation of our company where diverse people are offered excellent opportunities to grow, learn and advance in their careers. We are committed to encouraging our employees to reach their full potential, while valuing and respecting them as individuals.

Job Type: ​Experienced