Consulent - Cel risicobeheer

?De Consulent van de dienst Strategie en Organisatie (S&O) verschaft een administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Dienstchef S&O bij de en helpt deze bij de verwezenlijking van zijn/haar functie teneinde bij te dragen aan een goed functioneren van de dienst en de realisatie van de doelen van de dienst.

Als aministratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

• Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers.
• Plannen en/of deelnemen aan vergaderingen en bijdragen tot het opstellen van projecten van PV’s.
• Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en/of presentaties.
• Opstellen, aanpassen en/of nakijken en vervolgens archiveren van alle soorten documenten (PV van vergaderingen, administratieve documenten, wettelijke en overheidsteksten, …).
• Up-to-date stellen van de interne procedures van administratief beheer.
• Beheren van het geïnformatiseerd GALOP-systeem in één of meerdere van diens componenten.
• Beheren van het RIO-programma en de opvolging van alle briefwisseling verzekeren.

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

• Melding maken, in real time, van ieder probleem aan zijn/haar hiërarchie in de mate van het mogelijke.
• Antwoorden oop de verzoeken om informatie van medewerkers, hiërarchische oversten en collega’s.
• Meewerken aan het intern communicatiebeleid.
• Leveren van becijferde gegevens hetgeen de activiteiten van de eenheid betreft.
• Luisteren, informeren, oriënteren en begeleiden van de bezoekers.
• Verschaffen van inlichtingen m.b.t. de werking van de dienst.
• Vragen om informatie en/of raadplegen van documenten om de klanten te helpen.
• Verzekeren van de verspreiding van de informatie tussen de diensten van de directie en de partners en/of klanten.

Als ploegverantwoordelijke, de collega’s voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.

• Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure.
• Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers.
• De medewerkers opleiden op de werkplaats.
• Voorkomen van de conflicten gelinkt aan de werkrelaties of aan de werking van de ploeg en indien nodig tussenkomen.
• Begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens hun integratie in de ploeg en bij het aanleren van nieuwe taken.

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

• Zoeken, op een actieve manier, van realistische oplossingen voor ondervonden/vastgestelde problemen en deze voorstellen.
• Plannen, monitoren en beheren van alle aspecten van projecten om de projectdoelstelling op tijd te realiseren met inachtneming van de gespecificeerde kosten, kwaliteit en prestatie.
• De samenstelling, behandeling en opvolging van de tuchtdossiers verzekeren.
• Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
• Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.
• De kernelementen van het dossier opsporen, analyseren en structureren
• Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.

Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

• Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.
• Ordenen van de gegevens en deze toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank.
• De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
• De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren.
• Op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken.
• Verzekeren van de relevantie van de informatie geplaatst in de informaticatools en/of op het intranet, internet.
• Helpen bij de opvolging van de inconveniënten.