Coördinator Vergader-, Opleidings- & Congrescentrum

Job content

Als Coördinator Vergader-, Opleidings- & Congrescentrumsta je in voor de coördinatie en het dagelijks beheer van het vergader-, opleidings- en congrescentrumin het Landmarkgebouw van UZ Brussel. Je maakt deel van het UZ Brussel Academy team.

De UZ Brussel Academy staat naast het dagelijks beheer van het vergader-, opleidings- en congrescentrum ook in voor de ziekenhuisbrede leer-, ontwikkel- & opleidingsinitiatieven.

Als Coördinator ben je het aanspreekpunt voor alle interne en externe gebruikers en sta je in voor het goede verloop van de dagelijkse werking, het genereren van inkomsten, de continuïteit van de dienstverlening naar onze interne en externe klanten en het voorzien en organiseren van de nodige organisatorische, praktische en logistieke ondersteuning.

Dagelijks beheer van het centrum

• Je beheert en kent de aanvragen en de planning van de activiteiten in het centrum op korte en lange termijn.
• Je coördineert de catering- en materiaalaanvragen, de openingsuren en zaalopstellingen voor vergaderingen, opleidingen en events.
• Coördinatie, opvolging en escalatie van de afhandeling van praktische, technische en logistieke vragen en problemen (bv. problemen met technische en/of ICT-infrastructuur, schoonmaak en onderhoud van het centrum, catering, signalisatie, toegangscontrole, enz.).
• Je doet een dagelijkse rondgang in het centrum en voorziet een vriendelijk onthaal of fysieke aanwezigheid in functie van praktische/logistieke vragen of problemen of kwaliteitscontrole. Waar nodig neem/organiseer je proactieve of correctieve acties.
• Je organiseert de permanentie en continuïteit in de dienstverlening bij eigen afwezigheid door organiseren van interne of externe ondersteuning.
• Je brieft en adviseert interne en externe event planners over de werking en mogelijkheden van het gebruik van het centrum en maakt duidelijke afspraken over verwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden.
• Je stuurt rechtstreeks of onrechtstreeks (gelegenheid)teams aan die instaan voor de operationele ondersteuning/uitvoering van activiteiten (zoals bv. hostessen, studenten, vrijwilligers, logistieke of supportmedewerkers, medewerkers bediening, etc.). Op termijn & bij succesvolle uitbreiding van de activiteiten behoort de aansturing van een vast team van medewerkers tot de mogelijkheden.

Uitbouw van de werking, beleid & procesoptimalisaties

• Je schrijft en denkt mee aan het beleid rond het intern en extern ter beschikking stellen van de capaciteit van het centrum (intern reservatie- & no show-beleid, externe commercialisering, optimalisatie van de bezetting, implementatie van nieuwe technologie & toepassingen, enz.).
• Je gaat op zoek naar praktische en logistieke oplossingen voor vragen in verband met de praktische organisatie van grote interne vergaderingen, opleidingen, workshops, briefings, enz. Vanuit jouw dagelijkse ervaring in de werking van het centrum adviseer je voor de bijsturing van het beleid, de optimalisatie van de processen, werking, uitrusting en infrastructuur.
• Je legt contacten met andere ziekenhuisdiensten en externe (campus)partners (VUB, Erasmushogeschool, …) en maakt afspraken op korte en lange termijn in verband met het gebruik van (externe) zalen en vergaderruimtes.
• Je zoekt actief naar innovatieve oplossingen voor het verder uitbreiden van de vergader-, opleidings- en congrescapaciteit van het ziekenhuis.

Financieel beheer en rapportering

• Je bent verantwoordelijk voor het generen van inkomstenstromen uit verhuur van de zalen en de organisatie van activiteiten. Je denkt mee een commercieel model uit en stuurt dit bij om de inkomstenstromen te optimaliseren. Je zorgt vanuit deze insteek voor goede service naar en uitstekende contacten met jouw interne en externe klanten.
• Je staat in voor de marktverkenning en het inkopen van externe dienstverlening alsook het bestellen van materiaal en bewaakt daarbij een gezond beheer van de uitgaven.
• Samen met financiële dienst sta je in voor een correcte en overzichtelijke registratie en opvolging van bestellingen en facturatie ervan.
• Je zorgt voor een jaarlijks beleidsplan en activiteitenrapport.
• Je rapporteert op regelmatige basis over inkomsten, uitgaven, bezetting, kwaliteit, tevredenheid en andere relevante parameters.
• Je rapporteert aan de Manager UZ Brussel Academy.

Organisatie en ondersteuning van activiteiten

• Je ondersteunt bij verschillende grotere en kleine events (zoals bv. organisatie van studiedagen, onboarding van nieuwe medewerkers, recepties, vieringen, netwerkmomenten …) en werkt waar nodig constructief samen met interne en externe event planners of organisatoren van de events.
• Je organiseert ook zelf sporadisch interne activiteiten gericht op leren, kennisdeling en networking. Zoals bijvoorbeeld: key notes, multidisciplinair overleg, kennisdelingssessies, etc.
• Jouw belangrijkste interne klanten zijn de medische en verpleegkundige diensten, je collega’s van de cel Leren & Ontwikkelen, de dienst Marketing en Communicatie (Marcom) en onze directie.

Coördinatie van de interne samenwerking met andere ondersteunende diensten

Je werkt samen met :

• Jouw directe Academy collega’s m.b.t. continuïteit van de dienstverlening naar onze interne en externe klanten.
• Employee Corner m.b.t. ontvangen van de aanvragen voor reservatie en de opvang van eerstelijnsvragen.
• Facilitaire dienst m.b.t. schoonmaak, bewaking, catering en het beleid rond vergaderzalen ziekenhuisbreed.
• Marketing & Communicatie m.b.t. organisatie en coördinatie van corporate events.
• Logistieke dienst m.b.t. zaalopstellingen en levering van materiaal.
• Patiëntenadministratie en secretariaten m.b.t. ontvangst van externe bezoekers.
• Technische Dienst & ICT m.b.t. uitrusting, infrastructuur, software en hardware.
• Financiële dienst m.b.t. aankoop, facturatie, etc.

Systeem- & materiaalbeheer:

• Je beheert en onderhoudt het reservatiesysteem & extern boekingssysteem van het centrum, zorgt voor een goede kwalitatieve werking (parametrisatie, opvolging & rapportering) en doet voorstellen naar toekomstige optimalisaties.
• Je staat in voor het materiaalbeheer van het centrum (aankoop, stockage, onderhoud, enz.) van meubilair tot kantoor- & opleidingsmateriaal.
• Je beheert de bijhorende administratieve processen en zorgt voor een nauwgezette opvolging ervan.

Profiel

• Je hebt een Masterdiploma of relevant Bachelorsdiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie (coördinator opleidings- of eventlocatie, meeting & event planner, commerciële functie, hotelmanager, etc.)
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands, Frans en Engels.
• Je hebt een uitstekend voorkomen en je bent gastvrij, commercieel en communicatief ingesteld.
• Je bent een zelfstarter, werkt autonoom en rapporteert proactief over jouw activiteiten.
• Je werkt vlot met MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Onedrive, Sharepoint) en bent digital minded.
• Je hebt een hands-on-mentaliteit, kan snel schakelen en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je bent uitmuntend in plannen en organiseren.
• Je kan je snel aanpassen aan veranderende situaties en bent stressbestendig.
• Je werkt klantgericht en bent assertief met voldoende aandacht voor diplomatie en integriteit.
• Je bent erg flexibel in je uurrooster en beschikbaarheid en bent niet op zoek naar een 9-to-5 job. Je bent dus bereid tot sporadisch avond- en weekendwerk.

Aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u).
• Je bent uiteraard maximaal ter plaatse aanwezig. Thuiswerk is sporadisch mogelijk op activiteitsvrije dagen en na de inwerkperiode. Je kan in geval van thuiswerk steeds binnen een redelijke termijn ter plaatse komen.
• Verloning volgens barema met onbeperkte overname van anciënniteit uit zowel de privé als openbare sector.
• Extralegale voordelen:
• Aanvullend pensioenfonds
• Hospitalisatieverzekering, inclusief tegemoetkoming in ambulante zorgen in het UZ Brussel
• Verzekering gewaarborgd inkomen
• Tussenkomst in vervoersonkosten:
• Volledige terugbetaling openbaar vervoer
• Fietsvergoeding
• Kilometervergoeding voor wagens
• Mogelijkheid fietsleasing voor woon-werk verkeer
• Verminderde tarieven in het bedrijfsrestaurant
• Toegang tot parking aan het ziekenhuis en afstandsparkings aan afrit 9 (Jette) en het researchpark in Zellik
• Toegang tot ’Benefits at Work’- personeelskortingen
• 27 vakantiedagen
• Attractiviteits- en eindejaarspremie

Dankzij de UZ Brussel Academy werk je in ons ziekenhuis continu aan je eigen opleiding en ontwikkeling. Naast een uitgebreid aanbod aan klassikale opleidingen en workshops, kan je via onze e-Academy een uitgebreid aanbod aan online trainingen volgen, overal en wanneer je wil.

Omdat we het belangrijk vinden dat je met goesting komt werken, kan je beroep doen op de initiatieven binnen het welzijnsprogramma ‘Veerkracht’. We bieden jou praktische handvaten, welzijnstools, tips maar ook opleiding en persoonlijke begeleiding, waarbij je kan werken aan aspecten als vitaliteit, stress, gezonde slaap, stoppen met roken en nog veel meer.

Het UZ Brussel vormt samen met de Vrije Universiteit Brussel en Erasmushogeschool Brussel de Brussels Health Campus. Op deze campus, gelegen tussen afrit 9 van de Brusselse ring en het Laarbeekbos, zijn ook een kinderkribbe (volgens K&G-systeem), kinderopvang in de vakanties, een lagere school en een fitnesscentrum gelegen.