Administratief-financieel-HR medewerker School of Education

☞ KU Leuven

Aussicht: 100

Update Tag: 11-11-2025

Ort: Leuven Flemish Brabant

Kategorie: Finanzen / Bank / Aktien Humanressourcen

Industrie:

Loading ...

Jobinhalt

Administratief-financieel-HR medewerker School of Education

(ref. ATP-2025-378)
Laatst aangepast: 22/07/25
Samen met de faculteiten staat het interfacultair centrum KU Leuven School of Education (SoE) in voor een kwaliteitsvolle vorming van leraren, zowel met tien educatieve masteropleidingen als met initiatieven voor professionalisering voor leraren doorheen de hele loopbaan.
Als administratief-financieel-HR medewerker maak je deel uit van een hecht team van medewerkers, ondersteun je de directeur en de SoE op financieel, HR en organisatorisch vlak en draag je via administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning bij tot een goede organisatie en werking van de SoE.

Functie

Je functie bestaat uit HR- en financiële ondersteuning en -beheer, en uit algemene administratieve ondersteuning. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in die domeinen een grote meerwaarde is, zijn er voor ieder luik opleidingstrajecten voorzien binnen de KU Leuven (e.g. accreditatie financiële antenne).

HR-ondersteuning en -beheer:
  • Je beheert personeelsdossiers, incl. werving, aanstellingen, contractverlengingen, detacheringen, verlofstelsels, herfinancieringen, samenwerkingsovereenkomsten … Hiertoe bouw je de nodige expertise op wat betreft de verschillende personeelsstatuten en sta je in contact met de centrale personeelsdienst.
    • Je verwelkomt nieuwe medewerkers van de SoE, vormt het eerste aanspreekpunt bij vragen en stelt waar nodig documenten en handleidingen op om collega’s te ondersteunen bij de administratieve processen.
Financiële ondersteuning en -beheer:
  • Je staat in voor het dagelijks beheer van de middelen en de praktische organisatie van de financiële processen. Je werkt daartoe concrete en efficiënte procedures uit en verzorgt bijhorende rapporteringen.
  • Je voert, in samenspraak met de directeur, voorbereidend werk uit voor de opmaak van de begroting van de SoE en bewaakt mee een correcte implementatie.
  • Je plaatst bestellingen en volgt deze op.
  • Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers.
  • Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
    • Je maakt facturen aan en volgt betalingen op voor interne en externe klanten.
Algemene administratieve ondersteuning:
  • Je ondersteunt bij de dagelijkse werking van de SoE en je staat samen met je collega’s in voor de ontvangst van bezoekers, studenten en leveranciers en de opvolging van vragen o.a. via de algemene mailbox.
  • Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij onder andere ontvangst en verdeling van leveringen, postverdeling, mailings, catering bij vergaderingen, lokalenreserveringen…
  • Je beheert de agenda, mailinglijsten en documenten en ondersteunt praktisch werkzaamheden en beleidsorganen van de SoE.
  • Je biedt ondersteuning bij deelname van medewerkers van de SoE aan congressen, symposia door het regelen van praktische zaken zoals verblijf, inschrijving, transport, ...
  • Je ondersteunt en assisteert bij de praktische organisatie van evenementen voor verschillende doelgroepen.

Van zodra je ingewerkt bent stel je ook verbeteringen en optimalisaties in de werking en dienstverlening in administratie, HR, financiën, de begrotingsopmaak, …, voor, werk je deze verbeteringen en optimalisaties uit en implementeer je deze, vanuit je opgebouwde expertise.

Profiel

  • Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt ervaring als administratief, HR en/of financieel medewerker.
  • Werkervaring binnen KU Leuven en/of kennis van de KU Leuven processen is een groot pluspunt.
  • Je bent bereid de nodige opleidingen te volgen en je bij te scholen waar nodig.
  • Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
  • Je kan zowel individueel als ook in teamverband werken.
  • Je beschikt over een grote verantwoordelijkheidszin en je bent bereid je flexibel op te stellen tijdens piekperiodes.
  • Je kan je zowel mondeling als schriftelijk uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
  • Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, ...), ervaring met SAP is een pluspunt.
  • Je beschouwt een opstartende context als een interessante uitdaging waar je graag mee je schouders onder zet.

Aanbod

  • We beogen een voltijdse tewerkstelling (80% is ook mogelijk) voor één jaar, met kans op verlenging voor onbepaalde duur.
  • Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
  • Daarnaast kan je genieten van heel wat extralegale voordelen (aantal vakantiedagen, hospitalisatieverzekering, thuiswerkvergoeding, ...).
  • Bovendien beschik je over uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, zowel jobinhoudelijke opleidingen als interpersoonlijke ontwikkeling.

Interesse?

Meer informatie over de inhoud van de positie is te verkrijgen bij Iris Peeters, iris.peeters@kuleuven.be.
Meer informatie over de selectieprocedure is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 18/08/2025 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

    Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be


    av_timer
    Tewerkstellingspercentage: Voltijds
    location_city
    Locatie: Leuven
    timer
    Solliciteren tot en met:
    18/08/2025 23:59 CET
    bookmarks
    Tags: Financiën en administratie
    Loading ...
    Loading ...

    Frist: 26-12-2025

    Klicken Sie hier, um sich für einen kostenlosen Kandidaten zu bewerben

    Anwenden

    Job melden
    Loading ...

    ÄHNLICHE ARBEITEN

    Loading ...
    Loading ...