Administratief medewerker

Jobinhalt

• Voor de administratieve ondersteuning van de stichting EnergyVille en de General Manager wordt een administratief medewerker gezocht.
• Je verzorgt administratieve en logistieke ondersteuning in verschillende domeinen:
• Contractuele afhandeling voor Energyville : aankoopbeheer (bestelaanvragen, levering, facturatie), contractuele afspraken met partners, financieel management;
• registratie deelname congressen/externe meetings inclusief zakenreizen;
• organisatie van evenementen (in samenwerking met marketing afdeling voor grote evenementen);
• organiseren en notuleren van vergaderingen incl boeking en onderhoud vergaderzalen;
• …
• Je ondersteunt de general manager in het correct beheer van zijn agenda, vastleggen externe meetings en alle logistieke taken daarrond.
• Je ondersteunt de general manager en de betrokken medewerkers van EnergyVille bij het maken van rapporten en presentaties en wordt ingezet op taken in functie van de noden die zich stellen.
• Je zorgt mee voor de implementatie van een EnergyVille CRM systeem
• Als eerste aanspreekpunt ontvang je (internationale) bezoekers, klanten en leveranciers op professionele en enthousiaste wijze.

Functievereisten

• Je beschikt over een bachelordiploma richting Office Management of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent een teamplayer. Je hebt een flexibele instelling, bent open-minded en klantgericht en kan je vlot aanpassen aan een wijzigende context.
• Je bent leergierig en je kan aantonen dat je je snel nieuwe zaken kan eigen maken en zelfstandig kan werken.
• Initiatiefname, organisatietalent en nauwkeurigheid zijn eigenschappen die jou typeren.
• Je bent communicatief, voldoende assertief en legt vlot contacten.
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office (Word, Powerpoint, Excel …).
• Ervaring met projectmanagement-tools/boekhoudpakketten is een plus.
• Naast het Nederlands, beheers je ook voldoende het Engels en het Frans om collega´s en externen te woord te staan.