CONTRACT ADMINISTRATOR

FUNCTIE:

• Verantwoordelijkheden:
  • Instaan voor het opmaken contracten vanuit standaardmodellen;
  • Instaan voor het bekomen van de interne en externe informatie, nodig om de contracten op te maken;
  • Verlenen van administratieve ondersteuning aan managers in het kader van onderhandelingen met zakenpartners (voorbereiding van overeenkomsten, documenten, waken over de administratieve contractvereisten, ...);
  • Instaan voor het documentbeheer m.b.t. de algemene voorwaarden en verslagen van gevoerde onderhandelingen, om deze dan zelf te integreren in nieuwe contracten of aanvullende documenten.
  • Instaan voor het volledige beheer van het goedkeuringsproces en de bijbehorende administratie (tijdig alle ontwerpen/documenten klaar hebben, opvolgen van interne en externe goedkeuringen, ondertekening documenten, inclusief het opvolgen van alle wijzigingen die in de loop van het proces worden vastgelegd, ...);
  • Instaan voor de coördinatie van verzoeken om juridisch advies van het juridische departement van BAC inzake contracten, onder verantwoordelijkheid van de Contracts Manager;
  • Instaan voor de coördinatie van verzoeken om advies en feedback van relevante departementen (bijv. financieel, technisch, milieu, ...);
  • Ondersteunen van de verdere ontwikkeling van de tools die het proces ondersteunen;
  • Het proces van de contractopmaak in de desbetreffende tools beheren, de nodige simulaties en rapporten trekken en de nodige goedkeuringen van de relevante functies verzekeren;
  • De kwaliteit van input in contractdatabase ter ondersteuning van de relevante departementen verzekeren.
• Beheer van bestaande contracten:
  • Een database bijhouden van alle commerciële contracten en overeenkomsten, die op elk moment geraadpleegd moet kunnen worden;
  • Actief opvolgen van database (naar bijv. duurtijd en vernieuwingsdata), coördinatie en informatie aan de managers van alle relevante zaken via een standaard rapportering;
  • Een volledige dekking van alle relevante contracten via deze database waarborgen.
  • Interne en externe vragen m.b.t. de contracten behandelen (bijv. bij vragen van de interne auditor, of wanneer een ander departement een overzicht van bepaalde contracten wenst).
    

PROFIEL:

• Aantoonbare ervaring met coördineren en opvolgen van verkoop- en aankoopconracten en andere contractuele overeenkomsten.
• Aantoonbare ervaring met documentbeheer m.b.t. de algemene voorwaarden en verslagen van gevoerde onderhandelingen, om deze dan zelf te integreren in nieuwe contracten of aanvullende documenten.
• Aantoonbare ervaring met gelijktijdig beheren van een groot aantal contracten/documenten moet duidelijk zijn op cv.
• Aantoonbare ervaring met het opmaken contracten vanuit standaardmodellen is een pluspunt.
• Aantoonbare ervaring met verwerking en klassering in databases.
• Achtergrond met rechtspraktijk, notariaat, ... is een pluspunt.
• Grondige aantoonbare kennis van Excel.
• Uitstekende kennis spreken, schrijven en begrijpen van Nederlands en Engels.
• Functionele kennis van Frans is een pluspunt.