Dossierbeheerder HRM

Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio.In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagenwe elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijkleiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

De contractuele aanstelling voor 80% kan ingaan na afronding van de selectieprocedure (in functie van jouw beschikbaarheid)en is van onbepaalde duur.

• Je verzamelt en registreert gegevens m.b.t in-, door- en uitstroom van de personeelsleden;

• Je bent verantwoordelijk voor het aanleggen en actualiseren van de personeelsdossiers;

• Je verricht archiefwerkzaamheden m.b.t. personeelsadministratie;

• Je zorgt voor de administratieve verwerking van (her-)aanstellingen;

• Je stemt de loonadministratie af met de betrokken overheidsdienst en/of sociaal secretariaat;

• Je beheert en bewaakt het databastand personeelsdienst;

• Je volgt en analyseert accuraat de meest recente ontwikkelingen in je vakgebied en implementeert deze in je dagelijkse werking en stemt af met je collega-dossierbeheerders

• Je volgt nieuwe en wijzigende wetgeving, regelgeving en actuele informatie m.b.t. personeelsmaterie op.

• Je verstrekt informatie en geeft toelichting over de toepassing van de wetgeving, reglementering en procedures inzake personeelsmaterie aan de personeelsleden en andere interne en externe klanten.

• Je bent het aanspreekpunt inzake personeelsmaterie voor personeelsleden van het departement dat jouw toegewezen wordt. Je analyseert vragen en verzoeken, gaat actief op zoek naar additionele informatie, maakt de nodige berekeningen en/of maakt de nodige documenten op.

• Je garandeert een klantgerichte opvang en accurate informatiedoorstroom en –verstrekking.

• Je staat in voor de voorbereiding, opmaak en opvolging van de personeelsdossiers voor het Directiecomité en Raad van Bestuur;

• Je zorgt voor de opmaak van periodieke rapporten, overzichten, simulaties, …

• Je verstrekt informatie inzake personeelsmaterie aan diverse interne en externe stakeholders;

• Je draagt actief bij tot het ontwerpen van en beschrijven van procedures en formulieren m.b.t. de toepassing van recente wetgeving en reglementering op hogeschoolniveau;

• Je neemt deel aan overleg binnen en buiten de personeelsdienst.
  

• Je kan vlot overweg met diverse ICT-toepassingen en je bent bereid om specifieke software op korte termijn aan te leren;

• Je bezit vakinhoudelijk expertise op vlak van dossierbeheer in het domein van personeelsadmi-nistratie;

• Je bezit up to date kennis van sociaal en arbeidsrecht door ervaring en/of professionalisering en kan dit accuraat toepassen;

• Je bent in staat om je taken autonoom te organiseren, te plannen, uit te voeren en te controleren en hierin prioriteiten te stellen;

• Je werkt nauwkeurig en efficiënt, met oog voor detail;

• Je bent een vlotte communicator : zowel schriftelijk als mondeling;

• Je durft initiatief te nemen om de problemen die zich binnen jouw takendomein voordoen aan te pakken en om suggesties ter verbetering te formuleren;

• Je bent klantgericht maar kan ook discreet omgaan met personeelsgevoelige informatie.

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld),

• Je beschikt minstens over 5 jaar relevante beroepservaring in een gelijkaardige functie.

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Geselecteerde kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 13/11/2024. Een technische of assessmentproef kan deel uitmaken van de selectie.

• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.

• Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.

• Via deze vacature leggen we ook een talentenpool aan. Meer info hierover vind je via deze link.