Executive Assistant

De groep EIFFAGEiséén van de Europese leiders in Bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies. Eiffage Benelux is, via haar 14 filialen en 2.000 medewerkers,actief in gebouwen, burgerlijke bouwkunde, vastgoedpromotie, waterbouwkundige- en milieuwerken, schrijnwerk en industriële werken.

Als Executive Assistant, bent u het aanspreekpunt tussen de algemene directie en de interne en externe contactpersonen. Als vertrouwenspersoon, levert u een operationele, organisatorische en administratieve ondersteuning voor de CEO en CFO.

U bent o.a. verantwoordelijk voor volgende taken:

• Globale coördinatie van agenda’s en correspondentie;
• Organisatie en voorbereiding (zowel wat betreft logistiek, documenten, PowerPoint) van vergaderingen, seminaries, directiecomités, Raden van Bestuur, Algemene vergaderingen;
• Klassieke secretariaatstaken zoals: behandelen van inkomende en uitgaande post, telefoon, e-mails en onthaal van bezoekers;
• Database relaties: up to date brengen en onderhouden van de database van externe relaties;
• Catering: business lunches/diners voorzien en organiseren bij Eiffage Benelux of extern;
• Verplaatsingen: anticiperen, organiseren en reserveren van hotels en transport;
• Evenementen: organisatie van verschillende evenementen aangestuurd vanuit Eiffage Benelux (Top100, BBQ voor de zomer, sponsoring Villers-la-Ville, marketing events, Hockey, seminaries van de Bestuurders van de Groep, enz.);
• Vertalingen: verschillende vertalingen (FR/NL/ENG) van nota’s, brieven, verslagen, rapporten en e-mails;
• Ondersteuning voor secretariaat/vertalingen/Powerpoint voor:
  • Preventieadviseur van de Groep
  • Chief Digital Officer van de Groep
  • Club Finance: club waar alle Finacieel verantwoordelijken voor de Groep samenkomen
  • Club Juristes: club waar alle juristen van de Groep samenkomen.

• U heeft bij voorkeur een bachelor-diploma, en minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie;
• U beschikt over zeer goede organisatorische vaardigheden, bent zeer discreet, integer, beschikbaar, stressbestendig, nauwkeurig en precies;
• U heeft ervaring met het maken van vertalingen van allerhande type documenten (vnl. van het Frans naar het Nederlands);
• Confidentialiteit : gezien het een functie betreft met rechtstreeks contact met de algemene directie, moet u een perfecte confidentialiteit waarborgen van de ontvangen informatie ;
• U ben perfect tweetalig (NL-FR), met een goede kennis van het Engels;
• U kan vlot werken met MS OFFICE (Word, PowerPoint, Outlook, Excel), kan gemakkelijk mailings beheren en werken met IT-tools zoals een CRM. U staat ervoor open om met andere informatica tools te leren werken;
• U bent enthousiast en legt gemakkelijk goede contacten;

• Een interessante functie, centraal en cruciaal, een grote verantwoordelijkheid, interessante contacten in een dynamische groeicultuur;
• Een aangename en kwalitatieve werkplek in een sociaal geëngageerde groep;
• Een voltijdse job met een aantrekkelijk loonpakket en extralegale voordelen aangepast aan uw competenties en ervaring.