Management assistant CEVAC

Functieomschrijving

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de leidinggevenden (het diensthoofd, de manager van de klinische eenheid en de labocoördinator) en de kwaliteitsmanager van het Centrum voor Vaccinologie (CEVAC).
• Je verwerkt en filtert inkomende mails en zorgt ervoor dat er binnen een aanvaardbare timing een correct antwoord verstuurd wordt.
• Je beheert de agenda van het diensthoofd.
• Je bent verantwoordelijk voor een stipte opvolging van contracten en vertrouwelijkheids-verklaringen; je treedt op als tussenpersoon tussen opdrachtgevers en het UZ Gent.
• Je beantwoordt interne en externe telefonische oproepen, geeft informatie en/of schakelt gericht door.
• Je biedt ondersteuning bij de financiële administratie van de dienst, zorgt voor een punctuele opvolging en bereidt een correcte facturatie voor.
• Je biedt ondersteuning bij de personeelsadministratie en de werkplanning.
• Je organiseert vergaderingen, treft de nodige voorbereidingen, notuleert en maakt verslagen op.
• Je verwerkt gegevens in rapporten, statistieken en presentaties.
• Je helpt bij het onderhoud van de CEVAC-webpagina (bv. aanmaak studiespecifieke inschrijvingsformulieren, en automatische antwoorden) en je assisteert bij de rekrutering (uitvoeren van gerichte mailings naar het kandidatenbestand)
• Je assisteert bij het ontwerp van studiespecifieke modules in het CEVAC software programma (definiëren van de agenda, aanmaak van automatische herinneringen voor studiedeelnemers)
• Bij afwezigheid van de onthaalmedewerkers, sta je mee in voor het onthaal en de registratie van de studiedeelnemers.
• Op drukke momenten bied je administratieve ondersteuning bij de uitvoering van klinische studies: je assisteert het verpleegkundigenteam met de input van studiegegevens in een elektronische databank en bij de verwerking van inschrijvingen voor nieuwe studies.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de onderwijsactiviteiten van de leidinggevende(n) en houdt examentoezicht.
• Je staat in voor de tekstverwerking van o.a. mails en presentaties. Je controleert de spelling en verzorgt de lay-out.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je neemt in overleg met je leidinggevenden deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg of werkgroepen. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling en het UZ Gent.

Gewenst profiel

• Je hebt een bachelordiploma in (bij voorkeur) een administratieve richting en ervaring in een administratieve functie. Kennis of ervaring in het domein van klinische studies is een grote meerwaarde.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een zeer goede kennis (gesproken en geschreven) kennis van het Engels vereist. Een basiskennis (gesproken) basiskennis van het Frans is een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je gaat discreet om met de informatie die je verwerkt.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je hebt een profiessionele uitstraling en je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk).
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen en deadlines te behalen.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.

Selectieprocedure

Deel 1: pc testen (algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, MS Word en MS Excel - uitsluitend / persoonlijkheidsvragenlijst). De kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail tussen 20 december 2021 en 22 december 2021. Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben. Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor management assistant hoef je deze testen niet opnieuw te doen.

Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op maandag 10 januari 2022 (voormiddag).