Management Assistant

Jobinhalt

DOEL Het zelfstandig en proactief verrichten van diverse administratieve, logistieke en coördinerende taken ter ondersteuning van departement(en) en/of management HOOFDACTIVITEITEN Verleent algemene administratieve, logistieke ondersteuning zoals: houdt de agenda (‘s) bij organiseert of coördineert interne, externe en departementsvergaderingen of activiteiten met interne en externe deelnemers (contactnames, locaties, uitnodigingen, …) boekt zelfstandig reizen, vraagt visa aan, legt contacten met ambassades, organiseert de reisplanning, … verzorgt de inschrijvingen voor opleidingen, conferenties, … beheert de sharepoint van het departement bestelt materiaal, apparatuur, … voor het departement en volgt stocks op beheert bepaalde systemen of houdt diverse bestanden bij (opleidingen, eTIS, Ariba, verlofplanning, ...) voor het departement bewaakt de goede werking van kantoorapparatuur leest teksten inhoudelijk na stelt (complexe) meertalige communicaties op maakt vertalingen of kijkt (complexe) vertaalopdrachten na ondersteunt de opstart van nieuwe (interne of externe) medewerkers fungeert als klankbord en denkt inhoudelijk mee bij de ondersteuning van departement(en)/management Verzorgt de communicatie voor (de hiërarchie en medewerkers van) het departement/de organisatie: verzorgt de briefwisseling (brieven, mails, ...) en staat in voor koeriersopdrachten beantwoordt de telefoon en beantwoordt/behandelt (complexe) vragen van interne en externe partijen stelt inhoudelijk op basis van algemene richtlijnen documenten op (brieven, memo’s, templates, instructies, ...) of past ze aan houdt klassementen bij en archiveert volgens de geldende regels en procedures neemt notullen tijdens departementsvergaderingen en comités, maakt verslagen en volgt acties op schrijft zelfstandig presentaties binnen het eigen werkdomein en legt ze voor aan de leidinggevende ontvangt en begeleidt bezoekers Beheert de financiële administratie van het departement en volgt op: volgt procedures en regelgevingen op rond de besteding van financiële middelen stelt onkostennota’s op, verwerkt, dient in en volgt op volgt de contractadministratie op (contracten/betalingen/facturen) initieert en volgt (complexe) aankooporders op volgt autonoom het budget op en maakt overzichten van bestedingen op wijst, in samenspraak met finance, kosten toe volgt samenwerkingen met agentschappen of leveranciers op (vertaalbureaus, …) Ondersteunt zelfstandig de behandeling (administratief en inhoudelijk) van (complexe) dossiers: bereidt voor het management dossiers voor (verzamelen informatie, samenstellen dossier, format, …) fungeert als klankbord (tijdslijnen, opvolging, …) volgt formaliteiten en behandeling van dossiers op Neemt als actief teamlid deel aan (grotere) projecten (campusbreed of cross-departementeel), departementele werkgroepen en/of comités ter optimalisatie van processen binnen het departement of de organisatie of leidt, indien nodig, departementele proceswerkgroepen Blijft op de hoogte van de ontwikkelingen in het vakgebied en neemt het ownership op over de eigen ontwikkeling en het eigen trainingsplan CRITERIA Verantwoordelijkheidsbereik Is verantwoordelijk voor: de logistieke en administratieve ondersteuning aan het departement en/of management de mondelinge en schriftelijke communicatie (briefwisseling, mails, presentaties, …) voor het departement en met externen een inhoudelijke bijdrage aan de administratieve behandeling van dossiers, documenten, nota’s, … de bijdrage aan de optimalisatieprojecten binnen de administratieve groep, het departement of organisatie en deelname aan departementale werkgroepen en/of comités of de leiding van kleinere departementele proceswerkgroepen de voorbereiding en opvolging van (complexe) dossiers de discrete behandeling van informatie de opvolging van de financiële administratie van het departement Mogelijke gevolgen van onjuiste beslissingen en/of onjuist uitgevoerde activiteiten: Hinder in de werkzaamheden van het departement, van de hiërarchie en de medewerkers van het departement Verlies aan informatie en inefficiënte communicatie binnen departement(en) Onregelmatigheden in de financiële administratie van het departement, laattijdige betalingen, laattijdig opmerken van budgetoverschrijdingen, ... Beperkte financiële verliezen (bij boeken van reizen, organisatie activiteiten, …) Negatief imago van het departement Ontevreden medewerkers, hiërarchie of externe partijen Communicatie en overleg Interne contacten Heeft dagelijks contact met de hiërarchie, collega’s en medewerkers van het eigen departement en andere departementen (wereldwijd) in het kader van de administratieve en logistieke ondersteuning en coördinatie, het beheer van dossiers, het beantwoorden van vragen en uitwisselen van informatie Externe contacten Heeft dagelijks contact met bezoekers aan het departement en andere contactpersonen van de hiërarchie, collega’s en medewerkers van het departement Heeft regelmatig contact met business partners, stakeholders, … van departement(en) betreffende het beantwoorden van vragen, het opvolgen van dienstverlening, het opvolgen van bestellingen, … Specifieke eisen naar accuratesse, handvaardigheid, zintuigen Accuratesse vereist bij het verwerken en opvolgen van informatie Qualifications Kennis en complexiteit Kennisniveau Bachelor of gelijkwaardig door ervaring Enige ervaring is vereist Kennis van de processen, procedures en systemen van departement(en)/organisatie Kennis van contractadministratie Kennis van de courante (MS Office) en de bedrijfsspecifieke software Kennis van het vakdomein van één of meerdere departementen/diensten Inzichtelijke kennis in de werking van de business Kennis van interne of externe wet- en regelgevingen Kennis van de structuur, cultuur en netwerken van het bedrijf Kennis van geschreven en gesproken Engels Probleemoplossing en zelfstandigheid Het met de nodige aandacht en oog voor detail afwerken van taken en het bieden van effectieve ondersteuning binnen afgesproken deadlines en volgens de afgesproken of geldende richtlijnen Het autonoom en proactief kunnen meedenken rond optimalisatie van processen of procedures binnen departement(en) Het goed kunnen notuleren tijdens vergaderingen en het opmaken van een kwalitatief verslag en het nauwgezet kunnen opvolgen van de voortgang van acties voortvloeiend uit vergaderingen Het kunnen ontwikkelen van een sterke expertise in de administratieve systemen, processen en activiteiten om zo breed inzetbaar te kunnen zijn in verschillende administratieve activiteiten, domeinen en processen Een breder inzicht kunnen verwerven in de betrokken business en in basis analyse Bij het onderhouden van internationale contacten steeds rekening houden met tijds-, begrips- en culturele verschillen Het nemen van de nodige initiatieven die bijdragen tot de goede werking van departement(en) Het assertief kunnen innemen van bepaalde standpunten in kader van de juiste prioriteitsstelling Het inhoudelijk kunnen nalezen van teksten Het discreet kunnen omgaan met informatie, het correct schriftelijk verwoorden van berichten en tactvol kunnen communiceren met interne en externe partijen Neemt zelfstandig beslissingen inzake het stellen van prioriteiten in de werkzaamheden binnen algemene richtlijnen Is tijdens de uitvoering van de functie gebonden aan company guidelines en de geldende procedures en/of regelgevingen Doet beroep op de leidinggevende voor vragen en twijfels omtrent de uit te voeren opdrachten, voor de validering van te besteden budgetten en voor het aftoetsen van gevoelige communicaties Primary Location Belgium-Antwerp-Beerse- Organization Janssen Pharmaceutica N.V. (7555) Job Function General Administration Requisition ID 2105960283W