Onthaalmedewerker administratie & facturatie

Jobinhalt

• Je zorgt voor een vriendelijk onthaal van de bezoekers, zowel persoonlijk als aan de telefoon.
• Voor al de te verhuren of verhuurde kantoren gebeurt de administratie via jou.
• Je staat in voor de opmaak van contracten en bijkomende administratie en op maandbasis de facturatie van de verhuurde panden.
• Daarnaast doe je de facturatie van de poetsdiensten, voorschotten elektriciteit en andere diensten.
• Er zijn ongeveer 30 huur factureren en op het einde van de maand nogmaals evenveel en dan nog 35 andere facturen. Je boekt deze facturen in via een boekhoudpakket. Ook inkomende facturen worden ingeboekt alsook alle kosten.
• Ook het opvolgen van huurwaarborgen, waarborgen voor sleutels, badges,…behoort tot je takenpakket.
• Je beheert de andere diensten: je neemt de stand van de elektriciteitsmeters op, regelt de tussentijdse afrekeningen en communiceert hierover met de betrokken partijen.
• Je checkt de uren die de poetsmedewerker in de gemeenschappelijke delen presteert, maar ook dat er gepoetst wordt bij andere klanten.
• Je staat in voor het bijhouden agenda’s van de vergaderzalen.
• Ook het facilitair management valt onder jouw taken: postzegels nakijken stock voor nationaal en internationaal bij bestellen, je gaat regelnmatig naar de supermarkt voor het aanvullen van de drankautomaat, je zet koffie, je vult de afwasmachine, je zet de vergaderzalen klaar, je doet de postverdeling over de mailboxes, je bestelt de broodjes, je haalt de jetons uit de parkeerslagboom, je geeft jetons aan de bezoekers aan het onthaal,…
• Daarnaast bereid je de boekhouding voor voor de boekhouder, stuur je rappels, doe je debiteurenbeheer.
• Je maakt de budgetten mee op. Een extern boekhouding kantoor maakt het jaarverslag en afsluiting van het boekjaar.
• Wat het loonbeheer betreft, ben je verantwoordelijk voor: het doorgeven van verloven, maaltijdcheques etc, verlofplanning, …
• Je volgt de administratie op voor een team van veiligheidscoördinatoren.
  

• Je bent bereid om in een deeltijds regime te werken.
• Je hebt al ervaring in een administratieve functie.
• Je bent van nature zeer klantvriendelijk, behulpzaam maar wel gezond assertief.
• Je beseft het belang van een verzorgd voorkomen en taalgebruik in een onthaalfunctie.
• Toegankelijkheid, contactvaardigheid en sterk communicatief zijn uw sterkste troeven.
• Je bent goed in detecteren van behoeftes van bezoekers.
• Als sociaal aanspreekpunt werkt je zo ook kleine frustraties mee uit de weg.
• Je voelt zich goed in de omgang met financiële gegevens.
• Je bent flexibel, naar taken, maar ook naar bv in te springen voor je zieke collega. (ifv permanentie)
• Je hebt oog voor detail, stiptheid is belangrijk in de administratie.
• Sterke organisatorische skills behoren tot jouw troeven. Je kan zelfstandig de zaken in handen nemen en een helicopterview behouden.
• Je bent collegiaal: je komt goed overeen in afspraken bijvoorbeeld naar verlof toe, dat kan om beurten ingepland worden en respectvol naar elkaar.
• Je beschikt over een gezonde portie maturiteit.
• Je kan zelfstandig werken, ziet zelf werk en neemt dit meteen in handen.
• Lange termijn denken is iets dat onze klant aanspreekt.
• Jekan op zelfstandige basis werken maar bent toch een teamspeler.
• Onze klant zoekt geen boekhouder, maar wel iemand die bij voorkeur ervaring heeft met facturatie.
• Verder ben je vlot met Word ( kunnen mergen in Word is een must), sterk met Excel, en kan je vlot werken met Outlook (agendabeheer, outlook invites) en Cloud.
• Je kan omgaan met soms stressvolle momenten.
• Je spreekt bij voorkeur een mondje Frans en Engels.
  

• Je werkt in een afwisselend uurrooster
• Regime: 20/38ste parttime in volgend uurrooster
• Je krijgt onmiddellijk vast contract bij onze klant.
• Je komt terecht in een firma met een aangenaam arbeidsklimaat, een opendeurmentaliteit waar overleg wordt geaprecieerd.
• Onze klant heeft een vlakke structuur,
• Het bedrijf is goed bereikbaar met openbaar vervoer en ligt kortbij de E40, er is parking vlak voor de deur.
• Onze klant biedt je een mooi salaris met groepsverzekering AG.
• De opstart is voorzien voor begin september 2022.