Secrétaire (H/F/X)

Jobinhalt

La Fédération des Gîtes de Wallonie est la première association de gestionnaires de gîtes et de chambres d’hôtes en Wallonie. Elle accompagne plus de 900 membres pour près de 1000 hébergements répartis sur tout le territoire wallon. Ses missions principales sont l’accompagnement des (futurs) gestionnaires d’hébergements, la promotion et la commercialisation des hébergements.

Nous sommes à la recherche d’un profil pluridisciplinaire qui souhaite s’investir dans le développement du tourisme en Wallonie.

En rejoignant la Fédération des Gîtes et Chambres d’hôtes de Wallonie, vous rejoindrez une équipe à taille humaine, accueillante et engagée. Très collaborative, l’équipe de la Fédération est régulièrement amenée à se retrouver autour d’objectifs communs.

Au sein de la Fédération, sous la supervision de la Direction et en collaboration avec vos collègues du secrétariat et de toute l’équipe, vos tâches seront :

• d’assurer la gestion du secrétariat de la Fédération : Vous serez le premier interlocuteur de nombreuses demandes de renseignements. Pour répondre aux besoins des membres ou des touristes, vous prendrez en charge les appels téléphoniques, le courrier et les e-mails. Vous réceptionnerez, filtrerez et distribuerez ces communications. Grâce à une connaissance approfondie des réglementations touristiques et annexes que vous acquerrez, vous serez en mesure de répondre aux demandes générales des propriétaires d’hébergements concernant les procédures, les règles et l’actualité du secteur. Vous apporterez également votre soutien à vos collègues dans leurs tâches quotidiennes (préparation de dossiers, collecte et traitement de données, gestion administrative, etc.) et rédigez les courriers de la Fédération.
• de gérer le suivi administratif des dossiers de nos membres et futurs membres: Vous assurerez le suivi administratif des dossiers des membres de la Fédération. Vous serez responsable de la bonne tenue de ces dossiers et des informations encodées dans nos bases de données. Une connaissance du CRM Zoho est un plus. Vous vérifierez la mise à jour et la complétude des données, et contacterez les membres concernant les échéances de leur dossier. Vous assurerez également le suivi des demandes de nos membres auprès de l’administration et contribuerez à la réflexion et à la mise en œuvre des améliorations de la base de données. En outre, vous serez en charge du traitement des nouvelles affiliations et de la création et gestion des fiches d’hébergements sur le site de la Fédération.
• de co-organiser des événements : Vous apporterez un soutien à l’organisation des événements de la Fédération. Vous coopérez à la coordination des Rencontres Locales ainsi que la participation annuelle à la préparation des Assises des Hébergements de Terroir. Votre rôle consistera principalement à assister dans la logistique, la gestion des inscriptions et autres tâches administratives liées à ces rencontres. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l’équipe pour garantir le succès de ces événements.

Les compétences recherchées sont les suivantes :

• Capacité de communication : être capable de communiquer efficacement avec les interlocuteurs externes par téléphone, email et courrier, ainsi qu’avec les collègues de manière claire et précise.
• Très bonne orthographe : maîtriser l’orthographe, la grammaire et la syntaxe.
• Capacité d’apprentissage : acquérir une connaissance des réglementations touristiques et des règles du secteur pour répondre aux demandes générales des propriétaires d’hébergements et fournir des informations pertinentes.
• Organisation et gestion administrative : gérer efficacement les tâches de secrétariat, y compris la gestion des dossiers des membres, la tenue à jour des bases de données, la vérification des données et le suivi des échéances.
• Gestion de projet : apporter un soutien à l’organisation des événements en participant à la logistique, à la coordination des partenaires, à la gestion des inscriptions et à d’autres tâches administratives liées à ces rencontres.
• Esprit d’équipe : capacité à travailler en étroite collaboration avec les membres de l’équipe pour assurer le succès des événements et des tâches administratives.
• Haute maîtrise des outils informatiques : gestion de base de données Google Drive, maîtrise suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint). La connaissance du CRM Zoho et/ou Adobe In Design est un plus. Disposer d’une bonne capacité à apprendre rapidement à utiliser de nouveaux outils informatiques nécessaires pour le poste.

• Jambes

• Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
• Effectuer le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
• Préparer et suivre ( mise à jour, clôture, ...) les dossiers professionnels (fichiers clients, recouvrement, ...)
• Coordonner la communication interne de la structure (réunions, notes, directives, ...)

• Initiative
• Esprit d’équipe
• Communication
• Autonomie
• Innovation
• Esprit d’analyse
• Sens de l’organisation
• Efficacité
• Curiosité intellectuelle
• Faculté d’adaptation
• Fiabilité
• Assiduité
• Ordre
• Respect des règles

• Traitement de l’information
• Communication
• Résolution de problèmes
• Création de contenu

Type de contrat : contrat de remplacement

Date de début : 09/09/2024

Date de fin : 28/02/2025

Régime de travail : Temps partiel (19h)

Horaire de travail : 9h-17h

Salaire : Selon la Commission Paritaire 329.02.00

Prime de fin d’année, double pécule de vacances, 10 jours congés légaux, 1 jour télétravail après formation, ordinateur portable et téléphone professionnel.

Être éligible aux conditions APE au moment de l’engagement est un plus.

Lors de l’envoi de votre candidature, veuillez fournir votre nom, prénom et date de naissance, idéalement renseignés dans votre curriculum vitae.

La fonction exige des qualités telles que la précision, l’organisation, l’amabilité, la curiosité et l’autonomie. Une excellente maîtrise des outils informatiques, notamment de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Drive, est requise. La connaissance du CRM Zoho et/ou d’Adobe InDesign est un atout.

Un intérêt particulier pour le tourisme en Wallonie est également apprécié.

Pour postuler, veuillez envoyer lettre de motivation et votre C.V. par mail à direction@gitesdewallonie.be à l’attention d’Aquilin NEVE, Directeur.