Deeltijds medeweker doctoraatsadministratie Faculteit Architectuur

☞ KU Leuven

View: 150

Update day: 26-11-2025

Location: Ghent East Flanders

Category: Finance / Bank / Stock

Industry: Onderwijs

Job type: Deeltijds, Onbepaalde duur

Loading ...

Job content

De Faculteit Architectuur van de KU Leuven staat voor gerenommeerd architectuuronderwijs. Ze verzorgt de opleidingen architectuur, interieurarchitectuur, stedenbouw en ruimtelijke planning en de educatieve master ontwerpwetenschappen op de campus Sint-Lucas in Brussel en Gent. De faculteit telt ongeveer 2200 studenten en 300 personeelsleden en is onderdeel van de Groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven. De Faculteit Architectuur heeft sinds 2012 haar eigen doctoraatsopleiding. Het domein Onderzoek evolueert sterk door het stijgend aantal doctorandi en extern gefinancierde projecten. De faculteit is daarom op zoek naar een administratieve kracht om de dienst onderzoeksondersteuning te versterken op de campus Sint-Lucas Brussel en Gent.

Website van de eenheid

Functie
Als medewerker doctoraatsadministratie zorg je voornamelijk voor de administratieve opvolging van de doctoraten aan de faculteit. Je bent het eerste aanspreekpunt voor doctorandi en promotoren vanaf hun applicatie en eerste registratie. Dat betekent dat je onder andere, de administratie rond hun mijlpalen mee opvolgt, en de organisatie van de doctoraatsverdedigingen coördineert. Je werkt in nauw overleg met de voorzitter van de facultaire Doctoraatscommissie en het diensthoofd Onderzoeksondersteuning. Voor de organisatie van de doctoraatsverdedigingen werk je samen met cel events en de financiële antennes. Regelmatig overleg is ook nodig met de medewerkers van de Arenberg Doctoral School (https://set.kuleuven.be/phd).

  • Je organiseert mee informatie- en onthaalsessies voor doctoraatsstudenten met uiteenlopende profielen. Je geeft deze doelgroep advies op maat.
  • Je beheert de administratieve mailbox van de doctoraatsadministratie en zorgt voor de dagelijkse opvolging.
  • Je beheert de individuele doctoraatsdossiers en biedt ondersteuning aan de Facultaire Doctoraatscommissie (komt maandelijks samen); je brieft de voorzitter wekelijks over de lopende dossiers.
  • Je doet voorstellen ter verbetering van de werking en organisatie, en zet mee nieuwe initiatieven en sensibiliserende acties op.
  • Je biedt, waar nodig, ook praktische en administratieve ondersteuning bij de bredere werking van de dienst Onderzoeksondersteuning.

Profiel
  • Je hebt een opleiding op bachelorniveau of gelijkwaardig door relevante ervaring.
  • Je hebt bij voorkeur 1-3 jaar relevante werkervaring, maar ook een gemotiveerde starter komt in aanmerking voor de job.
  • Je bent vertrouwd met het gebruik van Office toepassingen (Word, Excel, Powerpoint).
  • Kennis van SAP is een pluspunt voor de doctoraatsopvolging.
  • Je houdt van administratieve en uitvoerende taken en werkt nauwkeurig en zelfstandig.
  • Je bent communicatief en schrikt er niet voor terug mensen aan te spreken.
  • Je zeer goede kennis (schriftelijk en mondeling) van de Engelse taal is een must.
  • Je bent studentgericht en reikt flexibele oplossingen aan binnen de te volgen werkprocessen.
  • Je weet je technisch-administratieve deskundigheid en analytisch inzicht aan te wenden om administratieve processen kritisch in vraag te stellen.
  • Je hoofdwerkplaats (Brussel of Gent) wordt in onderling overleg vastgelegd, maar je bent bereid je af en toe te verplaatsen naar de andere campus om de transcampusdienstverlening mee te voorzien. Sporadisch maak je ook een verplaatsing naar Leuven. Een afwisseling met thuiswerk behoort tot de mogelijkheden.

Aanbod
Wij bieden je een gevarieerde job in een creatieve en uitdagende werkomgeving. Je komt terecht in het dynamische team van de Facultaire Diensten Architectuur. Wij bieden een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur (50%). Aan deze functie is een salaris in graad 4 of 5 gekoppeld, afhankelijk van je ervaring en competenties.

Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Annette Kuhk (diensthoofd), e-mail: annette.kuhk@kuleuven.be of mevrouw Ilke Westhovens, tel. +3216 37 20 98, e-mail: ilke.westhovens@kuleuven.be.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 30/09/2021 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.
Loading ...
Loading ...

Deadline: 10-01-2026

Click to apply for free candidate

Apply

Report job
Loading ...

SIMILAR JOBS

Loading ...
Loading ...