DGR Legal - Secretaris

De Juridische dienst van de Federale Politie (DGR/JUR) heeft tot doel om aan de verschillende eenheden van de Geïntegreerde Politie juridische steun te bieden.

Overeenkomstig de omzendbrief GPI 17, verzekert hij de coherentie en de uniformiteit inzake interpretatie en toepassing van wettelijke en reglementaire teksten betreffende het politiestatuut en het politieambt.

Die juridische steun bestaat uit het formuleren van juridische adviezen, het uitwerken van wetten en reglementaire teksten, de deelname aan vergaderingen en werkgroepen, het verstrekken van opleidingen en informatiesessies alsook het beheer van het objectief en subjectief geschillen.

Binnen de Juridische dienst is het secretariaat in het bijzonder belast met algemeen secretariaatswerk.

De consulent-secretaris fungeert als contactpunt en levert de directeur en de transversale diensten een kwaliteitsvolle ondersteuning en dienstverlening inzake administratie en human resources.
Hij of zij is ook verantwoordelijk voor het beheer van het secretariaat en zorgt voor een vlotte informatie-uitwisseling met de dienst Coördinatie en de dienst Middelen. Hij of zij zorgt voor een goede logistieke en budgettaire werking van deze diensten.

Als ploegverantwoordelijke, de collega’s voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.

Voorbeelden van taken :

• Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure.
• Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers.
• De behoeften op het vlak van ontwikkeling van de medewerkers nagaan/in kaart brengen en aangepaste acties voorstellen.
• De medewerkers opleiden op de werkplaats.
• De medewerkers responsabiliseren.
• Ingrijpen bij problemen of conflicten in verband met de werkrelaties of het functioneren van het team.
• De nieuwe medewerkers begeleiden om zich te integreren in het team en nieuwe taken aan te leren.
• De informatie van de hiërarchie, de partners, … aan de medewerkers doorgeven.
• Helpen bij het zoeken naar informatie met het oog op de uitvoering van de taken.
• …

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken :

• Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
• Verslagen van interne vergaderingen opstellen.
• Teksten, memo’s, nota’s en presentaties opstellen.
• Formulieren ontwikkelen.
• De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
• De lay-out van documenten verzorgen.
• Dossiers administratief samenstellen, beheren en opvolgen.
• Vergaderingen plannen en instaan voor de logistieke ondersteuning ervan.
• Faxen en brieven versturen voor de medewerkers van de dienst of de dienst zelf.
• Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.
• Bijhouden van diverse klassementen, statistieken.
• Geïnformatiseerde verwerking van administratie.
• Telefonische contacten met interne en externe diensten.
• Beheer en opvolging van de post en andere stukken.
• Bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van reglementaire teksten en van officiële berichten, archivering van de originelen.
• Bijstaan van de juristen.
• Opstellen van wetsdossiers.
• Opvolging abonnementen juridische tijdschriften.
• Bijhouden agenda/termijnen.
• Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
• Samenstellen van de dossiers voor de sectie geschillen.
• …

Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

• De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
• De inventarissen van het meubilair bijhouden
• Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken
• Het logistiek beheer van de dienstvoertuigen verzekeren
• In logistiek materiaal voor de dienst voorzien of het reserveren
• Het beheer van de telefonie
• …

Als budgettaire/financiële ondersteuning, budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

• Opvolgen van de ter zake nog beschikbare en reeds bestede kredieten.
• Jaarlijkse/periodieke afsluitingsverrichtingen uitvoeren.
• Financiële/budgettaire rapportages uitvoeren.
• In het kader van FEDCOM : bestelbon opstellen (PO), ontvangst goederen (MIGO), facturatie (MIR 7).
• Planning voorziene uitgaven en inkomsten.
• …

Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

• De prestaties van de personeelsleden van de entiteit opvolgen.
• De onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de entiteit opvolgen.
• De persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit bijhouden en opvolgen.
• Nota’s en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer opstellen en opvolgen.
• De jaarlijkse actieplannen inzake welzijn opvolgen.
• …

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken :

• De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
• De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
• Berichten ontvangen en doorgeven.
• Zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ondernemingen, …).
• De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.
• Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
• Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven.
• …

Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken :

• Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.
• De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers, ...).
• De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
• Aan de interne en externe gebruikers uitleg geven over de gegevensbank of de classificatie en hen helpen bij hun opzoekingen.
• …

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
• Strategie en beleid - Niv.:BASIS
• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER
• Opdrachten van politie - Niv.:BASIS

Praktische kennis :

• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten

Verwachte gedrag :

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de ’klanten’ bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega’s bij te leggen.
• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Later te bepalen.