Administratief deskundige begroting en financiën

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de werking van de faculteit Recht en Criminologie (RC) sta je in voor de planning, opvolging en uitvoering van het financieel beleid op facultair niveau. In deze context voer je naast administratieve ook beleidsvoorbereidende taken uit voor de faculteit. Zo bereid je mee de beleidsvoorstellen binnen het domein begroting en financiën voor en sta je in voor de implementatie ervan.

Je rapporteert aan de faculteitssecretaris en de decaan van de faculteit.

Dit is een greep uit je takenpakket:

• Je coördineert een team van medewerkers met betrekking tot bestellingen, terugbetaling van onkosten en facturatie op facultair niveau;
• Je zorgt voor de voorbereiding en ondersteuning van begrotingswerk. Je bent mee verantwoordelijk voor het afhandelen en opvolgen van de beslissingen die genomen worden;
• Je begeleidt projecten binnen het financieel domein van de faculteit;
• Je zoekt oplossingen voor financiële vragen van de faculteit en je adviseert de faculteit en zijn medewerkers omtrent de universitaire begrotingsregels;
• Je bent de schakel tussen de centrale diensten, de faculteit en zijn individuele rekeninghouders met betrekking tot financiële en begrotingsaangelegenheden;
• Je speelt een actieve rol in de dagelijkse werking van het faculteitssecretariaat en springt, indien ruimte, ook bij voor andere administratieve taken in de faculteitsadministratie.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma: hogere administratieve en technische deskundigheid. We zoeken iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent hands on en kan gedetailleerd en gestructureerd werken.
• Je kan goed werken met de courante toepassingen in MS Office (in het bijzonder SharePoint en Excel) en leert gemakkelijk nieuwe programma’s/specifieke bedrijfsapplicaties aan.
• Je kan je schriftelijk en mondeling vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en Frans.
• Je slaagt erin om je mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten naar voren te brengen.
• Je bent leergierig en wenst je steeds bij te scholen omtrent de financiële en boekhoudkundige processen op de VUB.
• Je hebt bij voorkeur een minimale ervaring in het leiden van een klein team; je kan anderen inspireren en hen succesvol doen samenwerken.
• Je kan op een constructieve manier omgaan met feedback en onderneemt acties om je professionele en persoonlijke ontwikkeling te bevorderen.
• Klantvriendelijkheid en discretie zijn voor jou essentiële begrippen.
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de sociale en ethische normen. Je bent stressbestendig en hebt een flexibele ingesteldheid.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 5 (min. € 2999 - max. €4496 ) of graad 6 (min. €3359 - max. €4855 ), afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring uit zowel publieke als private sector.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Thuiswerkmogelijkheden;je kan binnen deze functie halftijds thuiswerken op vaste dagen die worden afgestemd met het team.
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling), een sluitingsweek tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan ten laatste 15/01/2023 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 20/01/2023 in de voormiddag (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 24/01/2023 in de namiddag(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Saskia Segers via Saskia.Segers@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475 80 23 93.

Van 23/12/2022 (namiddag) t.e.m. 1/01/2023 is de VUB gesloten. Tijdens deze week zijn we niet bereikbaar. Vanaf 2/01 beantwoorden we jouw bericht zo snel mogelijk. Prettige feestdagen!

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Recht en Criminologie

Omvang: 1

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5-6

Wijze van begeven: Werving