Executive Assistant voor CEO & team

Onze klant is een niche adviesbureau actief binnen het domein van internationale betrekkingen en publieke aangelegenheden. Ze geven gespecialiseerd advies op geopolitiek niveau en hun klanten zijn regeringen en grote ondernemingen die over de ganse wereld actief zijn. Ze hebben enkele kantoren in Europa waaronder een kantoor in Scandinavië en eentje in Brussel (6 medewerkers). Ze zijn vandaag op zoek naar een Executive Assistant die de CEO in Brussel en zijn team zal ondersteunen. Het gaat om een creatie van een functie binnen een groeiende structuur. Hun kantoren zijn in Woluwe gelegen en vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.

Doel van de rol

De CEO en het team administratief, organisationeel en logistiek ondersteunen. De jobhouder zal een cruciale rol spelen in de business en zal instaan voor een vlotte werking van het kantoor. Daarnaast zal die er ook mede voor zorgen dat de werkomgeving coöperatief en positief blijft en dat er een vlotte informatiedoorstroming is.

Jobomschrijving:

• Proactief ondersteunen van de CEO, inclusief agendabeheer, organisatie van vergaderingen, (video)calls en zakenreizen (vooral in Europa). De CEO reist gedurende +/- 50% van zijn tijd.
• Coördinatie van de calls van het team
• Proactief inplannen van activiteiten in zijn naam, overzicht bewaren van zijn complexe agenda (ver vooruit kijken, opties nemen op bepaalde data en later definitief bevestigen, last-minute aanpassingen doen indien nodig, enz.)
• Coördinatie, voorbereiding en organisatie van vergaderingen met klanten, zakenreizen en accommodaties voor het team
• Inplannen van afspraken met klanten voor het ganse teams (face-to-face of virtueel)
• Coördineren van specifieke activiteiten met de Personal Assistant van de Voorzitter die in het kantoor in Scandinavië gebaseerd is
• Een vlotte dagelijkse werking van het kantoor in Brussel verzekeren
• Orde en netheid binnen het kantoor garanderen (vergaderzalen, receptieruimte, …), afstemmen met cleaning team/building manager – indien nodig
• Beheer van het bureaumateriaal: aankoop van benodigdheden, contacten onderhouden met leveranciers, contracten afsluiten, facturen nakijken, enz.
• Evenementen organiseren (team buildings, sociale activiteiten after work, company events, …)
• Toekomstige verhuis van het kantoor voorbereiden en organiseren (waarschijnlijk de 2e helft van 2023)
• Assisteren van het Secretariaat in Scandinavië met het beheren/oplijsten van financiële data zoals facturen, onkostennota’s, uitgavebewijsjes van kredietkaarten, enz.
• Contacten onderhouden en samenwerken met het team in Scandinavië betreffende (administratieve) projecten

Profiel:

• Je hebt minstens 2-4 jaar ervaring in een gelijkaardige rol (Personal Assistant, Management Assistant, Office of Business Assistant, …) waarbij je 1 of meerdere druk bezette Executives hebt ondersteund
• Je hebt deze ervaring idealiter verworven in een corporate omgeving zoals public affairs, management consultancies, advocatenkantoren, enz.
• Je hebt een zeer goed niveau in het Engels (C1/C2 – gesproken en geschreven) en idealiter ook in het Frans
• Je kan vlot werken met de meest courante office toepassingen (Outlook, Word, …) alsook met online meeting systemen (Teams, Zoom, enz.)
• Je werkt zeer georganiseerd; je kan je eigen tijd autonoom en efficiënt beheren, je weet de juiste prioriteiten te stellen
• Je bent heel erg service- en kwaliteitsgericht en je houdt er oprecht van om administratieve ondersteuning te bieden aan een team
• Je bent positief, praktisch ingesteld en creatief/vindingrijk (dit is een nieuwe functie)
• Je bent proactief en denkt altijd vooruit, je anticipeert op problemen nog voor dat ze zich stellen
• Je bent in staat om professionele en succesvolle relaties op te bouwen binnen de organisatie, alsook met externe partijen

Aanbod:

• Een vast contract van onbepaalde duur
• Startdatum: ASAP!
• Een competitief salaris met extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques (€8/dag), maandelijkse netto onkostenvergoeding (€ 125), iPhone en abonnement voor de communicaties, laptop, discretionaire bonus, 30+ vakantiedagen (38u werkweek)
• Thuiswerken is mogelijk gedurende enkele dagen per maand
• Locatie: het bedrijf is gelegen in Woluwe en is via metro/tram/bus bereikbaar
• De mogelijkheid om in een kleinere structuur te werken met een vlakke hiërarchie en een positieve, uitdagende business cultuur
• Het gaat om een creatie van een functie dus je kan de job voor een deel zelf creëren/invullen en de verantwoordelijkheden zullen ook groeien naargelang het team groter wordt