Facility & Hospitality medewerker

Contenido de trabajo

VDAB publiceert deze vacature in opdracht van een bedrijf. Om de vacature volledig te bekijken, klik je op ’Solliciteren’.
We delen je LinkedIn-profiel niet met het bedrijf dat aanwerft.

Functieomschrijving

Ter versterking van het bestaande Admin team zijn wij op zoek naar een allround Facility & Hospitality medewerker. Je werkt nauw samen met één directe collega vanuit het kantoor te Antwerpen en rapporteert aan de Head of Admin.

Wat kom je doen?

• Je beheert de onderhoudscontracten van oa schoonmaak, drankapparaten,.. en maakt de nodige prijsvergelijkingen. De negotiatie gebeurt samen met de Facility Manager. Je vrolijkt het kantoor op met fruitmanden, zoetigheden en bloemen.
• Je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer en de tijdige bestelling van divers kantoorgerelateerd materiaal in de meest ruime zin.
• Je bent het aanspreekpunt van de externe poetsdienst en woont de desbetreffende maandelijkse vergadering bij. Je regelt de ruitenwassers.
• Je zorgt dat de vergaderzalen steeds klaar zijn voor gebruik.
• Je bent het aanspreekpunt van het ganse kantoorgebouw voor de diverse verzendpartners (BPost, DHL,…) en beheert het contract en de postkamer.
• Je ben verantwoordelijk voor het volledige A tot Z beheer van de interne eventroom (boeking, voorbereiding, inplannen catering en reiniging, melden technische problemen,...) en de daarbij horende wijnkelder. Je bent het aanspreekpunt van de gemeenschappelijke refter (de Zaat). Je beheert de privéparking, bestelt tankkaarten en volgt dit zelfstandig op, reserveert taxi’s,… Je beheert tevens de planning van de directiechauffeurs.
• Je zal mee ondersteuning verlenen bij de uitbouw van onze jongste business unit: “MCA LABS Startup”. Je doet de hospitality en verzorgt de eerstelijnsinformatie, maakt bezoekers wegwijs en beheert de volledige facility ervan.
• Je biedt ondersteuning bij de organisatie van diverse interne en externe events.
• Je regelt de bestelling en verzending van diverse relatiegeschenken en/of gadgets, drukwerk & visitekaarten (huisstijl) in samenwerking met de Marketing & Communication afdeling.
• Je bent de beheerder van het systeem voor kostenrapportering (Rydoo) en de centrale contactpersoon voor de kredietkaarten (aanvraag, controle en opvolging) en cash onkosten (uitbetalen en opmaak maandelijkse cashprotocol) in nauwe samenwerking met Finance.
  

Profiel

Wat breng je mee?

• Jouw warme spontane glimlach is het eerste wat je collega’s en klanten zien;
• Je ben een teamspeler, kan zelfstandig werken en neemt bovendien graag verantwoordelijkheid en initiatief. Met andere woorden: je ziet het werk en schiet spontaan in actie!
• Dankzij je klantgerichte houding vind je altijd de beste oplossing;
• Je bent geordend, een multitasker en kan goed prioriteiten stellen;
• Je bent flexibel want geen enkele dag is hetzelfde, 9-to-5 laten we thuis;
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, kennis Frans is mooi meegenomen;
• Ervaring binnen een gelijkaardige functie is een pluspunt.
  

Jobgerelateerde competenties

• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
  

Persoonsgebonden competenties

• Leervermogen hebben
• Plannen (= ordenen)
• Zelfstandig werken
• Regels en afspraken nakomen
• Contactvaardig zijn
• Klantgerichtheid
• Samenwerken als hecht team
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  

Aanbod

Ons aanbod:

• Je komt terecht in een internationale omgeving met hoofdkantoor in Antwerpen;
• We bieden jou een boeiende en uitdagende functie binnen een stabiel en ambitieus bedrijf met een familiale bedrijfscultuur.
• We voorzien een marktconform salarispakket met verschillende extralegale voordelen en flexibele werkuren.