Financieel-administratieve Directiemedewerker Onderwijs- en onderzoeksprojecten | Statutair

• Je bent verantwoordelijk voor het A tot Z beheer in SAP en de financiële rapportering voor elk project, in overleg met de back office.
• Je bent verantwoordelijk voor het hele administratieve en financiële proces van bij de start van een project tot afsluiten van projecten en je biedt op een klantvriendelijke en nauwgezette manier ondersteuning aan de projectpromotoren en –medewerkers.
• Je bent het aanspreekpunt voor de betrokken universitaire diensten (front-office) aan de UGent en vertegenwoordigers van financierende organisaties.
• Je biedt actieve ondersteuning bij de opmaak van projectbegrotingen en budgetwijzigingen o.b.v. aangeleverde informatie en je biedt oplossingen aan. (oa ramingen personeelskosten, raming grote aankopen)
• Je staat in voor de opmaak en uitvoering van verschillende plannen m.b.t. facturatie, doorstorting, personeel en verantwoording.
• Je wijst budgetten toe aan bestellingen en onkostennota’s.
• Je volgt ook de bestellingen, aankoopfacturen en onkosten mee op en kan deze ook verwerken indien nodig.
• Je bent verantwoordelijk voor de verkoopfacturatie en doorstortingen.
• Je staat in voor het opmaken van financiële tussentijdse en eindverantwoordingen, in samenwerking met de projectcoördinatoren en de back officers. (oa controle timesheets)
• Je staat in voor het financieel beheer van de persoonlijk toegekende budgetten aan de budgethouders.
• Je rapporteert proactief naar de budgethouders toe en signaleert mogelijke problemen in de budgetten.
• Je biedt ondersteuning bij het werven van nieuw personeel oa door het opmaken van het eVTA en of verwerken van de vacature in Succesfactors.
• Je volgt de kost voor het contractueel personeel op en signaleert mogelijke budgetproblemen bij de budgethouders, samen met hen onderneem je de nodige stappen.

Kennis en ervaring

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring met financiële administratie, bij voorkeur in een projectomgeving, op een voldoende complex niveau.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je bent vertrouwd met boekhoudkundige software. Ervaring met SAP is een pluspunt.
• Je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten (MS Office).
• Kennis van de financiële richtlijnen van (inter)nationale onderzoeksprojecten is een pluspunt.

Vaardigheden en attitudes

• Je bent analytisch en hebt een sterk cijfermatig inzicht.
• Je neemt initiatief en kan zelfstandig werken.
• Je bent klantgericht en beschikt over een gezonde dosis assertiviteit.
• Je bent een sterke planner, kan prioriteiten stellen en bent stressbestendig.
• Je bent sociaal vaardig, communicatief en rapporteert spontaan over de stand van zaken.
• Je werkt nauwkeurig, bent discreet en integer.
• Je bent leergierig en bent bereid de interne opleiding en bijscholing voor de functie te volgen.
• Je bent besluitvaardig en je kan knopen doorhakken.
• Je bent flexibel.

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)