Management assistant algemeen directeur (A1a-A3a)

Als management assistant ben je de proactieve rechterhand van de algemeen directeur.

Je bent organisatorisch en administratief sterk, je zorgt voor een vlotte werking en opvolging van belangrijke overlegmomenten en neemt daarin ook initiatieven voor verbeteringen. Ook inhoudelijk bereid je dossiers voor, verzamel je informatie en adviezen.

Je fungeert als schakel tussen de algemeen directeur en de interne en externe klanten. Je hebt enerzijds een belangrijke signaalfunctie, anderzijds kan je goed inschatten welke informatie belangrijk is en welke vragen prioritair zijn. Zo zorg je voor een efficiënt tijdsbeheer en degelijke briefing van de algemeen directeur.

Zin om aan de slag te gaan in een dynamische organisatie, waarin je je organisatorische talenten kan combineren met een brede inhoudelijke interesse in tal van dossiers, projecten, ...?

Schrijf je nu in!

Als management assistant maak je deel uit van de directie Bestuur en Communicatie. De algemeen directeur staat aan het hoofd van de volledige organisatie en neemt bovendien de rol van leidinggevende van deze directie op zich. Samen met de algemeen directeur, heb je een overkoepelende rol binnen de brede organisatie.

• Je ondersteunt de algemeen directeur in overlegmomenten en vergaderingen door actiepunten, deadlines, rapportering, verslagen etc. voor te bereiden, mee op te maken en op te volgen. Je zorgt dat dit zowel praktisch als inhoudelijk voorbereid is en neemt initiatieven om de werking van dergelijke overlegorganen te verbeteren.
• Je bewaakt het efficiënt tijdsbeheer van de algemeen directeur (en zorgt dat deze zich kan focussen op de grote lijnen).
• Je hebt een signaalfunctie binnen de organisatie en je zorgt dat de algemeen directeur over alle relevante informatie beschikt om zijn/haar rol op te nemen.
• Je neemt een brede ondersteunende, administratief-organisatorische rol op (organiseren en voorbereiden vergaderingen, onthaal bezoekers, bewaken van budgetten en deadlines, archivering, uitwerken van presentaties, …) en staat in voor een efficiënte werking en vlot informatiebeheer (vlot terugvinden en op een consistente manier opslaan van info).
• Je toont een groot engagement en sterke betrokkenheid bij de organisatie en vertegenwoordigt de organisatie bij het samenwerken met interne en externe partners. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe klanten.

Raadpleeg de infobundel voor een volledig overzicht

• Een contract van onbepaalde duur op A1a-A3a-niveau.
• Maaltijdcheques van 7,00 euro.
• Een gratis hospitalisatieverzekering, gunsttarief voor partner en kinderen.
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Fietsvergoeding.
• Eindejaarspremie.
• Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).
• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
• Mogelijkheid tot telewerk.
• Naast anciënniteit vanuit openbare sector/onderwijs, kan ook anciënniteit op basis van relevante ervaring in de privésector of als zelfstandige meegerekend worden, met een maximum van 18 jaar.
• Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen.

Ben je een externe kandidaat?

• Je hebt een masterdiploma (of gelijkwaardig) en minstens één jaar aantoonbare relevante beroepservaring die je motiveert in een aparte bijlage bij jouw kandidatuur.
• Je hebt geen masterdiploma maar wel minstens één jaar aantoonbare relevante beroepservaring die je motiveert in een aparte bijlage bij jouw kandidatuur, én je slaagt voor een online niveau- en capaciteitstest.

Ben je een interne kandidaat?

• Je hebt een contract onbepaalde duur en minstens 12 maand graadanciënniteit op A1a-a3a-niveau bij de stad of het OCMW.
• Je hebt een contract onbepaalde duur en minstens 4 jaar graadanciënniteit op B-niveau of minstens 4 jaar graadanciënniteit op C4/5-niveau én 6 jaar dienstanciënniteit bij de stad of het OCMW.

• Screening CV aan de hand van de toelatingsvoorwaarden.
• Deel 1: Kort digitaal interview, max 15 min.
  • Timing: onder voorbehoud di 14 september en/of di 21 september 2021 vanaf 16u
  • Deze selectieronde bepaalt op je verder doorstroomt naar het tweede deel.
• Deel 2:gecombineerde proef (case, gevolgd door interview)

  • Voor de gecombineerde proef maak je een voorbereidende opdracht. Tijdens het competentiegericht interview wordt de case besproken en bevraagd. We gaan ook verder in op competentievereisten, inzicht in de job, kennis, ervaring, persoonlijkheid en motivatie. Ter voorbereiding van het interview ontvang je ook een online persoonlijkheidstest.

  • Timing: onder voorbehoud di 5 oktober en/of woe 6 oktober 2021 vanaf 16u
• Wervingsreserve
  • Alle geslaagde kandidaten worden opgenomen op een wervingsreserve die minstens twee jaar geldig is, met mogelijkheid tot verlenging. Er is één voltijdse vacature.

Inschrijven kan, enkel digitaal, tot en met 05/09/2021.

Schrijf je nu in!

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Leen Hooghe, de selectieverantwoordelijke voor deze procedure via vacatures@kortrijk.be of 056 27 86 84.

Kortrijk staat open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap.