MEDEWERKER (TELEFONISCH) ONTHAAL EN ADMINISTRATIE

Contenido de trabajo

De organisatie

Het Centrum voor Geestelijke Gezondheidszorg (CGG) Ahasverus is één van de 19 CGG’s in Vlaanderen en Brussel. Een CGG biedt gespecialiseerde ambulante zorg aan kinderen en jongeren, volwassenen en ouderen met matige tot ernstige psychische problemen. Vanuit multidisciplinaire teams en evidence based behandelinzichten en –methodes, zetten we in op behandeling van die psychische problemen. Daarnaast zijn we als CGG werkzaam rond preventie (via deskundigheidsbevordering van intermediairs) en vroegdetectie. Met kernwaarden als passie, performantie, expertise en verantwoordelijkheid werken we samen met cliënten en hun omgeving aan hun herstel. Als CGG zijn we één van de vele actoren in het landschap van zorg en welzijn, bijvoorbeeld in de netwerken geestelijke gezondheid kinderen-jongeren en volwassenen-ouderen. Samenwerking met partners, zowel in zorg naar cliënten als op het vlak van structurele afstemming, zit verweven doorheen onze werking. In onze recent geformuleerde missie klinkt het als volgt: CGG Ahasverus gaat, in samenwerking met haar partners en in haar werkingsgebied Halle-Vilvoorde, voor burgers met een veerkrachtige geestelijke gezondheid.

Meer weten over het CGG? https://www.centrageestelijkegezondheidszorg.be/cgg/ahasverus
(zie ook https://www.ahasverus.be)

Voor onze vestiging in Asse zijn we op zoek naar een medewerker (telefonisch) onthaal en administratie, halftijds (19 uren) in een contract van een half jaar.

Je takenpakket
Er zijn twee grote activiteitenluiken in je takenpakket: (telefonisch) onthaal en administratie.

Het onthaal, in hoofdzaak telefonisch (via een centraal nummer overheen de CGG-vestigingen), omvat het kwaliteitsvol en performant:

• ontvangen en verwerken (in een CGG-registratiesysteem) van telefonische aanmeldingen van mensen die een hulpvraag hebben naar het CGG;
• ontvangen en behandelen, eventueel doorschakelen enz. van andere inkomende telefoons;
• onthalen en opnemen – in de vestiging zelf – van eventuele vragen van cliënten, van collega’s en teams voornamelijk in de eigen vestiging, van andere bezoekers in de vestiging;

Administratie omvat het voor de werking van CGG(-vestiging) – in afstemming met teamverantwoordelijke(n), teams, collega’s – actief en passend opnemen van:

Algemene administratieve taken:

• het opmaken van brieven, e-mails, vergaderverslagen of andere documenten,
• het opvolgen van administratieve processen om de secretariële werking op vlak van vb. cliëntzorg, personeelsmaterie, mutualiteiten vlot te laten verlopen,
• het klasseren, kopiëren, scannen van documenten e.d.,
• …;

o Taken i.v.m. voorraad van (bureau)materiaal of andere stock: opvolgen, bestellen, …;
o Taken i.v.m. opvolging van dienstverlening ten aanzien van CGG(-vestiging): eventuele leveringen aan CGG(-vestiging), al dan niet nagekomen afspraken van externe dienstverleners, …

Je profiel

We zijn op zoek naar een collega die:

• Zo snel mogelijk beschikbaar is d.w.z. bij voorkeur vanaf eind oktober,
• Van aanpakken weet m.a.w. zich vb. op korte termijn wat kan inwerken,
• In goed overleg met leidinggevende(n) en collega’s (pro)actief taken opneemt op een degelijke wijze,
• Ervaring in een functie als deze wenst op te doen, bij voorkeur in het domein van (geestelijke) gezondheidszorg en welzijn.

Dit vertaalt zich in je kennis en vaardigheden alsook in je houding.

Vaardigheden

Je kan, je hebt …

• Aan de telefoon op passende wijzen contact leggen, aangaan en afronden met een verscheidenheid van mensen en specifiek naar/met hulpvragers de nodige stappen doorlopen om het aanmeldingsproces kwaliteitsvol en performant te doorlopen;
• Administratief-secretariële vaardigheden: dactylo, vlot gebruik van klassieke toepassingen zoals Word, Excel, mail, internet; snel overweg kunnen met toepassingen in het CGG;
• Het vermogen om soms taken te kunnen combineren vb. boodschappen kernachtig en tevens volledig en correct kunnen noteren en doorgeven;
• Zin voor orde en stiptheid;
• Een evenwicht behouden tussen zelfstandig werken en goed samenwerken in teamverband, vanuit je relationele en communicatieve vaardigheden.

Houding

Je bent …

• Een persoon met een positieve uitstraling en inbreng;
• Discreet (zie ook beroepsgeheim in de sector) en tactvol;
• Een verantwoordelijk iemand, die externe en interne klantvriendelijkheid hoog in het vaandel draagt;
• Een persoon met organisatie;
• Open naar zeer verschillende mensen en culturen vanuit een pluralistische visie.

Je plaats in het organogram van de organisatie
Je maakt deel uit van het team van medewerkers onthaal en administratie, met je werkplek voornamelijk in onze vestiging in Asse. Je rechtstreeks leidinggevende is de teamverantwoordelijke onthaal en administratie, eveneens werkzaam in de vestiging in Asse.

Wij bieden
*

• Een contract van 19u voor een periode van een half jaar.
• Verloning volgens paritair comité 331 – barema 1.39, met vergoeding voor woon-werk-verkeer en eventuele dienstverplaatsingen. Relevante beroepservaring wordt meegenomen bij de berekening van het loon.
• Een team en bredere werkcontext met gerichte ondersteuning en aansturing.

Interesse?*

Stuur dan ten laatste op woensdag 20 oktober en motivatiebrief en curriculum vitae naar Caroline Lettens, teamverantwoordelijke medewerkers onthaal en administratie. Ook voor eventuele inlichtingen kan je contact nemen met Caroline Lettens.
De op basis van de schriftelijke sollicitatie worden weerhouden kandidaten via e-mail of telefonisch op de hoogte gebracht. Zij worden dan verwacht op woensdag 27 oktober voor een sollicitatiecontact. Gelieve in je agenda hiermee al rekening te willen houden.
Begindatum als medewerker (telefonisch) onthaal en administratie: zo snel mogelijk d.w.z. bij voorkeur vanaf eind oktober.

Contractduur 6 maanden

Parttime uren: 19 per week

Deadline sollicitaties: 20/10/2021

Dienstverband: Deeltijds, Tijdelijk

Werkschema:

• Dagdienst

Thuiswerken:

• Nee