Part-Time Office Manager voor een Uitgeverij

Over onze klant

Onze klant is actief als uitgeverij van juridische en fiscale informatie. Ze zijn een specialist op de markt en zetten zich dagelijks in om ervoor te zorgen dat hun klanten steeds het best geïnformeerd zijn. Hun klanten zijn academici, juridische/fiscale/boekhoudkundige professionals, bedrijfsleiders en zelfstandigen. Zij bieden ook verschillende fiscale software pakketten aan. Op heden gaan ze op zoek naar een Part-time office manager (60 %) in de Zuidrand van Antwerpen (Mortsel).

Functieomschrijving

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor alles wat zich op kantoor afspeelt. Je veelzijdige takenpakket bestaat uit algemene administratieve ondersteuning, maar ook het opvolgen van receptie- en facilitaire taken. Als Office Assistant ben je de onmisbare ondersteunende kracht van de organisatie, en speel je een sleutelrol in de dagelijkse organisatie.

Dit zijn enkele van je verantwoordelijkheden:

ADMIN SUPPORT

• Algemene administratieve ondersteuning: Dagelijkse post, badgebeheer, administratieve ondersteuning, (ontvangst van bezoekers), bestellingen plaatsen (catering, kantoormateriaal), ...
• Reizen regelen
• Het kantoor een aangename plaats houden om te werken
• Afstemmen en uitwerken van gemeenschappelijke procedures in samenwerking met je collega’s ter plaatse in Leuven en Louvain-La-Neuve
• Administratieve ondersteuning van de Office manager door het voorbereiden van PowerPoint presentaties, communicatie, agendabeheer, ...
• Melden van IT-zaken die zich voordoen op de site en opvolgen met IT
• Ondersteuning bij de organisatie van interne evenementen
• Betrokkenheid bij projecten

FACILITAIRE ONDERSTEUNING

• Facility management voor het gebouw in Mortsel: Problemen melden, afspraak maken met technici, nauwe opvolging
• Contact met de verhuurder
• Nauwe samenwerking met het externe schoonmaakbedrijf
• Stand-by buiten de werkuren voor alarmproblemen met het gebouw (beperkt) en back-up voor collega’s van andere sites
• Organiseren van interne kantoorverhuizingen in het gebouw van Mortsel
• Back-up voor uw collega in Leuven en Louvain-La-Neuve
• Gezondheid en veiligheid op kantoor: Vervaldatum van de brandblussers, toegankelijkheid van de brandslang

Profiel

Heb jij wat nodig is om in deze functie aan de slag te gaan?

• Je hebt een bachelordiploma en minstens een paar jaar ervaring. Geen bachelordiploma? Dan kan je minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie voorleggen
• Je hebt het vermogen om prioriteiten te stellen in stressvolle situaties
• Je kan zelfstandig werken, maar bent ook een teamplayer die een goede sfeer belangrijk vindt
• Je hebt uitstekende administratieve vaardigheden
• Je hebt een uitstekende kennis van NL + ENG
• Hands on mentaliteit, neemt initiatief, proactieve mentaliteit, probleemoplosser
• Vermogen om vertrouwelijke informatie te behandelen

Aanbod

• Na een succesvolle interimperiode volgt het vast contract
• Je werkt in Mortsel en occasioneel is je aanwezigheid vereist op de andere sites.
• Je werkt in een functie die zeer breed is en die in de toekomst nog verder kan worden uitgebouwd.
• Je ontvangt een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen.
• Je werkt 60% gespreid over (4 of) 5 dagen