Planning Officer - Flandres

Contenido de trabajo

Wie zijn wij?

Met 246 apotheken en een omzetcijfer van €500 mln. is Multipharma het eerste netwerk voor de verdeling van geneesmiddelen in België.

Onze farmacie teams worden ondersteund door specialisten op alle vlakken.

Wat wij doen voor onze klanten is het resultaat van de competenties en de gecoördineerde actie van meer dan 1700 medewerkers.

FUNCTIE

De opdracht van de “Planning Officer” bestaat erin om alle tijdelijke vervangingen in de apotheken binnen een specifieke regio op te volgen en te organiseren. Het doel is een optimaal evenwicht te bekomen tussen continuïteit in de apotheken en een gezond en rendabel personeelsbeheer van de reizende staf.

Je rapporteert aan de “Regional Business Manager”.

JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN

1. Het ontvangen en opvolgen van alle tijdelijke personeelsbehoeften voor jouw regio’s

• Ontvangen en behandelen van alle aanvragen (telefonisch of per mail) uit het netwerk

• Analyse van de vragen naar tijdelijke vervanging op korte termijn: ziekte of andere afwezigheden

• De behoeften en prioriteiten op vlak van vervanging bepalen en organiseren in functie van vooraf bepaalde criteria

2. Opvolgen van de planning van de reizende staf voor jouw regio’s

• Wie wordt waar ingezet, planning, communicatie en opvolging

• Opvolgen van de aanvragen voor verlof en recuperatie van de reizende staf (aanvaarden of weigeren), rekening houdend met het intern reglement en de beschikbare staf

3. Administratieve opvolging

• Opvolgen van de personeelsinformatie (m.b.t. aantal, nakende pensioneringen, in- en uitdienst, mutaties,...) teneinde de personeelsbehoeften in kaart te brengen en mogelijke knelpunten in de planning te signaliseren en tijdig op te lossen

• Ondersteunen van de Regional Business Manager in een aantal HR gerelateerde taken

4. Actief meewerken aan het optimaal functioneren van de dienst “Planning Temporary Staff”

• Wekelijkse/maandelijkse rapportering naar de Planning Coordinator over de tijdelijke personeelsbehoeften en de invulling ervan

• Deelname aan het tweewekelijks overleg met de Regional Business Manager en de HR Business Partners

• Suggesties formuleren en meedenken voor het optimaliseren van de reizende staf en het functioneren van de dienst

NAAR WELKE TALENTEN ZIJN WE OP ZOEK?

Professionele ervaring

• Een eerste werkervaring binnen een administratieve functie met veelvuldige telefonische contacten is een troef

Talenkennis : Je hebt een zeer goede kennis van het Frans en het Nederlands

Kennis PC : Je hebt een goede kennis van kantoortoepassingen

Gedragscompetenties

• Actief luisteren

• Stressbestendig

• Planning & Organisatie

• Communicatief

• Empathisch

• Assertief

WAT HEBBEN WE TE BIEDEN?

• Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid

• Een aantrekkelijk salaris met extra-legale voordelen

• Een professioneel team en een stimulerende werkomgeving

• Professionele uitdagingen met een impact op de ontwikkeling van de onderneming

• Mogelijkheden tot professionele en persoonlijke ontwikkeling

• Werken in een stabiele en gezonde onderneming

• Werken in een bedrijf waar solidariteit, empathie en expertise basiswaarden zijn

Qui sommes-nous?

Avec 246 pharmacies et un chiffre d’affaires de €500 mio, Multipharma est le leader de la distribution pharmaceutique en Belgique.

Nos équipes en pharmacie sont soutenues par des spécialistes dans tous les domaines.

Ce que nous faisons pour nos clients est le résultat des compétences et de l’action coordonnée de plus de 1700 collaborateurs.

LA FONCTION

La mission du « Planning Officer » consiste à suivre et organiser tous les remplacements temporaires nécessaires aux pharmacies au sein d’une région bien spécifique. Le but étant de trouver un équilibre optimal entre une continuité de l’activité des pharmacies et une rentabilité saine et responsable de l’équipe des itinérants.

Vous rapportez aux « Regional Business Mananger ».

VOS RESPONSABILITES

1. La réception et le suivi des besoins en personnel temporaire pour vos régions

• Réception et traitement de toutes les demandes (par téléphone ou mail) provenant du réseau

• Analyse des questions concernant des remplacements temporaires à court terme : maladie ou autres absences

• Déterminer et organiser les besoins et priorités en remplacement en fonction de critères déterminés à l’avance

2. Suivi du planning des remplacements de l’équipe d’itinérants de vos régions

• Affectation, planning, communication et suivi

• Suivi des demandes de congés et de récupérations d’heures de l’équipe d’itinérants (acceptation ou refus), en tenant compte du règlement interne et de l’équipe disponible

3. Suivi administratif

• Assurer le suivi de la composition du personnel (nombre, retraites proches, entré et sortie de service, mutations, …) afin de connaître le besoin en personnel et de signaler d’éventuels points chauds dans le planning et de les résoudre à temps

• Fournir un soutien au Regional Business Manager pour une série de tâches liées aux RH

4. Collaborer activement au fonctionnement optimal du service « Planning Temporary Staff »

• Rapport hebdomadaires et mensuels au Planning Coordinator sur les besoins en personnel temporaire et le planning constitué

• Participation aux réunions bimensuelles avec les Regional Business Manager et les HR Business Partners

• Réfléchir et formuler des suggestions à l’optimalisation de l’équipe des itinérants et du service Planning

QUELS TALENTS CHERCHONS-NOUS ?

Expérience professionnelle

• Une première expérience dans une fonction administrative avec beaucoup d’appels téléphoniques est un atout

Connaissance en langues:

• Vous avez une très bonne connaissance du français et du néerlandais

Connaissance PC

• Vous avez une bonne connaissance des applications de bureau

Compétences comportementales

• Ecoute active

• Résistant au stress

• Planning & Organisation

• Communicatif

• Empathie

• Assertivité

QU’AVONS-NOUS A PROPOSER ?

• Une fonction variée et des responsabilités importantes

• Un salaire attractif et des avantages extra-légaux

• Une équipe professionnelle et un environnement de travail épanouissant

• Des défis professionnels ayant un impact sur le développement de l’entreprise

• Une entreprise stable et saine

• Des opportunités de développement professionnel et personnel

• Travailler dans une entreprise où les valeurs suivantes sont clés : la solidarité, l’empathie, l’expertise