Project Support Officer

INTRODUCTION

The World Customs Organization (WCO) is an independent intergovernmental body, established in 1952 as the Customs Co-operation Council (CCC), whose mission is to enhance the effectiveness and efficiency of Customs services across the globe. The WCO represents 183 Customs administrations that collectively process approximately 98% of world trade. As the global centre of Customs expertise, the WCO is the only international organization with competence in Customs matters.

As a forum for dialogue and exchange of experiences between national Customs delegates, the WCO offers its Members a range of Conventions and other international instruments, as well as technical assistance and training services provided either directly by the Secretariat, or with its participation. The Secretariat also actively supports its Members in their endeavours to modernize and build capacity within their national Customs administrations.

OVERVIEW

This COVID-19 pandemic continues to pose a risk to the health of people throughout the world and seriously jeopardizes future economic prospects on an international scale. Millions of people all over the world have died of the disease, which was declared a pandemic by the World Health Organization (WHO) on 11 March 2020.

WCO has encouraged its Members to continue facilitating, not only medical goods, but goods in general, to help minimize the overall impact of the COVID-19 pandemic on public health and global economies.

For their part, WCO and its Members held operation STOP in May to July 2020 for the immediate and urgent response to the COVID-19, and for border enforcement on counterfeit medicines and illegal medical items.

With over 1,200 cases of seizures or detentions reported by the Members, operation STOP was a great success, demonstrating how fast-moving and highly qualified Customs administrations are.

Although Operation STOP has ended, COVID-19 pandemic has not ended and therefore Customs authorities need to maintain their efforts to combat such counterfeiting at each border.

The 137th session of the Customs Co-operation Council, through a Council resolution (December 2020) has invited the WCO Members and Secretariat to take action for protecting people’s health and safety during the global distribution of the COVID-19 vaccines.

The WCO response to this urgent need on facilitation and coordinated Customs control against cross-border consignments linked to COVID-19 includes Operation STOP II.

Operation STOP II (hereinafter the “Project”) is intended as a follow-up to the findings of Operation STOP I to protect the public against counterfeit/illicit medicines and other medical supplies and equipment linked to COVID-19. This Operation also takes into account vaccines being circulated in connection with the COVID‑19 pandemic in order to protect people against fake vaccines.

The overall purpose of the Project is to curb the illicit trade of medicine, vaccines and medical equipment linked to the COVID-19 pandemic, while facilitating legitimate trade.

PROJECT BACKGROUND

On 30 January 2020, the WHO declared that the outbreak of novel coronavirus (2019-nCoV) constituted a Public Health Emergency of International Concern (PHEIC). On 11 March 2020 the WHO characterized the novel coronavirus disease (COVID-19) as a pandemic.

The pandemic brings with it the third and greatest economic, financial and social shock of the 21st Century, after 9/11 and the Global Financial Crisis of 2008. The WHO also pleads for making every effort to end and relieve the impact of COVID-19 on the trans-border movement of goods. In this context, swift action is required by all stakeholders. Urging policymakers to find ways to foster resilient infrastructures to ensure economic stability and cohesion and address structural vulnerabilities is of vital importance.

As a key player in global supply chain, Customs administrations are strongly urged to facilitate and expedite the movements of relief and essential goods and to ensure the stability and continuity of the global supply chain, in order to help minimize the overall impact of the COVID-19 pandemic on our economies and societies.

OBJECTIVES

The main objectives of the Project are as follows:

• To focus on Customs border enforcement for counterfeit, illicit and substandard medicines, medical supplies and vaccines related to the COVID-19 pandemic;
• To support the information exchange regarding pre-arrival information on trans-border COVID-19 vaccine consignments with the Intellectual Property Rights (IPR) CENcomm group;
• To prepare and implement Operation STOP II for the above-mentioned objectives and encourage the WCO Members to participate actively, and cooperate fully with other law enforcement authorities, health authorities and private sectors;
• To engage in the development of IT tools, such as CEN, IPR CENcomm group already developed by WCO Secretariat staff from other departments;
• To engage in preparation and organization of Workshops for accredited experts in the IPR field;
• To hold Regional Intelligence Liaison Office (RILO) meetings and regional meetings for better preparation for STOP II;
• To prepare periodical reports during and after STOP II based on the reports received from Members and to add useful information for Members in collaboration with the Data Analyst in the Project team;
• To hold a webinar for stakeholders participating in STOP II on the outcomes of the operation and prepare a press release introducing the operation;
• To hold a global conference to introduce the global trend on counterfeits and other illicit goods during the COVID-19 pandemic based on the data from STOP I, STOP II and other sources such as the information from Member countries reports and the private sector; and
• To encourage raising awareness amongst the public to the WCO and Customs rapid response and to the harmfulness of counterfeit medicines and other goods related to COVID-19 pandemic.

MAIN ACCOUNTABILITIES

The main responsibility of the Project Support Officer is to assist the Project Team in organizing the activities and achieving the goals within the budget and in a timely fashion.

A variety of Project support activities are expected to be performed, including assisting the Project Team in developing and implementing Project plans, and coordinating, promoting and documenting the Project’s delivery through effective logistical, procurement and communications support.

Under the supervision of the Project Manager, the Project Support Officer will focus on the following key activities:

• Supporting the Project team as a team member towards achieving the Project’s goals;
• Contributing to the Project’s communication and visibility plan;
• Contributing to the draft of letters, reports, newsletters etc.;
• Supporting the Project team with translations when deemed appropriated;
• Processing Purchase orders (PO) and making bookings and payments for conference facilities, interpreters and other service providers in accordance with established WCO procurement procedures, relevant WCO internal rules and relevant provisions of the Project contract and budget;
• Making bookings and payments for travel and accommodation for experts and participants of Project activities and providing assistance in visa and travel insurance matters;
• Supporting the organization of trainings, webinars and any other event; and
• Any other related duties as may be assigned by the supervisor.

EDUCATION

Bachelor degree, or relevant experience commensurate with a graduate degree

EXPERIENCE

• At least one (1) year of relevant experience.
• Interest in working in an international/cross-cultural context.

LANGUAGES

• Fluency in English; and
• Knowledge of French would be a strong asset.

COMPETENCIES

• Ability to build relationships, advocate and follow-up;
• Ability to communicate effectively in writing;
• Ability to work in teams;
• Proficiency in the use of office automation tools (MS Office and publishing software); and;
• Knowledge of international law enforcement issues and policies.

CONTRACT AND CONDITIONS

• Staff member under short-term contract of six (6) months (no possibility of extension foreseen);
• Probationary period: two (2) months;
• Full-time employment (37 hours and 40 minutes weekly) at the WCO Headquarters in Brussels, Belgium;
• 30 days of annual paid leave;
• Salary up to 3,000 EUR/month all-inclusive (remuneration exempted from income tax in Belgium); and
• Compulsory WCO health insurance deducted from the salary (around 65 EUR/month).

This position is subject to the Manual for Short-Term Contractors. The successful applicant shall not acquire the right subsequently to occupy a permanent post within the WCO. The successful applicant will not be affiliated to any retirement fund or pension scheme taken by the WCO.

APPLICATION AND RECRUITMENT PROCESS

The onus is on the applicant to demonstrate how he/she meets each of the essential qualifications and requirements. Applicants are encouraged to detail concrete achievements in their CVs and/or in their cover letters as well as include references.

Only short-listed candidates will be contacted for an assessment which may include a written test and/or an interview. All short-listed candidates may be requested to provide copies of their original diploma, certificates and proof of relevant experience. Pre-selected candidates may also be subject to reference checks to confirm the information provided in the application.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to criteria of the position and the WCO applicable rules.

ADDITIONAL INFORMATION

The WCO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability as well as values diversity among its staff members. Applications from qualified women and men will receive equal treatment and due regard will be paid to the importance of recruiting nationals from WCO Members on as wide a geographical basis as possible. Please note that the WCO Headquarters is a non-smoking environment.

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Direction du contrôle et de la facilitation

INTRODUCTION

L’Organisation mondiale des douanes (OMD) est une organisation intergouvernementale indépendante, créée en 1952 sous le nom de Conseil de coopération douanière (CCD), dont la mission est d’améliorer l’efficacité des administrations douanières à travers le monde. L’OMD compte 183 administrations douanières Membres traitant globalement près de 98 % du commerce mondial. En tant que centre mondial d’expertise douanière, l’OMD est la seule organisation internationale qui soit compétente en matière douanière.

Instance de dialogue et d’échange d’expériences entre les délégués des administrations douanières nationales, l’OMD propose à ses Membres un large éventail de conventions et d’autres instruments internationaux, ainsi qu’une assistance technique et des services de formation assurés directement par le Secrétariat ou en collaboration avec le Secrétariat. Le Secrétariat soutient également activement ses Membres dans leurs efforts de modernisation et de renforcement des capacités au sein de leurs administrations.

APERÇU

L’actuelle pandémie de COVID-19 présente toujours un risque pour la santé des personnes dans le monde entier et met fortement en péril les perspectives économiques à venir à l’échelle internationale. Dans le monde, des millions de personnes sont mortes de cette maladie que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a qualifié de pandémie le 11 mars 2020

L’OMD a encouragé ses Membres à poursuivre la facilitation des échanges, non seulement des produis médicaux mais aussi de toutes les marchandises en général, afin d’aider à réduire l’incidence globale de la pandémie de COVID-19 sur la santé publique et les économies internationales.

Entre les mois de mai et juin 2020, l’OMD et ses Membres ont quant à eux mené l’opération STOP afin d’apporter une réponse immédiate et urgente à la COVID-19, et pour lutter contre la fraude aux frontières de médicaments contrefaits et le trafic illicite d’équipements médicaux.

L’opération STOP a remporté un franc succès, car les Membres ont rapporté plus de 1 200 cas de saisies ou de détentions, ce qui démontre la vitesse de réaction et la haute qualification des administrations des douanes.

Bien que l’opération STOP soit terminée, la pandémie de COVID-19 n’a pas encore pris fin. Dès lors, les autorités douanières doivent poursuivre leurs efforts afin de lutter contre les contrefaçons à chaque frontière.

La 137ème session du Conseil de coopération douanière, par le biais d’une résolution du Conseil (décembre 2020) a invité les Membres de l’OMD et le Secrétariat à prendre des mesures afin de protéger la santé et la sécurité des personnes pendant la période de distribution des vaccins contre la COVID-19 à l’échelle mondiale.

L’OMD répond à ce besoin urgent de facilitation et de contrôle coordonné aux frontières des envois transfrontaliers dans le cadre de la COVID-19, notamment par l’opération STOP II.

L’opération STOP II (ci-après le « Projet ») s’inscrit dans la continuité de l’opération STOP et se fonde sur ses conclusions afin de protéger le public face au trafic illicite et aux contrefaçons de médicaments et équipements et autres fournitures médicales liés à la COVID-19. Cette opération porte aussi sur la circulation des vaccins liés à la pandémie de COVID‑19 afin de protéger le public contre les faux vaccins.

L’objectif global du projet est d’endiguer le trafic illicite de médicaments, de vaccins et d’équipements médicaux dans le cadre de la pandémie de COVID-19, tout en facilitant le commerce licite.

RAPPEL DU PROJET

Le 30 janvier 2020, l’OMS a déclaré que l’apparition du nouveau coronavirus (2019-nCoV) constituait une urgence de santé publique de portée internationale. Le 11 mars 2020, elle l’a qualifié de pandémie (COVID-19).

Cette pandémie engendre le troisième plus grand choc social, financier et économique du 21ème siècle, après le 11 septembre et la crise financière mondiale de 2008. L’OMS plaide également pour que tous les efforts possibles soient déployés afin de stopper et réduire l’impact de la COVID-19 sur les mouvements transfrontières des marchandises. Dans ce cadre, il est demandé à toutes les parties prenantes d’intervenir rapidement. Il est crucial d’exhorter les décideurs politiques à trouver des moyens de favoriser la résilience des infrastructures afin de garantir la stabilité et la cohésion économiques et de remédier aux vulnérabilités structurelles.

En leur qualité d’acteurs clés de la chaîne logistique mondiale, les administrations des douanes sont vivement encouragées à faciliter et à accélérer les mouvements des marchandises essentielles et de secours et à assurer la stabilité et la continuité de la chaîne logistique mondiale, afin de contribuer à minimiser l’impact global de la pandémie de COVID-19 sur nos économies et nos sociétés.

OBJECTIFS

Les principaux objectifs de ce projet sont les suivants :

• Se concentrer en priorité sur la lutte contre la fraude douanière concernant les médicaments, l’équipement médical et les vaccins de contrefaçon, illicites et non conformes aux normes, en rapport avec la pandémie de COVID-19 ;
• Favoriser l’échange d’informations concernant les renseignements préalables à l’arrivée portant sur les envois transfrontaliers de vaccins COVID-19 en collaboration avec le Groupe CENcomm DPI ;
• Préparer et mettre en œuvre l’opération STOP II pour les objectifs susmentionnés et encourager les Membres de l’OMD à participer activement et à coopérer pleinement avec les autres services impliqués dans la lutte contre la fraude, les autorités sanitaires et le secteur privé ;
• Développer d’autres outils informatiques comme le CEN et le Groupe CENcomm DPI qui ont déjà été mis en place par d’autres services du Secrétariat de l’OMD ;
• Participer à la préparation et à l’organisation d’ateliers destinés à des experts accrédités dans le domaine des DPI ;
• Organiser des réunions de Bureaux régionaux de liaison chargés du renseignement (BRLR) et des réunions régionales pour mieux se préparer à l’opération STOP II ;
• Élaborer des rapports hebdomadaires pendant et après l’opération STOP II sur la base des rapports reçus des Membres et ajouter des informations utiles aux Membres en collaboration avec l’analyste de l’équipe de projet ;
• Organiser un webinaire pour les parties prenantes participant à STOP II sur les résultats de l’opération et préparer un communiqué de presse présentant l’opération ;
• Organiser une conférence mondiale pour présenter la tendance mondiale en matière de contrefaçons et autres marchandises illicites pendant la pandémie de COVID-19, sur la base des données de STOP I, STOP II et d’autres sources telles que les informations provenant des rapports des pays membres et du secteur privé ;
• Encourager la sensibilisation du public à l’agilité de l’OMD et des douanes et à la nocivité des médicaments contrefaits et autres marchandises liées à la pandémie de COVID-19.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

La principale responsabilité de l’agent d’appui au projet est d’assister l’équipe de projet dans l’organisation des activités et la réalisation des objectifs, dans le respect du budget et des délais.

Une large gamme d’activités d’appui au projet lui seront confiées, notamment aider l’équipe de projet à élaborer et à mettre en œuvre des plans de projet, coordonner, promouvoir et documenter l’exécution du projet au moyen d’un appui efficace en termes de logistique, d’achat et de communication.

Sous la supervision du ou de la Gestionnaire de projets, l’agent d’appui au projet devra effectuer les tâches principales suivantes :

• Soutenir l’équipe de projet et lui apporter son appui pour la réalisation des objectifs du projet ;
• Participer au plan de communication et de visibilité du projet ;
• Contribuer à la rédaction des lettres, rapports, bulletins d’information, etc. ;
• Aider l’équipe de projet dans les traductions, si approprié ;
• Traiter les bons de commandes, effectuer les réservations et les paiements relatifs aux salles de conférence, interprètes et autres prestataires de services, dans le respect des procédures de l’OMD établies en matière d’achat, du règlement intérieur de l’OMD, des dispositions applicables du contrat et du budget du projet ;
• Effectuer les réservations et les paiements relatifs aux déplacements et à l’hébergement des spécialistes et personnes participant aux activités du projet et prêter son assistance pour les procédures de visa et d’assurance-voyage ;
• Prêter son assistance pour l’organisation des formations, webinaires ou toute autre manifestation ;
• Toute autre tâche connexe qui pourrait être assignée par le superviseur.

FORMATION

Baccalauréat universitaire ou diplôme d’études supérieures associé à une expérience significative.

EXPÉRIENCE

• Au moins un (1) an d’expérience significative ;
• Intérêt pour le travail dans un environnement international et multiculturel.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

• Parfaite maîtrise de l’anglais ;
• La connaissance du français est un sérieux atout.

COMPÉTENCES

• Aptitude relationnelle, capacité à défendre un dossier et à en assurer le suivi ;
• Communication efficace à l’écrit ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (MS Office et logiciels de publication) ;
• Connaissance des questions du droit international et des politiques d’application de la loi.

CONTRAT ET CONDITIONS

• Membre de l’équipe sous contrat à court terme de six (6) mois (sans possibilité de prolongation) ;
• Période d’essai : deux (2) mois ;
• Emploi à temps plein (37 heures et 40 minutes par semaine) au siège de l’OMD à Bruxelles, Belgique ;
• 30 jours de congés payés annuels ;
• Rémunération de jusqu’à 3 000 EUR par mois tout compris (la rémunération est exonérée de l’impôt sur le revenu en Belgique) ;
• Assurance maladie obligatoire de l’OMD déduite du salaire (environ 65 EUR par mois).

Ce poste est soumis aux dispositions du Manuel du Personnel sous contrat de courte durée. Le candidat retenu n’acquiert pas le droit d’occuper ultérieurement un poste permanent au sein de l’OMD. Le candidat retenu ne sera affilié à aucun fonds de retraite ou régime de pension pris par l’OMD.

CANDIDATURE ET PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Il incombe au candidat ou à la candidate de démontrer qu’il ou elle a chacune des aptitudes essentielles requises. Les candidats sont invités à décrire concrètement leurs réalisations dans leur CV et/ou dans leur lettre de motivation et à fournir des références.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer à une évaluation qui pourra comprendre un test écrit et/ou un entretien. Tous les candidats présélectionnés pourront être invités à fournir des copies des originaux de leur diplôme et de leurs certificats ainsi que la preuve de leur expérience. Les personnes que les candidats présélectionnés auront citées en référence pourront être contactées pour vérification des informations figurant dans le dossier de candidature.

L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans le dossier de candidature eu égard aux critères du poste et à la réglementation interne de l’OMD.

INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

L’OMD valorise l’engagement envers les principes d’intégrité, de transparence et de responsabilité, ainsi que la diversité de son personnel. Les candidatures de femmes et d’hommes qualifiés seront traitées sur un pied d’égalité et il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter des ressortissants des Membres de l’OMD sur une base géographique aussi large que possible. Veuillez noter que le siège de l’OMD est un environnement non-fumeur.

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