Executive Assistant

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Als Executive Assistant, bent u het aanspreekpunt tussen de algemene directie en de interne en externe contactpersonen. Als vertrouwenspersoon, levert u een operationele, organisatorische en administratieve ondersteuning voor de CEO en CFO.

Dat houdt in dat u onder andere verantwoordelijk bent voor volgende taken:

• De globale coördinatie van de agenda’s en de correspondentie ;
• De organisatie en voorbereiding (zowel wat betreft logistiek + documenten + PowerPoint) van de vergaderingen, seminaries, directie comités, Raden van Bestuur, Algemene vergaderingen;
• Klassieke secretariaatstaken zoals : behandelen van de inkomende en uitgaande post, de telefoons, de e-mails en het onthaal van bezoekers;
• Database relaties: up to date brengen en onderhouden van de database van externe relaties;
• Catering: business lunches/diners voorzien en organiseren bij Eiffage Benelux of extern;
• Verplaatsingen: anticiperen, organiseren en reserveren van hotels en transport;
• Evenementen: organisatie van verschillende evenementen aangestuurd vanuit Eiffage Benelux (Top100, BBQ voor de zomer, sponsoring Villers-la-Ville, marketing events, Hockey, seminaries van de Bestuurders van de Groep, enz.);
• Vertalingen: verschillende vertalingen (FR/NL/ENG) van nota’s, brieven, verslagen, rapporten en e-mails.
• Ondersteuning voor secretariaat/vertalingen/Powerpoint voor: Preventie adviseur van de Groep, Chief Digital Officer van de Groep, Club Finance : club waar alle Financieel verantwoordelijken van de Groep samenkomen, Club Juristes : club waar alle juristen van de Groep samenkomen.

Het profiel dat wij zoeken:

• U heeft bij voorkeur een bachelor-diploma, en minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie;
• U beschikt over zeer goede organisatorische vaardigheden, bent zeer discreet, integer, beschikbaar, stressbestendig, nauwkeurig en precies;
• U heeft ervaring met het maken van vertalingen van allerhande type documenten (vnl. van het Frans naar het Nederlands);
• Confidentialiteit : gezien het een functie betreft met rechtstreeks contact met de algemene directie, moet u een perfecte confidentialiteit waarborgen van de ontvangen informatie ;
• U ben perfect tweetalig (NL-FR), met een goede kennis van het Engels;
• U kan vlot werken met MS OFFICE (Word, PowerPoint, Outlook, Excel), kan gemakkelijk mailings beheren en werken met IT-tools zoals een CRM. U staat ervoor open om met andere informatica tools te leren werken;
• U bent enthousiast en legt gemakkelijk goede contacten.

Wij bieden:

• Een interessante functie, centraal en cruciaal, een grote verantwoordelijkheid, interessante contacten in een dynamische groeicultuur;
• Een aangename en kwalitatieve werkplek in een sociaal geëngageerde groep ;
• Een voltijdse job met een aantrekkelijk loonpakket en extralegale voordelen aangepast aan uw competenties en ervaring.

En tant qu’Executive Assistant, vous êtes la personne de référence entre la direction générale et les interlocuteurs internes et externes. En tant que personne de confiance, vous fournissez un soutien opérationnel, organisationnel et administratif au CEO et au CFO.

Vous êtes responsable de :

• La coordination globale des agendas et de la correspondance ;
• L’organisation et préparation (logistique + documents + PowerPoint) des réunions, séminaires, comités de direction, conseils d’administration, assemblées générales ;
• Tâches de secrétariat classique telles que : traitement de la correspondance entrante et sortante, appels téléphoniques, courrier électronique et accueil des visiteurs ;
• Base de données relations : mise à jour et entretien de la base de données des relations externes ;
• Catering : prévoir et organiser les repas d’affaires chez Eiffage Benelux ou à l’extérieur ;
• Déplacements : anticipation, organisation et réservation des transports et hôtels ;
• Evénements : organisation des différents événements pilotés par Eiffage Benelux (Top100, BBQ avant l’été, Mécénat Villers-la-Ville, événements marketing, Hockey, séminaires des patrons du Groupe, etc…) ;
• Traductions : traductions diverses (FR/Nl/Angl) de notes, courriers et emails ;
• Support secrétariat/traduction/PowerPoint au :
• Conseiller en prévention du Groupe ;
• Chief Digital Officer du Groupe ;
• Club Finances et Club Juristes

Votre profil :

• Vous avez de préférence un baccalauréat, et au moins 5 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
• Vous témoignez d’une excellente organisation, discrétion, intégrité, disponibilité, résistance au stress, rigueur et précision ;
• Vous avez de l’expérience dans la traduction de tous types de documents (principalement du français vers le néerlandais) ;
• Confidentialité : vu la fonction en direct avec la direction générale, vous devez assurer la parfaite confidentialité des informations reçues ;
• Vous êtes parfaitement bilingue (NL-FR), avec une bonne connaissance de l’anglais ;
• Vous maîtrisez MS OFFICE (Word, PowerPoint, Outlook, Excel), vous pouvez facilement gérer les mailings et les outils type CRM. Vous êtes ouverts à l’apprentissage d’autres outils informatiques ;
• Vous êtes enthousiaste et établissez naturellement des contacts de qualité.

Nous offrons :

• Une fonction intéressante, centrale et cruciale, une large responsabilité, des contacts intéressants dans une culture sociétale dynamique et de croissance ;
• Un lieu de travail agréable et qualitatif dans un groupe engagé socialement ;
• Un emploi à temps plein avec un package salarial attractif et des avantages extralégaux adaptés à vos compétences et expérience.