2023-100 Management Assistant voor de pool Directie M/V/X bepaalde duur contract (6 maanden)38uur

Onderneming

Werken in het UMC Sint-Pieter, werken in het hart van de stad, in het hart van het leven, met passie voor zorg!Onze 2.800 medewerkers zijn onze sterkte en onze eerste ambassadeurs. Respect, innovatie, engagement, kwaliteit en solidariteit zijn de waarden die hen telkens drijven. Iedereen in onze 40 medische diensten streeft ernaar de patiënt centraal te stellen.

Wat ons typeert, is ons vermogen om ons aan te passen aan de sociale realiteit, onze verdraagzaamheid, ons vrij onderzoek en onze kracht om ons dagelijks in te zetten voor de Brusselse patiënten en patiënten van elke herkomst.

Het UMC Sint-Pieter is een openbaar buurtziekenhuis waar iedereen voor kwalitatief hoogstaande zorgen terechtkan. Vanuit die missie gaan wij dagelijks de uitdagingen van de volksgezondheid aan. Door actief te investeren in onderzoek en onderwijs zijn wij trouw aan ons universitair karakter.

Door ons streven naar medische uitmuntendheid en onze multidisciplinaire aanpak in onze elf themaziekenhuizen, is ons ziekenhuis nationaal en internationaal een referentie.

Het UMC Sint-Pieter maakt deel uit van het Universitair Ziekenhuiscentrum Brussel (UZCB) dat de Brusselse openbare en universitaire ziekenhuizen groepeert. Wij werken nauw met diverse partners samen zoals huisartsen, specialisten, het OCMW en andere hulp- en zorginstellingen.

In het UMC Sint-Pieter werken, is deel uitmaken van een hechte, ondersteunende groep waarin iedereen zijn plaats heeft voor een optimale dienstverlening. De tevredenheid van onze patiënten en het welzijn op het werk zijn onze prioriteiten.

Functie

Als Management Assistant voor de hr-directie komt u terecht in een dynamisch en hecht team. Binnen de pool werkt u aan twee aspecten:

Organisatorische as – Deze as omvat ’managementondersteunende’ activiteiten:

• U beheert dossiers/verslagen en bereidt ze voor, u verzamelt de nodige informatie voor de voorbereiding ervan en volgt de besluiten op.
• U bereidt de vergaderingen voor en volgt ze op, met name over sociaal overleg (opstellen van de agenda, checklists, notuleren, opstellen van het verslag, opvolgen van besluiten).
• U zorgt voor een helikoptervisie op projecten, bent betrokken bij projectmanagement (volgens PRINCE2-methodologie (mogelijke opleiding)).
• U geeft informatie door van de directie naar andere afdelingen/functies/instanties.
• Organisatie/coördinatie:
  • Van interne en externe evenementen in nauwe samenwerking met de communicatieafdelingen van de ziekenhuizen (Job Day, promotie van onze ziekenhuizen, enz.);
  • Van seminars, teambuildings, bezoeken aan andere ziekenhuizen.

Alle taken die hierboven worden vermeld, houden het volgende in:

• Regelmatig samenwerken met externe instanties;
• Contact met de secretariaten van andere Directeurs en Verantwoordelijken, de vakbonden, het IRIS-netwerk, de directies van andere ziekenhuizen, de FOD Volksgezondheid, het RIZIV, Gibbis, enz.
• Beheren van de relaties met externe leveranciers.

Operationele as – Deze as omvat de dagelijkse activiteiten van een directiesecretariaat, waaronder

• Het beheren van:
  • Inkomende oproepen, het filteren ervan, routine-informatie verstrekken en doorverbinden naar teamleden naargelang hun vaardigheden en naar de Directeur van de afdeling;
  • Voor de correspondentie: sorteren, behandelen en schrijven van voorstellen die moeten worden gevalideerd door de Directeur van de afdeling;
  • De vakantiedagen en de planning van de teamleden van de afdeling;
  • De agenda, door de afspraken op te volgen en prioriteiten te stellen;
  • Het economaat, door bureaumateriaal te bestellen en de voorraad op te volgen;
  • Het onthaal van bezoekers, door hen te begeleiden en antwoorden te geven op hun vragen.

Profiel

Toelatingsvoorwaarden:

• U hebt een bachelor in directiesecretariaat met nuttige ervaring voor de functie;
• U kunt goed communiceren in Nl/Fr (schrijven en spreken);
• U bent diplomatisch en respecteert strikt de vertrouwelijkheid;

Profiel

• U bent een teamspeler.
• U leeft de vertrouwelijkheidsplicht na.
• U bent flexibel,
• polyvalent, en
• discreet.
• U respecteert de hiërarchie.
• U bent proactief en ondernemend.
• U bent goed op de hoogte van de sociale wetgeving (troef).
• Als u over al deze kwaliteiten beschikt, aarzel dan niet om te solliciteren.

Aanbod

Wij bieden u een loon dat gebaseerd is op uw opleidingsniveau en ervaring, maaltijdcheques en een ruime bijdrage in de kosten voor het openbaar vervoer. Daarnaast profiteren u en de mensen die met u samenwonen van voorkeurstarieven in de ziekenhuizen van het IRIS-netwerk.

o maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
o voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het IRIS-netwerk (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
o gratis vervoer via de MIVB en een tussenkomst van 80% in de kosten voor het andere openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
o een jaarlijkse aanmoedigingspremie;
o een eindejaarspremie;
o een pensioenverzekering (voor contractuelen);
o een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen);
o 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof);
o talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet);
o Een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie.
o een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Functie IFIC 1070 Directie Secretaresse - CAT 14 niet geactiveerd.

Gelijkgesteld met de graad van: Administratief Secretar(is)(esse).
Jaarlijkse bedragen op voltijdse basis: Baremaschaal B 1/2/3
Min.: €31 604,84 geïndexeerd
Max.: €55 776,22 geïndexeerd
Het maximum wordt bereikt na 27 jaar geldelijke anciënniteit.
Huidig afwikkelingspercentage: 1.9999

Werkuren
Voltijds -

Kandidatuur indienen:
Dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief)

Talen

U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen).