Administratief coördinator/coördinatrice (m/v)

Leefmilieu Brusselis de tweetalige milieu- en energie administratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Wij staan in voor een brede waaier aan activiteiten op het vlak van leefmilieu met als opdracht te streven naar meer levenskwaliteit voor alle Brusselaars. Om de klimaatuitdagingen het hoofd te bieden, willen wij een faciliterende rol spelen in de transitie van het Brussels Gewest naar een koolstofarme samenleving tegen 2050.

Ons doel is om de directe en indirecte uitstoot van broeikasgassen te verminderen, de gevolgen van klimaatverandering te beperken en alle mogelijke vormen van milieuoverlast terug te dringen.

Dankzij de inzet van onze medewerkers, onze gedeelde waarden (Respect ¿ Innovatie ¿ Verantwoordelijkheid) en onze transversale aanpak inzake leefmilieu, zijn wij als organisatie in staat om ons aan te passen aan de huidige en toekomstige uitdagingen en onze langetermijnvisie te realiseren.

Je zal tewerkgesteld worden op de afdeling Groene ruimten , onderafdeling Onthaal en preventie in de parken.

Functie

Met meer dan 200 parkwachters·sters heeft de onderafdeling Onthaal en preventie in de parken als opdracht de preventie en een kwalitatief onthaal van alle bezoekers in de groene ruimten te garanderen. Om de administratieve follow-up van lopende projecten, procedures en communicatie zowel naar het terrein als naar de verschillende diensten te optimaliseren, wil ze een administratief coördinator·trice aanwerven.

Taken

• Je zorgt, ter ondersteuning van de verschillende verantwoordelijken van de onderafdeling, voor de administratieve coördinatie van de volledige onderafdeling.
• Je staat in voor de administratieve en logistieke ondersteuning en het secretariaat van de volledige onderafdeling Onthaal & Preventie in de parken, zowel voor het onderafdelingshoofd, haar medewerkster, de departementshoofden, sectorhoofden, teamchefs als voor de parkwachters.
• Je verzekert de goede administratieve follow-up van de projecten die in de onderafdeling worden geleid.
• Je zorgt voor de follow-up van de communicatie naar het terrein, voor een goed begrip ervan door de betrokken medewerkers, voor de naleving van de deadlines, de voltooiing van procedures en je zet de tools in om de follow-up te garanderen, door indien nodig ter plaatse te gaan.
• Je beantwoordt de vragen van de gebruikers, stelt de notulen van de vergaderingen op, zorgt voor de reglementaire opmaak en neemt deel aan het opstellen van diverse nota’s en documenten (disciplinaire nota¿s, nota¿s aan het kabinet van de Minister, antwoorden op parlementaire vragen, activiteitenverslagen ...).
• Je zorgt voor een organisatorische en administratieve begeleiding bij specifieke procedures (ontmoetingen van medewerkers, onthaaldagen van nieuwe medewerkers, opleidingen, infosessies, medische onderzoeken ...).
• Je werkt mee aan het opstellen en updaten van diverse procedures, stelt bestanden samen en zorgt voor de update ervan.
• Je update verschillende listings (e-mails etc...).
• Je vervult de rol van administratief doorgeefluik naar de interne diensten (HR, Planning, Opleidingen, Algemene aankopen, Communicatiediensten ...), met name in het kader van de onthaalprocedure van nieuwe medewerkers of het beëindigen van de samenwerking, procedures voor bekendmakingen in de lokalen op het terrein, specifieke leveringen, veranderingen in geografische bestemming ...
• Je houdt gemakkelijk contact met het personeel op het terrein.
• Je werkt mee aan de voorbereiding van mondelinge en schriftelijke presentaties van departementshoofden, onderafdelingshoofden en hun medewerkers.
• Je ontwikkelt communicatiemiddelen die de doorstroming van informatie naar de ploegen op het terrein en andere diensten bevorderen.

Profil

Diploma*

Master

* Kandidaten die hun diploma hebben behaald in een land buiten de Benelux kunnen aan de selectie deelnemen op voorwaarde dat hun diploma door de Vlaamse of Franse Gemeenschap werd gelijkgesteld. Gelieve de erkenning van je diploma toe te voegen aan je kandidatuur.

Ervaring

Minimaal 1 jaar ervaring met administratief beheer en/of communicatie.

Kennis

• Zeer goede redactionele vaardigheden.
• Je behandelt dossiers en neemt deel aan vergaderingen in de 2 landstalen. Je kunt je zowel schriftelijk als mondeling gemakkelijk uitdrukken in het Nederlands en in het Frans.
• Kennis van de opdrachten en de waarden van Leefmilieu Brussel.
• Computervaardigheden: Outlook, Word, Excel, Powerpoint.

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert en integreert informatie vanuit diverse bronnen.
• Je neemt beslissingen en onderneemt acties.
• Je communiceert op een duidelijke en begrijpbare manier, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je past je makkelijk aan bij veranderingen en verschillende omstandigheden.
• Je gaat constructief om met stress en kritiek.
• Je bouwt een netwerk van relaties uit en onderhoudt deze contacten.
• Je kunt vlot in team werken en draagt bij tot de goede verstandhouding tussen collega¿s.
• Je handelt servicegericht naar gebruiker·ster·s of begunstigden.
• Je toont respect voor anderen, voor de regelgeving en voor het leefmilieu.
• Je ontwikkelt voortdurend je professionele kennis en vaardigheden.
• Je werkt resultaatgericht en behaalt je doelstellingen.

Connaissances linguistiques