Administratief medewerker Centraal Beleid MIT

Functieomschrijving

• Je bent het aanspreekpunt van de verschillende diensten binnen het departement Marsterplan, infrastructuur en techniek. Je voert daarbij een efficiënt en klantvriendelijke onthaal (van 8u00 tot 16u30).
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de verschillende diensten en hun leidinggevenden.
• Je zorgt voor een zorgvuldige verwerking van bestellingen, vorderingsstaten en verrekeningen.
• Je ontvangt, sorteert en verdeelt de inkomende (digitale) post en maakt de uitgaande post verzendklaar. (signataires, aangetekende zendingen, pakketjes)
• Je staat in voor de reservatie en het beheer van vergaderzalen en je biedt hier logistieke ondersteuning.
• Je zorgt voor top-klantgericht beantwoorden van telefoon (intern en extern). Je verstrekt de nodige informatie en schakelt gericht door indien nodig.
• Je verzorgt de klantendienst voor Faci-Link oproepen en probleemmeldingen.
• Je zorgt voor de organisatie van vergaderingen, opstellen en versturen van agendapunten en verslaggeving. Je volgt de actiepunten op.
• Je zorgt voor een lean en efficiënt documentbeheer: digitaal klasseren en archiveren van diverse documenten op een snelle en gestructureerde manier.
• Je verstuurt mailalarmen of je publiceert intranetberichten op vraag van een medewerker van de dienst of de leidinggevende.
• Je zorgt voor de opvolging van de stock van kantoormateriaal, koffie, keukenmateriaal,... en waar nodig plaats je bestellingen via de nodige kanalen (Sodexo, SAP, Faci-Link)
• Je doet diverse ondersteunende taken zoals informatie opzoeken, problemen melden bij ICT storingen, koffiemachine aanvullen.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een pluspunt.
• Je hebt bij voorkeur een administratieve opleiding gevolgd en hebt administratieve ervaring. Je bent sterk in administratieve processen en managementondersteuning.
• Je hebt interesse of ervaring met bouwprojecten en/of bouwtechnisch onderhoud.
• Ervaring en/of kennis van administratie rond (bouw)technische materie is een meerwaarde.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je speelt in op de behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en je klanten.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie, je stelt je voldoende assertief op.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken.

Selectieprocedure

Deel 1: Computertesten (administratieve vaardigheden, redeneervermogen, plannen en organiseren, Word en Excel). De testen zijn adviserend.

Deel 2: Schrifltelijke casus (pc-kennis MS Office)

Deel 3: Competentiegericht interview - maandag 6 september 2021