Administratief medewerker GC Everna

Wat doe je?

Als administratief medewerker zorg je samen met de collega van het onthaal voor een vlotte en nauwgezette administratie van gemeenschapscentrum Everna. Je bent hierdoor een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van het gemeenschapscentrum. Je bent klantgericht en administratie schrikt jou niet af. Je kan nauwgezet werken met oog voor detail.

Opdrachten

Verwerken, opstellen, controleren en klasseren van gegevens m.b.t. de administratie van een gemeenschapscentrum

o Administratief opvolgen van de cursusadministratie en inschrijvingen
o Registreren en administratief opvolgen van de zaalhuur van het gemeenschapscentrum
o Opvolgen administratie voor de boekhouding van het gemeenschapscentrum

• Opstellen van facturen
• Opvolgen en verwerken van inkomende facturen
• Beheer kassa en kasboek

o Administratieve organisatie van de spreiding van de communicatiemiddelen van het gemeenschapscentrum

• Administratief instaan voor de tweemaandelijkse verspreiding van het magazine.
• Verspreiding flyers en affiches in de gemeente Evere organiseren i.s.m. de betrokken collega’s.

Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten

• Informatie omtrent zaalhuur bespreken met de betrokken klanten
• Opvolgen betalingen inschrijvingen cursussen en activiteiten
• Opmaken contracten losse vrijwilligers

Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten

Ondersteuning van het onthaal in een gemeenschapscentrum

• Je staat regelmatig in voor het onthaal van de klanten
• Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon)

Logistiek ondersteunen van activiteiten

• Opvolgen ad hoc taken in functie van activiteiten
• Aanwezigheid en hulp op grote activiteiten

Rapporteren aan leidinggevende

• Je werkt nauw samen met en rapporteert aan de centrumverantwoordelijke i.f.v. de opvolging van de boekhouding en administratieve werking van het gemeenschapscentrum.

Wie zoeken we?

Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van het korte type (bachelor, graduaat).

Competentieprofiel

Waardegebonden competenties

• dienstbaar zijn
• integer handelen
• betrokken zijn

Niveaugebonden competenties

Interactief gedrag

• mondeling vaardig zijn
• schriftelijk vaardig zijn
• samenwerken

Omgaan met informatie

• problemen analyseren

Probleemoplossend gedrag

• resultaatgericht werken
• klantgericht handelen
• nauwkeurig en met zin voor orde en netheid werken
• flexibel reageren

Functiegebonden competenties

• Vlot Nederlands- en Franstalig, kennis van het Engels is een pluspunt.
• Stressbestendigheid
• Discretie
• Bereid zijn om te leren
• Bereid tot sporadisch avond-en weekendwerk

Wat krijg je in ruil?

Je krijgt een voltijdse (100 %) vervangingsovereenkomst voor de duur van de vervanging van de titularis, met ingang vanaf 4 oktober 2021.

Je loonschaal is C111 - medewerker. Je krijgt een mooi loonpakket in overeenstemming met je niveau.

Daarnaast bieden we je de volgende voordelen:

• We vergoeden je woon-werkverkeer als je met de fiets of met het openbaar vervoer (via een abonnement) komt.
• Je krijgt een MIVB-abonnement.
• We bieden een uitstekende hospitalisatieverzekering voor jou. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten. (vanaf 6 maanden in dienst).
• Je ontvangt maaltijdcheques.
• Elk jaar heb je 35 vakantiedagen als je voltijds werkt.
• Tussen Kerstmis en Nieuwjaar krijg je ook vrijaf.
• We hebben oog voor work-in-life balans via allerlei uurroosters en telewerkmogelijkheden voor heel wat jobs.

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Contacteer dan mevrouw Marie Sooghen, centrumverantwoordelijke bij gemeenschapscentrum Everna op het nummer 022470340 of via marie.sooghen@vgc.be. Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Contacteer dan mevrouw Karin Grégoir via karin.gregoir@vgc.be.