Administratief Medewerker (m/v)

Je opdracht

Je maakt deel uit van het ondersteunend team van de Academies. Jouw taak bestaat vooral uit het bieden van administratieve ondersteuning aan je rechtstreekse collega’s van de Academies en de collega’s van het HR-team.

Je belangrijkste taken

Vergaderingen

• Je maakt een duidelijke agenda op.
• Je brengt een correcte verslaggeving van overlegmomenten.
• Je zorgt voor een vlot verloop van de vergadering. Je zorgt voor een goede locatie en voor de catering.
• Je maakt de vergaderkalender op en door een efficiënt agendabeheer zorg je ervoor dat de juiste mensen op de juiste vergaderingen aanwezig zijn.
• Je structureert de centrale database waar alle documenten en verslagen worden gedeeld met collega’s (sharepoint).
  

Personeel

• Je ondersteunt de Academies bij een correcte administratie van de modellen die actief zijn in onze Academies
• Je verwerkt de uitbetalingsgegevens voor de juryleden die worden ingezet bij openbare proeven.
• Je staat in voor een correcte opvolging van de uitbetaling voor vrijwilligers, medewerkers op zelfstandige basis en interim-medewerkers.
• Je helpt de collega’s van het HR-team in drukke periodes met anciënniteitsberekeningen, voorrangsrechten en algemene personeelsadministratie.
  

Financiën

• Je ondersteunt collega’s bij het aanmaken voor bestelbonnen in het intern betalingssysteem zodat facturatie op een vlotte manier verloopt.
• Je doet de opvolging van uitzonderlijke/extra budgetten.
• Je behoudt een overzicht van aanpassingen aan inschrijvingsgelden en sociale tarieven.
  

Operationele ondersteuning

• Je biedt operationele ondersteuning bij overkoepelende evenementen van de Academies.
• Je ondersteunt initiatieven gedurende het schooljaar.

Profil

Je profiel

• Je hebt al enkele jaren werkervaring in een administratieve functie. Ervaring binnen de sector onderwijs is een pluspunt.
• Je bent integer en draagt vertrouwelijkheid en discretie hoog in het vaandel. Je stelt je loyaal op ten aanzien van je team en de organisatie.
• Je kan zelfstandig processen afwerken met respect voor de vooropgestelde timing.
• Je hebt oog voor detail, werkt uiterst nauwkeurig en hebt een goed inzicht in processen.
• Een prima kennis van Excel is een must. Je werkt eveneens vlot met de andere MS Office -programma’s en leert vlot met nieuwe programma’s te werken. Ervaring met Wis@ is een pluspunt.
• Je spreekt en schrijft perfect Nederlands en beschikt over goede communicatievaardigheden.
• Je bent praktisch ingesteld, resultaatgericht en leergierig.
• Een goed werkend team is voor jou belangrijker dan individueel succes.
• Je bent flexibel op het vlak van taken, werkplek en werkritme (geen vast rooster). Je bent bereid om tijdens de piekmomenten (mei, juni, september, oktober) een tandje bij te steken indien dat nodig blijkt. Af en toe avond- of weekendwerk schrikt je niet af.
• Je hebt bij voorkeur affiniteit met het deeltijds kunstonderwijs.