Administratief medewerker Waterklimaathub

le contenu du travail

De economische, ecologische en sociale waarde van water is erg hoog. Om de uitdagingen van klimaatverandering en waterschaarste het hoofd te bieden breidt VITO haar onderzoeks- en innovatie activiteiten in het domein van water uit. In samenwerking met het VITO hoofdkantoor in Mol wordt een nieuwe afdeling uitgebouwd in Oostende: de WaterKlimaatHub.

Voor de ondersteuning van VITO WaterKlimaatHub team te Oostende (gebouw Bluebridge) zijn we op zoek naar een gemotiveerde, klantgerichte en zelfstandige administratief medewerk(st)er.

• Je verzorgt administratieve en logistieke ondersteuning in verschillende domeinen, waaronder:
• ondersteuning van de medewerkers mbt organisatie werkplek, organisatie vergaderingen incl boeking vergaderzalen en logistieke taken errond;
• contacten face2face, per telefoon en e-mail met interne projectmedewerkers, ondersteunende diensten in VITO Mol én externe klanten
• contractadministratie voor WaterKlimaatHub : aankoopbeheer (bestelaanvragen, levering, facturatie), contractuele afspraken met partners, financieel management;
• organisatie van evenementen - in samenwerking met VITO corporate marketing afdeling voor grote evenementen, zoals thematische studiedagen, workshops, internationale beursstanden, …
• registratie deelname congressen/externe meetings inclusief zakenreizen.
• Je zorgt mee voor de implementatie van een WaterKlimaatHub CRM systeem.
• Als eerste aanspreekpunt ontvang je (internationale) bezoekers, klanten en leveranciers op professionele en enthousiaste wijze.

Functievereisten

• Je kunt zelfstandig werken, je bent open-minded en klantgericht en bent tegelijkertijd een goede teamspeler die zijn/haar enthousiasme kan overdragen op collega’s.
• Je hebt een bachelordiploma richting Office Management of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent leergierig en je kan aantonen dat je je snel nieuwe zaken kan eigen maken
• Initiatiefname, organisatietalent en nauwkeurigheid zijn eigenschappen die jou typeren.
• Je bent communicatief, voldoende assertief en legt vlot contacten.
• Je hebt voeling met de onderzoekswereld, het bedrijfsleven en de overheid
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office (Word, Powerpoint, Excel …). Ervaring met werken met projectmanagementtools, maar ook vb Adobe Creative Cloud (Indesign, Illustrator, ..) is een pluspunt, evenals skills in social media.
• Naast het Nederlands, beheers je ook voldoende het Engels om collega´s en externen te woord te staan.

Offer

• De WaterKlimaatHub bevindt zich in Oostende en vormt de standplaats voor deze functie.
• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals vergoedingen, verzekeringen en een moduleerbaar pakket aan vakantiedagen.
• Een grote vrijheid en flexibiliteit in je job die je in staat stellen om een mooie work-life balance te bekomen.
• Innovatie is onze troef, we geven onze medewerkers de kansen om zich bij te scholen en bij te blijven binnen hun vakgebied, meer nog; we verwachten dit.
• De mogelijkheid om deel uit te maken van een internationaal belangrijke speler, gekend voor zijn vooruitstrevend technologisch onderzoek en wetenschappelijke consultancy.
• De kans om actief bij te dragen aan lokale, nationale en mondiale duurzame ontwikkelingen.