ADMINISTRATIEVE MANAGER

JOBTITEL:

• Project Support Administrator.

FUNCTIE:

• Algemene projectbegeleiding en ondersteuning:
  • Contactpersoon voor externe contractors, voor logistieke of andere praktische vragen verbonden aan constructieprojecten.
  • Opstelling en actualisering van het administratieve gedeelte van de bestekken.
  • Advies en ondersteuning aan (S) Project Managers m.b.t. de contractuele bepalingen van de bestekken.
  • I.s.m. Procurement, toezicht op de correcte toepassing van de procedures voor de aanbestedingsdossiers (o.a. dat ze voldoen aan de regelgeving en de wettelijke en operationele termijnen).
  • Contactpersoon van het Departement Legal (o.a. voor contractenbeheer en geschillendossiers).
  • Organisatie en beheer van de contractuele uitwisselingen met bedrijven/aannemers, het opstellen van officiële correspondentie.
  • Organisatie van plaats- en werfbezoeken, expertises e.a.
  • Methodische ondersteuning bij het klassement van papieren en elektronische documenten.
  • Ondersteuning en opvolging van het uitwisselingsplatform (bijv. Bricsys, Bim 360, ...).
  • Respect voor de archiefstructuur en de naam van documenten, toegang en workflow management, ...
  • Projectondersteuning bij organisatie van werven (beheer van badges, toegangen, openstellen beveiligde toegangen, extra bewaking, opleidingen, ...).
  • Opstellen van vergadernota’s, processenverbaal tijdens vergaderingen/werfvergaderingen en opvolging hiervan.
  • Opvolging en beheer van procedures eigen aan projecten met werken in luchthavengebonden omgeving.
  • Onderhouden van de contactlijst per project.
  • Contactpersoon van de collega’s van Risk Management voor invoering en beheren van verzekeringen (ABR, RC, ...).
  • Organisatie en opvolging van de autorisatieprocedures van, toepassing in de zone waar de werken plaatsvinden (Works coordination, works permits, Blueliner, ...).
• Administratieve ondersteuning van het departement (+/- 30 medewerkers):
  • Organisatie van de administratieve ondersteuning van het Departement.
  • GBA-rol (Gemachtigd Badge Aanvrager).
  • Organisatie en opvolging van de staffvergaderingen, SPM-vergaderingen, ...
  • Ontwikkeling en beheren van de ASK AMC website.
  • Opvolging van HR-aangelegenheden voor het Departement (intern en consultants), zoals prestatieregistratie, verlofplanning, opleidingen, enz.
  • De monitoring van capaciteitsplanning organiseren en regelmatig rapportering daarover maken.
  • Opvragen van alle noodzakelijke data in het kader van projectreporting doorheen het subdepartement, het opmaken van de rapportage die doorgestuurd wordt naar management.

PROFIEL:

• Kennisniveau Bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
• 5 jaar relevante werkervaring in organiserende en/of coördinerende functie.
• Sterke communicatieve vaardigheden en leiderschap.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Nauwkeurigheid, analytische ingesteldheid en prioriteren in een complexe omgeving.
• Kennis en inzicht in de Europese richtlijnen en Belgische regelgeving inzake aanbestedingen, in de toepasselijke wettelijke en contractuele clausules van het bestek, in de reglementering en lokale procedures geldig op de luchthaven.
• Kennis van de organisatiestructuur en -werking.
• Kennis van het luchthavengebeuren.
• Grondige kennis van MS Office en specifieke projectgerelateerde applicaties.
• Grondige gesproken en geschreven kennis van de tweede landstaal en van het Engels met basiskennis van het Duits.
• Het is cruciaal een helikopteroverzicht te behouden van de planning van de taken die hem/haar toevertrouwd zijn in het kader van meerdere gelijklopende grote constructieprojecten.
• U bewaart strikte confidentialiteit van de dossiers tijdens de veelvuldige schriftelijke en mondelinge communicatie (intern en extern met architecten, studiebureaus, aannemers en leveranciers) gedurende alle fasen van het project U waakt over het respect van confidentialiteit bij het team.
• Kan meerdere gelijktijdige strikte deadlines in complexe opdrachten onder tijdsdruk accuraat en autonoom managen en hiervoor de prioriteiten aangeven.
• Wordt veelvuldig geconfronteerd met deadlines en onverwachte wijzigingen in planning in het verloop van de projecten en legt deze ook op, indien nodig, aan anderen buiten het directe invloedsveld.