Administrative Assistant Pharmacy Operations - NL

le contenu du travail

Job Description

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique, proactif(ve) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe PHARMACY OPERATIONS.

LA FONCTION

Au sein du département Pharmacy Operations (le département qui s’occupe de nos pharmacies du reseau), vous offrez un support essentiel à la gestion administrative et au suivi des dossiers. La fonction rapporte directement au « Directeur Pharmacy Operations », mais vous collaborez aussi de manière étroite avec le Manager Network Optimisation, qui lui s’occupe, entre autres, de fusions, transfert, acquisition d’officines.

RESPONSABILITES

Support Operationnel

Support à la création de compte clients : Création de la fiche signalitique, encodage de conditions … dans le cadre de nos pharmacies spécialisées.

Gestion administrative des dossiers AFMPS (Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé) /FAGG Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en gezondheidsproducten) dans le cadre des fusions, transferts, acquisition d’officines.

Assurer le suivi de plusieurs dossiers spécifiques afin de réduire la charge de travail du responsable/collaborateur : redaction de rapports, traductions, mise en page.

Meeting Coordination

Assurer, sur le plan pratique et organisationnel, la préparation et le suivi des réunions et dossiers afin de garantir le bon fonctionnement du département.

Coordonner les activités du Département Pharmacy Operations et gérer l’agenda afin d’assurer une planification efficace des activités.

Knowledge & Experience Sharing

Assister plusieurs collaborateurs du département afin de les soutenir dans leurs activités.

VOTRE PROFIL

Quels talents cherchons-nous?

Formation, expérience et talents techniques

• Formation : vous disposez d’un Bachelor en Administration/secretariat ou équivalent par de l’expérience probante
• Connaissance PC : MS Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook)
• Connaissance d’Acrobat Reader est un atout
• Connaissance en langues : bilingue FR/NL (à l’oral et érit)
  

Compétences comportementales

• Collecte et traitement d’informations
• Focus sur la qualité, rigueur
• Esprit de synthèse
• Bonnes aptitudes à la communication (tant écrite que parlée)
• Sens de l’organisation, gestion des priorités
• Dynamique et proactif
  

NOTRE OFFRE

Qu’avons-nous à proposer?

• Une nouvelle fonction variée et plein de défis car il y a beaucoup de choses à mettre sur pied et à développer
• Une équipe professionnelle et un environnement de travail épanouissant
• Une entreprise stable et financièrement saine
• Un salaire et des avantages extra-légaux conformes au marché
• Des opportunités de développement professionnel et personnel via notre Multipharma Academy
• Travailler dans une entreprise où solidarité, empathie, et expertise sont nos valeurs de base.
  

We zijn op zoek naar een dynamische, proactieve en goed georganiseerde administratief medewerker om ons team PHARMACY OPERATIONS te versterken.

DE FUNCTIE

Je werkt op de afdeling Pharmacy Operations (de afdeling die instaat voor de apotheken in ons netwerk) en biedt essentiële ondersteuning bij het administratief beheer en de opvolging van dossiers. Je rapporteert rechtstreeks aan de Director Pharmacy Operations, maar werkt ook nauw samen met de Network Optimisation Manager, die zich onder andere bezighoudt met fusies, overdrachten en overnames van apotheken.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Operationele ondersteuning

Ondersteuning bij het aanmaken van klantenaccounts: Aanmaken van fiches, inputten van voorwaarden, enz. voor onze gespecialiseerde apotheken.

Administratief beheer van de dossiers van het FAGG (Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten) in het kader van fusies, overdrachten en overnames van apotheken.

Opvolging van verschillende specifieke dossiers om de werklast van de manager/medewerker te verminderen: opstellen van rapporten, vertalingen, opmaak van documenten....

Coördinatie van vergaderingen

Zorgen voor de praktische en organisatorische voorbereiding & opvolging van vergaderingen en dossiers om de goede werking van de afdeling te garanderen.

De activiteiten van de afdeling Apotheek Operations coördineren en de agenda beheren om een effectieve planning van de activiteiten te garanderen.

Kennis & ervaring delen

Assisteren van verschillende leden van de afdeling om hen te ondersteunen in hun activiteiten

UW PROFIEL

Welke talenten zoeken we?

Opleiding, ervaring en technische vaardigheden

• Opleiding: je hebt een bachelordiploma in administratie/secretariaat of gelijkwaardig met aantoonbare ervaring
• PC-vaardigheden: MS Office (Word, Excel, Powerpoint en Outlook)
• Kennis van Acrobat Reader is een pluspunt
• Taalvaardigheden: tweetalig FR/NL (gesproken en geschreven)
  

Gedragsvaardigheden

• Informatie verzamelen en verwerken
• Focus op kwaliteit, nauwkeurigheid
• Analytisch vermogen
• Goede communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)
• Organisatorische vaardigheden, prioriteiten kunnen stellen
• Dynamisch en proactief
  

ONS AANBOD

• Een afwisselende en uitdagende nieuwe functie, met veel op te zetten en te ontwikkelen
• Een professioneel team en een aangename werkomgeving
• Een stabiel en financieel gezond bedrijf
• Een marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaardenpakket
• Mogelijkheden tot professionele en persoonlijke ontwikkeling via onze Multipharma Academy
• Werken in een bedrijf waar solidariteit, empathie en expertise kernwaarden zijn.