Afdelingshoofd

1 - Werken bij de VUB

Ben jij het afdelingshoofd dat graag de tanden zet inonderwijs- en studentenadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Als afdelingshoofd geef je leiding aan het team van de Onderwijs- en Studentenadministratie, maar je kan zo nodig ook operationeel bijspringen. Jij en je team beheren de volledige administratieve loopbaan van studenten, vanaf hun toelatingsaanvraag tot het moment dat ze de universiteit verlaten. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de Directeur Onderwijs- en Studentenzaken (OS) en werk je nauw samen met de rest van het OS-team om de strategische doelstellingen van OS te verwezenlijkingen. Samen met je collega’s bouw je je dienstverlening van je afdeling planmatig verder uit opdat je klanten maximale waarde ervaren.

Als afdelingshoofd onderwijs- en studentenadministratie ben je verantwoordelijk voor:

• Verder uitbouwen van de visie en beleid van rond onderwijs- en studentenadministratie;
• Het ontwikkelen van het team en het coachen van de performantie zowel op individueel- als op teamniveau;
• Opbouwen en onderhouden van kennis binnen en over je afdeling heen;
• De operationele coördinatie van het team en het structureren en plannen van nieuwe projecten;
• Optimalisering van de werking, operationele verbeteringen aanbrengen waar nodig en resultaatgericht sturen;
• Opbouwen van een diepgaande kennis van de noden van je klanten en proactief zoeken naar oplossingen;
• Het ontwikkelen van interne partnerschappen: IT, key users, faculteiten, Onderwijsbeleid;

• Bijdragen aan het onderwijsbeleid.

Voor deze functie zal de VUB Main Campus -Brussel je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

We zoeken iemand met een master diploma of gelijkwaardig door ervaring;

• Je bent een goede coach, je komt op voor je team, een echte people manager;
• Je toont interesse en aandacht voor het succes en welzijn van je medewerkers, je helpt hen verder bij hun loopbaanontwikkeling;
• Je geeft kracht aan een team en je kan delegeren;
• Je bent (meer dan) service minded;
• Kennis van de onderwijs gerelateerde administratieve processen is een pluspunt, je inwerken een noodzaak;
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS office, Outlook, internet,..) zijn excellent;
• Je hebt een affiniteit met ERP-toepassingen;
• Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie en probleemoplossend denken, besluitvaardig en doordacht handelend;
• Je bent in staat om je aan passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt.

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 8 (min. €4022,20 - max. €6106,13), graad 9 (min. €4369,36 - max. €6453,29) of graad 10 (min. €4728,54 - max. €7197,79). Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken.
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregelingmet 35 verlofdagen, sluiting in de wintervakantie en 3 extra verlofdagen;
• Een kostelozehospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekeringmet gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijdenin onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen viaBenefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om jejob-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef op 17/11/2023, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat ontwikkelpunten zijn. Deze kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview op24/11/2023 (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Gert Sonck via gert.sonck@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475 80 23 93.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: 1

Functie: Afdelingshoofd

Gradengroep: 8 - 9 - 10

Wijze van begeven: werving