Event Coordinator & Com (Job étudiant ou stage ) - Belgique

le contenu du travail

Tu as déjà un peu d’expérience en gestion d’événements, tu as le sens de l’initiative, un bon sens du relationnel ? Alors ce job student peut t’intéresser !

Nous sommes à la recherche d’un.e étudiant.e qui pourra venir renforcer notre équipe environ 2 jours par semaine.

Mais avant d’aller plus loin, on t’en dit plus sur The POD ?

The POD se définit comme un « living lab » de proximité du Brabant wallon, basé à Louvain-la-Neuve. Notre mission ? Stimuler l’écosystème digital & tech de la région. Notre vision : propulser le Brabant wallon comme terre numérique d’excellence pour les entreprises et les talents numériques.

Pour y arriver, on organise notamment toute une série d’événements qui visent à rassembler la communauté d’acteurs tech et digitaux pour leur permettre de se rencontrer, de créer de potentielles synergies, de s’entraider face aux mêmes défis et, surtout, de faire grandir ensemble l’écosystème. Car s’il y a beaucoup de potentiel dans le Brabant wallon, trop peu d’entreprises (que ce soit des startups, des scale-ups ou des entreprises plus matures) collaborent ensemble. Et nous, on veut changer ça.

Ta mission

En tant que Support événementiel & communication, tu es la personne de confiance sur le terrain : celle qui anticipe, met en place, teste, accueille, facilite et s’assure que tout roule le jour J. Tu soutiens aussi la communication avant, pendant et après l’événement, en capturant les bons moments (photos, vidéos) et en aidant à les transformer en contenus.

Tu travailleras en étroite collaboration avec notre Marketing lead et la leadership team pour offrir des expériences fluides, chaleureuses et bien organisées.

Tes responsabilités

• Support opérationnel et mise en place
• Tu participes à la préparation concrète des événements : installation de la salle, mise en place du matériel, signalétique, badges, catering, supports et checklists.
• Tu vérifies que tout est prêt et fonctionnel (micros, projecteur, écrans, wifi, matériel tech si nécessaire).
• Tu aides à coordonner les prestataires et à gérer les imprévus avec calme et bon sens.
• Coordination le jour de l’événement
• Tu accueilles les participants avec le sourire, tu assures le bon déroulé, tu aides les intervenants et tu restes attentif.ve à l’ambiance et aux besoins.
• Tu es proactif.ve : tu repères ce qui manque, tu proposes des solutions, tu prends des initiatives.
• Tu veilles à ce que les participants se sentent bien pris en charge.

Support communication et contenus

• Tu contribues à la visibilité des événements : aide à la préparation de posts, stories, teasers, rappels, et publication de contenus simples.
• Tu prends des photos et quelques vidéos pendant l’événement (moments clés, ambiance, intervenants, public, backstage).
• Tu aides à trier et transmettre les meilleurs contenus à l’équipe (avec un minimum de sens esthétique et de storytelling).
• Amélioration continue
• Tu récoltes des retours à chaud, tu notes ce qui a bien fonctionné et ce qu’on peut améliorer.
• Tu proposes des idées pratiques pour rendre les prochains événements plus fluides et plus engageants.

Compétences et qualités recherchées

• Savoir-être
• Tu as le sens de l’initiative : tu ne restes pas bloqué.e quand un détail cloche, tu proposes et tu agis.
• Tu es serviable : tu aimes faciliter la vie des autres, et tu as un vrai réflexe “solution”.
• Tu restes souriant.e, posé.e et fiable, même quand ça bouge.
• Tu es rigoureux.se et attentif.ve aux détails, tout en gardant une énergie positive.
• Organisation
• Tu sais gérer plusieurs petites tâches en parallèle, sans te disperser.
• Tu es à l’aise avec les checklists et le suivi pratique (qui fait quoi, quand, avec quoi).

Communication et contenu

• Tu communiques clairement et simplement (en interne comme avec les participants).
• Tu as un bon œil et une aisance de base en prise de photos/vidéos sur smartphone, avec l’envie d’apprendre à faire de mieux en mieux.
• La connaissance de l’anglais est un plus.

Profil recherché

• Étudiant.e (ou jeune profil) en communication, événementiel, marketing, relations publiques ou domaine proche.
• À l’aise dans un environnement dynamique, avec du contact humain.
• Disponible ponctuellement en soirée selon le calendrier des événements.
• Intérêt pour l’univers digital et l’innovation, même sans être un profil technique.

Conditions et avantages

• Type de contrat : job étudiant ou possibilité de stage.
• Durée : 3 mois, renouvelable.
• Temps partiel : 4 demi-journées par semaine ou 2 jours semaines (flexibles)
• Début : à partir de début février (flexible)
• Lieu de travail : Louvain-la-Neuve (Brabant wallon), avec possibilité de télétravail partiel selon les tâches.
• Encadrement et mentorat assurés par l’équipe de leadership du POD.
• Une ambiance de travail humaine, dynamique, et des événements inspirants au cœur de l’écosystème digital.

Comment postuler ?

Envoie ton CV et une courte lettre de motivation à l’adresse hello@podbw.be dès que possible. Le recrutement se clôture dès que nous trouvons la personne idéale.

The POD est un employeur profondément humain qui prône l’égalité des chances. Nous encourageons les candidatures de toutes et tous, sans distinction.

Nous nous réjouissons de recevoir ta candidature et d’explorer ensemble une collaboration au sein de notre équipe fun et dynamique. ????????