Management assistant – 100%

Functie:

Medewerker domein

Departement:

Directie Algemeen Directeur

Aanstelling:

Statutair (tijdelijk vacant – verlengbaar)

Vereist niveau:

Professionele bachelor

Volume:

100%

Duur:

m.i.v. 04-09-2023 of aansluitend t.e.m. 31-12-2024

Je ondersteunt de algemeen directeur, de algemeen beheerder en hun diensten en verzekert de opvolging van het secretariaat.

• Je beheert de agenda’s van algemeen directeur en algemeen beheerder proactief en beheert diverse mailboxen.
• Je verzorgt de telefonische communicatie voor de ’Diensten Algemeen Directeur’ van de hogeschool. Je kan waar nodig zelfstandig vragen opvolgen, doorgeven en je kan correct optreden en info tijdig doorgeven bij belangrijke en urgente zaken.
• Je bent verantwoordelijk voor de schriftelijke correspondentie, ook in een internationale context.
• Je organiseert en plant vergaderingen met interne en externe collega’s, partners, overheden en andere stakeholders. Je bereidt ze voor en volgt ze op. Je verzamelt en verspreidt de vereiste voorbereidende bestanden (rapporten, verslagen, enz.) om ervoor te zorgen dat de deelnemers optimaal geïnformeerd zijn.
• Je houdt de contactendatabank van externe relaties up-to-date.
• Je stelt verslagen op en verspreidt ze naar de betrokkenen.
• Je volgt zelfstandig besluiten op.
• Je zorgt voor een feilloos relatiebeheer en staat in voor de correcte afhandeling van diverse PR-activiteiten van de ‘Diensten Algemeen Directeur’.
• Je biedt ondersteuning aan de juridische dienst en de bestuurssecretaris bij diverse taken, waaronder het assisteren bij interne beroepen, het bijhouden van de contractendatabank en het voorbereiden van vergaderingen. Dit omvat onder andere het opstellen van eenvoudige agendapunten en het verzamelen van de benodigde informatie.
• Je bent een aanspreekpunt en informatiebron voor interne en externe relaties. Je begeleidt bezoekers van de algemeen directeur en algemeen beheerder en beantwoordt routinematige vragen om informatie.
• Je organiseert en plant nauwgezet dienstreizen (binnen- en buitenland).
• Je stelt vlot rapporten, gestandaardiseerde en gepersonaliseerde berichten (mails en brieven) en presentaties op en je verzorgt de lay-out ervan.
• Je organiseert punctueel en ordelijk administratieve processen en werkt samen aan het organiseren en uitwerken van digitale oplossingen om courante administratieve processen te automatiseren.
• Je levert logistieke en technische ondersteuning waar nodig.
• Je plant en organiseert zelfstandig evenementen of biedt ondersteuning bij hogeschoolbrede evenementen.
• Je werkt in overleg met andere belanghebbenden in de organisatie een logisch klassement uit voor zowel digitale als fysieke documenten.
• Je speelt flexibel in op de noden van de algemeen directeur en de algemeen beheerder.
• Je volgt de bestellingen en aankopen van de ‘Diensten Algemeen Directeur’ op, in samenspraak met de budgetverantwoordelijke.

• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je bent zeer sterk in MS Office en kan presentaties, documenten en verslagen uitwerken op inhoudelijk vlak en qua lay-out.
• Je beheerst het Nederlands, Frans en het Engels om internationale contacten te faciliteren.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt een vlotte pen waarmee je juiste, doch vlotte en inspirerende teksten kunt schrijven.
• Je bouwt een sterke vertrouwensrelatie uit met de algemeen directeur, algemeen beheerder en hun diensten met wie je rechtstreeks in korte lijn werkt voor het secretariaat en aan specifieke dossiers. Ook met de directeurs/departementshoofden initieer en onderhoud je nauw contact in het kader van vergaderingen.
• Je weet je snel in te werken in de materie die aan bod komt tijdens vergaderingen waar verslag dient van genomen te worden.
• Je bent dienstverlenend: je krijgt energie van het geven van professionele ondersteuning aan andere mensen.
• Je bent uitermate klantgericht en kan meewerken aan complexe events, zowel bij het organiseren als administreren ervan.
• Je blinkt uit in het opzoeken, ordenen en overzichtelijk presenteren van informatie.
• Je beschikt over een digitale mindset, bekwaamheid in eventmanagement en planning, en uitstekende communicatieve vaardigheden, met name op het gebied van interne communicatie.
• Je bent proactief.

Je bent in het bezit van een bachelordiploma.

Onze troeven

• een statutaire aanstelling als ambtenaar, met mogelijkheid tot benoeming
• een loon in functie van je kennis en ervaring
• een aantrekkelijk groeipad van barema B11 tot B22
• 45 vakantiedagen
• flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
• gratis hospitalisatieverzekering
• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of
• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
• een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand
• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen

Salaris

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool.

Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag van maximum 10 jaar op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.

Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 100% ten vroegste vanaf 04-09-2023 tot en met 31-12-2024 met mogelijkheid tot verlenging. Vanaf het derde opeenvolgende jaar kan deze aanstelling, op basis van een positieve evaluatie, omgezet worden in een aanstelling van onbepaalde duur, met zicht op benoeming.

Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen

Wijze van solliciteren

Tot en met 15-08-2023 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectiegesprek. Als je geselecteerd bent, nodigen we je ten laatste op vrijdag 18-08-2023 uit voor het selectiegesprek dat plaatsvindt op campus op maandag 21-08-2023. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs.

Info over de inhoud van de vacature?
Werving en selectie (wervingenselectie@ap.be)

Directie Personeel ATP
E-mail: wervingenselectie@ap.be