Medewerker administratief specialistische eenheid

Functieomschrijving

Je staat in voor de ontwikkeling van nieuwe administratieve masterflows. Je bent de stem van de administratie bij nieuwe (ziekenhuisbrede) projecten.

• Je werkt processen en procedures uit om de administratieve werking maximaal efficiënt en kwaliteitsvol uit te bouwen in een snel veranderende omgeving.
• Je bewaakt het administratieve luik bij nieuwe projecten, waarbij je in nauwe samenwerking met alle betrokken partijen toekomstgerichte, nieuwe processen uitwerkt. Je werkt hiervoor de specifieke procedures en werkinstrumenten uit.
• Je ondersteunt, motiveert en begeleidt de gebruikers tijdens de implementatie van de administratieve procesoptimalisaties. Je volgt op, signaleert problemen en stuurt bij waar nodig.
• Je begeleidt en leidt gebruikers van (nieuwe) softwareprogramma’s en automatiseringstools op. Je fungeert als eerste aanspreekpunt bij problemen en beantwoordt specifieke vragen van gebruikers.
• Je analyseert administratieve processen (bv. inzake patiëntenadministratie, financiële administratie, personeelsadministratie,...) van de betrokken diensten en brengt deze gedetailleerd in kaart.
• Je onderzoekt de optimalisatiebehoeften van de diensten en medewerkers en kadert deze binnen de uitgewerkte masterflows. Je werkt efficiëntiewinsten en andere optimalisaties uit en zorgt voor de implementatie ervan.
• Je bouwt je netwerk uit en werkt in nauw overleg met de sectorale administratieve SPOC’s, met de dienst ICT en met de administratieve proceseigenaars. Je rapporteert aan de dienstverantwoordelijke van de Centrale Administratie.
• Je staat in voor je eigen voortdurende deskundigheidsbevordering en professionele ontwikkeling.

Gewenst profiel

• Je hebt een bachelordiploma.
• Ervaring in project- en procesmanagement is een pluspunt.
• Je hebt uitstekende administratieve vaardigheden en een grondig inzicht in de voornaamste administratieve ziekenhuisprocessen.
• Je bent gebeten door procesmanagement. Je hebt bij voorkeur ervaring met procesmodellering en –optimalisatie.
• Je hebt een goede ICT-kennis. Je werkt vlot met MS Office. Kennis van de UZ-specifieke pakketten (Oazis, Ultragenda, SP-Expert, SAP…) is een meerwaarde.
• Inzicht in de interne structuur en de werking van het ziekenhuis is een troef.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent respectvol, verantwoordelijk en integer.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je communiceert helder en gestructureerd, afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je herleidt problemen tot hun deelaspecten en kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden. Je herkent verbanden en krijgt inzicht in oorzaak en gevolg.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je gaat duurzaam en bewust om met middelen en relaties.
• Je krijgt instemming voor een standpunt of visie, dankzij goed onderbouwde argumenten, open dialoog en overleg.
• Je komt op een constructieve wijze op voor je eigen mening of belang, ook in minder evidente situaties.

Selectieprocedure

Deel 1: Cebir testen: intelligentietest , planningsoefening, administratieve vaardigheden, Word en Excel (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (aanvullend op het sollicitatiegesprek).

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief

Deel 3: Casus + competentiegericht interview op vrijdag 3 juni 2022.