Medewerker directiesecretariaat (m/v)

Als één van de grootste werkgevers in Vilvoorde staat het AZ Jan Portaels voor een dynamische en innovatieve organisatie. Het AZ Jan Portaels is een patiënt georiënteerd ziekenhuis met 406 erkende bedden waar veel belang gehecht wordt aan de kwaliteit van de zorgverlening in al zijn aspecten. Als één team en één familie gaan wij voor de beste zorg voor elke patiënt. Excellente zorg leveren, kan alleen door te investeren in onze medewerkers. Wij zijn er ons van bewust dat goed opgeleide, tevreden en gemotiveerde medewerkers de motor zijn van ons ziekenhuis.

Momenteel zijn we op zoek naar een medewerker om het directiesecretariaat te versterken. Binnen deze functie zal je, samen met je collega, administratieve en logistieke ondersteunende diensten verlenen aan de Algemeen Directeur, Hoofdarts en Directeur Patiëntenzorg.

Je functie

• Je zorgt voor een vriendelijk en correct onthaal voor de Algemeen Directeur, Hoofdarts en Directeur Patiëntenzorg en draagt zo bij tot een positief en klantgericht imago.
• Je beheert mee de agenda van de Algemeen Directeur, Hoofdarts en Directeur Patiëntenzorg.
• Je beantwoordt de binnenkomende telefonische oproepen, filtert ze, geeft inlichtingen over de courante zaken en verbindt, indien nodig, de oproepen door.
• Je beheert de info mailbox en deze van het directiesecretariaat.
• Samen met jouw collega ben je verantwoordelijk voor de opmaak van de contracten voor artsen, opmaak van brieven voor de medische raad en opvolging van verzekeringsdossiers.
• Je verzamelt, verwerkt en houdt de gegevens voor de directie actueel met betrekking tot dossiers, onderwerpen,¿ teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
• Je beheert het klassement en archief. Je legt een inventaris aan van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken.
• Je notuleert indien nodig tijdens de vergaderingen.
• Je voert allerhande operationeel ondersteunende en logistieke taken uit om een vlotte werking van het directiesecretariaat te garanderen (bvb bestellingen).
• In tandem met jouw collega verzorg je het onthaal van startende (student) artsen.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan het HOST team (Hospital Outbreak Support Team), bvb: data management en rapportering rond zorgindicatoren.

Profil

• Je beschikt over een diploma op bachelorniveau of beschikt over een gelijkaardige ervaring binnen een directiesecretariaat.
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office pakket, agendabeheer en bent sterk administratief onderlegd.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en het Engels. Zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent matuur, zeer punctueel, uiterst discreet en integer.
• Je bent flexibel ingesteld en hebt geen nine-to-five mentaliteit.
• Je bent een geboren planner en organisator. Je durft initiatief nemen en kan vlot prioriteiten stellen.
• Je bent een dynamische teamspeler en communicatief sterk.
• Je reflecteert kritisch over je eigen handelen en durft op een gezonde manier de organisatie in vraag stellen.

Connaissances linguistiques