Medewerker Onderwijs- en Studentenadministratie

☞ KU Leuven

Vue: 130

Jour de mise à jour: 26-11-2025

Localisation: Leuven Flemish Brabant

Catégorie: Administratif / Commis / Assistant Éducation / Formation

Industrie:

Loading ...

le contenu du travail

Medewerker Onderwijs- en Studentenadministratie

(ref. ATP-2024-378)
Laatst aangepast: 04/07/24
Aan de Faculteit Wetenschappen binnen de Groep Wetenschap & Technologie van KU Leuven is er een vacature binnen het administratief & technisch personeel (ATP) voor een medewerker onderwijs- en studentenadministratie.

De Faculteit Wetenschappen biedt haar studenten 7 bacheloropleidingen op 2 verschillende campussen aan in de disciplines Biochemie en Biotechnologie, Biologie, Chemie, Fysica, Geowetenschappen, Informatica of Wiskunde. Daarnaast voorziet de faculteit in een uitgebreid aanbod van master- en master-na-master-opleidingen, een educatieve masteropleiding en doctoraatsprogramma binnen elk domein.

Het decanaat van de Faculteit Wetenschappen bestaat uit een dynamisch team van een 16-tal administratieve medewerkers die instaan voor de praktische organisatie en administratieve ondersteuning van het onderwijs en de ondersteuning van het (internationaal) beleid van de faculteit. Je komt terecht in een hecht team met toffe collega’s. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan centraal.
Website van de eenheid

Functie

Als medewerker onderwijs- en studentenadministratie sta je samen met vier enthousiaste, betrokken collega’s in voor de administratieve en organisatorische processen die het onderwijs voor onze studenten, Vlaamse en internationale, op een correcte en efficiënte manier mogelijk maken.
Binnen het team krijg je een aantal verantwoordelijkheden toegewezen die hieronder meer in detail worden toegelicht. Daarnaast vervul je een rol als administratief medewerker om de dienstverlening tijdens piekmomenten mee op te vangen en op te treden als back-up tijdens afwezigheden van collega’s om zo de continuïteit mee te verzekeren.

Voor deze vacature bestaat de functie voornamelijk uit volgende taken:
Uurroosterplanning voor masteropleidingen :
  • Je staat in voor de uitwerking van haalbare uurroosterplanningen voor de toegewezen opleidingen. Je kan je creativiteit aanspreken om, binnen de randvoorwaarden van de opleiding en de beschikbaarheden van lokalen, studenten en docenten, deze complexe puzzel te leggen. Verder krijg je de tijd om een grondige kennis van de TimeEdit planningssoftware op te bouwen zodat een efficiënte planning kan leiden tot optimale uurroosters voor alle betrokken partijen.
  • Je beantwoordt vragen van studenten, professoren en collega’s omtrent uurroosterplanning, gaat mee op zoek naar oplossingen wanneer aanpassingen nodig zijn bv. bij inhoudelijke wijzigingen van de opleidingsprogramma’s, door onverwachte afwezigheden van docenten, ...
  • Je werkt mee aan de optimalisering van planningsprocessen.

Administratieve coördinatie van de doctoraatsopleiding :
  • Je staat in voor de administratieve opvolging van het doctoraatsopleidingstraject, van de aanvraag voor toelating tot het behalen van het diploma.
  • Je bereidt dossiers voor de vergaderingen van de doctoraatscommissie voor, documenteert de genomen beslissingen en volgt de toegewezen actiepunten op.
  • Je beantwoordt vragen van doctoraatsstudenten, professoren en collega’s, in samenspraak met de voorzitter van de doctoraatscommissie. Een grondige en actuele kennis van de betreffende universitaire en facultaire reglementen is hierbij essentieel.

Algemene werking :
  • Je staat mee in voor de permanentie (tijdens kantooruren) van de dienst (telefoon, e-mail).
  • Je ondersteunt collega’s (in piekperiodes en als back-up bij afwezigheden).
  • Je neemt actief deel aan regelmatig intern overleg met het team en collega’s van andere diensten.
  • Je vertegenwoordigt de faculteit in ad hoc werkgroepen, binnen en buiten de faculteit.
  • Je neemt deel aan infosessies/opleidingen om op de hoogte te blijven van wijzigingen en nieuwigheden.

Je rapporteert aan de coördinator van de onderwijs- en studentenadministratie en de administratief directeur en je werkt nauw samen met opleidingsverantwoordelijken, docenten en collega’s in alle facultaire diensten. Er is ook regelmatig contact met collega’s van andere faculteiten en diverse centrale diensten. Je krijgt zo de gelegenheid om een interessant netwerk van contacten uit te bouwen over het geheel van KU Leuven.

Profiel

  • Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt organisatorische vaardigheden, kan oplossingsgericht denken en plannen is echt jouw ding.
  • Je kan nauwkeurig, planmatig en efficiënt werken, zowel zelfstandig als in teamverband.
  • Je bent vlot in de omgang en hebt een flexibele werkhouding.
  • Je kan goed werken met courante MS-officetoepassingen, vooral met Excel, Outlook, Teams en Word. Ervaring met BI, SAP, TimeEdit of andere planningstools is een troef.
  • Je kan helder communiceren in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Aanbod

Wij bieden een deeltijdse (80%) en tijdelijke aanstelling (van november 2024 tot 31 januari 2026) aan, met mogelijkheid tot verlenging afhankelijk van de opportuniteiten die zich op dat moment voordoen.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle facetten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Voor de invulling van deze functie staan wij ook open voor enthousiaste starters.
Onze werkomgeving is in volle beweging met ruimte voor initiatief, opleidingen, work-life balans (telewerk) en engagement.
Bovendien biedt KU Leuven extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets en ecocheques.
De kantoren van de faculteit bevinden zich op Campus Arenberg in Heverlee.

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye, tel.: +32 16 37 92 11.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 02/09/2024 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

    Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be


    av_timer
    Tewerkstellingspercentage: Deeltijds
    location_city
    Locatie : Leuven
    timer
    Solliciteren tot en met:
    02/09/2024 23:59 CET
    bookmarks
    Tags: Onderwijs en studenten
    Loading ...
    Loading ...

    Date limite: 10-01-2026

    Cliquez pour postuler pour un candidat gratuit

    Postuler

    Signaler des emplois
    Loading ...

    MÊMES EMPLOIS

    Loading ...
    Loading ...