Medewerker personeelsadministratie

FUNCTIEPROFIEL

Functie: Medewerker personeelsadministratie

A. Functiebeschrijving

1. Doel van de functie

Je bent verantwoordelijk voor een accurate en tijdige input van data ten behoeve van een correcte

loonberekening, adequaat personeelsbeheer en optimale subsidiëring. Daarnaast sta je als

dossierbeheerder in voor het zorgvuldig, efficiënt en klantvriendelijk beheer van de loon- en

personeelsadministratie voor een groep van medewerkers.

2. Plaats in de organisatie

• Je maakt deel uit van het team van de personeelsadministratie.

• Je wordt aangestuurd door de verantwoordelijke personeelsadministratie.

3. Kwalificatievereisten

• Je hebt een diploma van bachelor of minimaal het hoger secundair onderwijs.

• Je beschikt over relevante ervaring op vlak van payroll en personeelsadministratie.

4. Resultaatgebieden en taken

• Resultaatgebied 1:

correcte loonberekening, adequaat personeelsbeheer en optimale subsidiëring.

Voornaamste taken:

• Ingeven van persoonlijke gegevens van medewerkers
• Verwerken van contractgegevens
• Ingeven van dagprestaties en afwezigheden
• Registreren van schorsingen
• Bijhouden van de verhouding tussen titularissen en vervangers
• Verwerken van loopbaanaanvragen
• Ingeven van contractgegevens in functie van de dagprijs
• Uitwerken en uitvoeren systematische controles met betrekking tot de ingegeven

data

• Resultaatgebied 2:

groep van medewerkers.

Voornaamste taken:

• Opmaken van arbeidsovereenkomsten
• Opstellen van C-documenten en ziekteformulieren via ASR

• Opmaken van diverse brieven en attesten
  

• Resultaatgebied 3:

Voornaamste taken:

eindejaarspremie, vertrekvakantiegeld, verbrekingsvergoeding, etc.

• Data-input aanpassen bij niet correcte loonberekeningen / correcties opmaken
  

• Resultaatgebied 4:

klantvriendelijke informatie-uitwisseling.

Voornaamste taken:

• Verstrekken van informatie en beantwoorden van courante vragen in verband met

• Indien nodig doorverwijzen naar andere bevoegde collega’s
• Ontvangen en inschrijven van nieuwe medewerkers
• Verzorgen van maandelijkse zitdagen op de andere campussen

B. Competenties

1. Kerncompetenties van Ter Heide

• Bewonersgerichtheid:

De bewoner als een individu in zijn eigenheid respecteren en erkennen. De behoeften van de

bewoner(s) als leidraad beschouwen en er adequaat op reageren.

• Betrokkenheid en verantwoordelijkheid:

Zich inzetten vanuit een gevoel van verantwoordelijkheid, nauwgezetheid, engagement,

fierheid, genegenheid en dit gevoel meedragen over de muren van de instelling en de

werkuren heen.

• Transparantie en openheid:

De wil tonen om te communiceren op een open en heldere manier en hiervoor de nodige

inspanningen leveren. Zorgen dat informatie en kennis voor iedereen toegankelijk is.

• Talent en creativiteit:

Gebruik maken van de ruimte die geboden wordt aan talent en creativiteit door initiatief te

nemen en oog te hebben voor vernieuwing.

• Samenwerken en samen leren:

Een actieve bijdrage leveren om een gemeenschappelijke opdracht te realiseren. Samen

doelen nastreven, met respect voor ieder zijn kwaliteiten en beperkingen.

2. Functiespecifieke competenties

• Mondelinge communicatie:

Een mondelinge boodschap overbrengen zodat het publiek tot wie de boodschap gericht is

ze begrijpt.

• Probleemanalyse (analytisch denken):

Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte manier op zoek gaan naar

bijkomende, relevante gegevens.

• Oordeelsvorming (synthetisch denken)

Goed onderbouwde meningen uiten en zicht hebben op de gevolgen ervan.

• Organisatiesensitiviteit

Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van (eigen) beslissingen, voorstellen of

acties op andere onderdelen van de organisatie

• Klantgerichtheid:

Inspelen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook

wanneer die niet rechtstreeks geuit worden.

• Nauwgezetheid:

Accuraat handelen met aandacht voor details en gericht op het voorkomen van fouten of

schade.

3. (Vak)technische competenties

• Kennis sociale wetgeving

Indicatoren:

• Heeft basiskennis van de sociale wetgeving : arbeidsovereenkomsten,

• Is bereid kennis sociale wetgeving up to date te houden
• Kan zelf een antwoord m.b.t. sociale wetgeving opzoeken en verduidelijken naar

leidinggevenden of medewerkers

• Past sociale wetgeving correct toe in de dagelijkse werking
  

• Kennis loonberekening

Indicatoren:

• Kent de verschillende elementen die een rol spelen in de bruto netto loonberekening
• Kan een concrete loonberekening toelichten aan een medewerker
• Heeft kennis van de vakantiewetgeving en kan deze praktisch toepassen (enkel

vakantiegeld, dubbel vakantiegeld, vertrekvakantiegeld)

• Heeft kennis m.b.t. de berekening van een eindejaarstoelage
• Heeft kennis van de loonbarema’s van de subsidiërende overheid en kan deze

praktisch toepassen

• Sterk cijfermatig en analytisch inzicht en redeneervermogen
• Kennis van loonberekening(ssystemen)
• Kennis van (personeels)planningssystemen is een pluspunt
• Kennis en ervaring met betrekking tot rapporteringstools en specifieke programmatie

is een pluspunt

• Kennis personeelsadministratie (opmaken documenten, contracten, brieven)

Indicatoren:

• Heeft kennis m.b.t. het invullen van C-documenten, documenten

• Kan (model)contracten correct opmaken
• Kan de nodige attesten en verklaringen m.b.t. personeelszaken opmaken en invullen

(bv. tewerkstellingsattest)

• Kan zelfstandig en actief brieven opmaken
  

• Kennis MS Office pakket

Indicatoren:

• Heeft goede praktische kennis van Word
• Heeft goede praktische kennis van Excel
• Heeft goede praktische kennis van Microsoft Outlook

C. Aanbod

• Een vervangingscontract van 80% (30,4/38u)

• Tewerkstelling binnen de campus in Genk

• Verloning volgens het VAPH-barema 9 (bachelor) of 10 (secundair onderwijs – A2)

naargelang het diploma

• Overname van relevante anciënniteit

D. Kandidatuurstelling

Je kan je kandidatuur indienen tot en met 22 augustus 2021 door een motivatiebrief en cv te sturen

naar Anita Kreemers, verantwoordelijke personeelsadministratie: anita.kreemers@terheide.be.

Gelieve de referentie ‘PA/202108’ te vermelden.

E. Contact

Voor functie-inhoudelijke informatie kan je terecht bij Anita Kreemers, verantwoordelijke

personeelsadministratie, op het telefoonnummer 089 32 39 30.