Onthaalmedewerker GC De Maalbeek

Wat doe je?

Als onthaalmedewerker zorg je voor de gehele administratieve beleidsondersteuning (beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie) binnen het beleidsdomein.

Je wordt in het gemeenschapscentrum operationeel ingezet in het verbreden en verdiepen van de onthaalfunctie.

Opdrachten

Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;

• Het correct bijhouden van inschrijvingen van activiteiten in het GC via Kwandoo.
• Activiteiten correct invullen in het registratieprogramma Yesplan.
• Beheren van zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan.

Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;

• Uitvoeren van administratieve taken (verslagen schrijven, server up to date
• houden, enz.)

Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten;

• De algemene mailbox van het GC opvolgen.
• Telefonische oproepen ontvangen, gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Het correct noteren van boodschappen en het communiceren aan de juiste personen.
• Bezoekers op een klantvriendelijke manier ontvangen, hun gestelde vragen goed detecteren en hen zo snel mogelijk helpen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Vlot gebruik van de Nederlands taal en kennis van het Frans en het Engels.
• Kennis hebben van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum.
• Kennis hebben van de gemeente.

Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;

• De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden.
• Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat.

Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon, fax);

Inspringen bij werkoverlast of afwezigheid van collega’s;

• Meehelpen bij activiteiten (recepties, feesten, enz.) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s ovonds en in het weekend.
• Bezoekers en klanten vriendelijk ontvangen, de gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.

Wie zoeken we?

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs.

Competentieprofiel

Waardegebonden competenties

• dienstbaar zijn
• integer handelen
• betrokken zijn

Niveaugebonden competenties

Interactief gedrag

• mondeling vaardig zijn
• samenwerken

Probleemoplossend gedrag

• resultaatgericht werken
• nauwkeurig en met zin voor orde en netheid werken
• flexibel reageren

Functiegebonden competenties

• Je hebt interesse in de werking van het GC. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 356 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan ...)
• Je spreekt goed Nederlands. Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je vindt het geen probleem of af en toe ‘s avonds of in het weekend te werken.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 3630556)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Wat krijg je in ruil?

Je krijgt een halftijds (50%) geco-contract van onbepaalde duur met ingang vanaf 1 augustus 2023.

Je loonschaal is D121 - technisch assistent. Je krijgt een mooi loonpakket in overeenstemming met je niveau.

Daarnaast bieden we je de volgende voordelen:

• We vergoeden je woon-werkverkeer als je met de fiets of met het openbaar vervoer (via een abonnement) komt.
• Je krijgt een MIVB-abonnement.
• We bieden een uitstekende hospitalisatieverzekering voor jou. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je ontvangt maaltijdcheques.
• Verhuis je voor deze job naar het Brussels Hoofdstedelijk Gewest? Dan helpen we je met een verhuispremie.
• Je krijgt een stadspremie als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.
• Elk jaar heb je 35 vakantiedagen als je voltijds werkt.
• Tussen Kerstmis en Nieuwjaar krijg je ook vrijaf.
• We hebben oog voor work-in-life balans via allerlei uurroosters.
• Aanvullend pensioen via 2e pensioenpijler.

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Contacteer mevrouw Katrien Van Ryssen, centrumverantwoordelijke bij gemeenschapscentrum De Maalbeek op het nummer 02/734 84 43, GSM-nummer 0475/987262 of via katrien.vanryssen@vgc.be. Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Contacteer dan mevrouw Tiffany De Schrijver op het nummer 02 563 06 55 of via tiffany.deschrijver@vgc.be .