Project Support Officer

Le texte FR suit le NL

Je maakt deel uit van het team Project Management Office binnen de Project Delivery-organisatie. Je voornaamste verantwoordelijkheden zijn:

• Ondersteuning bieden op vlak van tooling (vb. SAP, Sharepoint, Service Now, enz.):
  • Beheren en wijzigen van het gepaste niveau van toegang in de tooling
  • Beheren en wijzigen van de verantwoordelijken in de tooling (na de nodige validaties)
  • Uitvoeren van quality checks in de tooling en hierover rapporteren
  • Helpen bij updaten van Sharepoint (bv. Agenda’s, wie is wie per portfolio,…)
  • Ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers de nodige toegangen hebben in de tooling en hierover communiceren naar deze personen (volgen van het onboardingtraject)
• Ondersteuning bieden bij de financiële processen:
  
  • Voorbereiden van de financiële kostenstructuur in het systeem met het oog op de correcte registratie van projectkosten (SAP)
  • Aanmaken en afsluiten van WBS’en (Work Breakdown Structures)
  • Erop toezien dat de nodige validaties gegeven worden
• Verlenen van algemene ondersteuning in functie van de vraag:
  • Dagelijkse opvolging van de functionele mailbox
    
  • Administratief beheer van de “building projecten”
    
  • Administratieve ondersteuning bij meetings (bv. organiseren van committees, opmaken van meeting minutes, …)
    
  • Versturen van mailings (bv. Project Status Rapport of planningupdates, …)
• Plannen van goedkeuringsgates en indien nodig kwaliteitschecks uitvoeren

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Vous faites partie de l’équipe Project Management Office au sein de l’organisation Project Delivery. Vos principales responsabilités consistent à :

• Fournir un support en matière de tooling (par exemple SAP, Sharepoint, Service Now, etc.) :
  • Gérer et modifier le niveau d’accès approprié dans les outils
  • Gérer et changer les responsables dans les outils (après les validations nécessaires)
  • Réaliser des contrôles de qualité des outils et en rendre compte
  • Aider à la mise à jour de Sharepoint (par ex. agendas, who is who par portfolio,…)
  • S’assurer que les nouveaux collaborateurs ont l’accès nécessaire à l’outillage et communiquer à ce sujet à ces personnes (en suivant le processus d’onboarding)
• Accompagner les processus financiers :
  • Préparer la structure des coûts financiers dans le système pour l’enregistrement correct des coûts du projet (SAP)
    
  • Création et fermeture des WBS (Work Breakdown Structures)
  • S’assurer que les validations nécessaires sont données
• Accompagnement général selon la demande :
  • Suivi quotidien de la boîte mail fonctionnelle
  • Gestion administrative des « projets building »
  • Support administratif lors de réunions ( par ex. organisation de comités, rédaction de procès-verbaux de réunion, …)
  • Envoi de mailings (par exemple, rapports sur l’état du projet ou mises à jour de planification, …)
• Planifier des "gates" d’approbation et effectuer des contrôles de qualité si nécessaire

Le texte FR suit le NL

• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
• Relevante werkervaring van minstens 3 jaar
• Basiskennis van budgetopvolging/-analyse
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands OF Frans EN van het Engels
• Goede communicatieve vaardigheden
• Je bent gestructureerd, georganiseerd en procesgericht
• Je hebt oog voor detail en bent kwaliteitsgericht

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• Vous êtes titulaire d’un baccalauréat ou équivalent par expérience
• Expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans
• Connaissances de base en suivi/analyse budgétaire
• Vous avez une bonne connaissance du français OU du néerlandais ET de l’anglais
• Bonnes capacités de communication
• Vous êtes structuré(e), organisé(e) et orienté(e) processus
• Vous avez le sens du détail et êtes axé(e) sur la qualité