Projectbeheerder Internationale Mobiliteit

Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van studentendossiers in het kader van verschillende (beurzen)programma’s. Je staat in nauw contact met de studenten om hen te begeleiden en adviseren in applicatie-, beurs-, inschrijvings- en uitbetalingsprocedures. Je bent iemand die graag in contact staat met studenten en hen met geduld en enthousiasme ondersteunt om hun internationale dromen waar te maken. Je werkt daartoe met verschillende informatie, deadlines, richtlijnen en procedures, en hebt er geen probleem mee die informatie goed te beheersen en toe te passen.

Je taken bestaan uit :

• studenten begeleiden en adviseren in hun aanvraag en registratieprocedures;
• uitbetalingen van beurzen opvolgen en coördineren met de financiële dienst;
• studentendossiers controleren op volledigheid en geldigheid;
• budgetbeheer van beurzenprogramma’s opvolgen;
• deadlines en procedures van partneruniversiteiten en financieringskanalen grondig bijhouden;
• infosessies voor studenten en faculteiten organiseren of ondersteunen (presentaties voorbereiden, lokalenreservatie, inschrijvingen beheren etc.);
• aanspreekpunt zijn voor studenten bij vragen over hun (beurs)aanvraag;
• delen van good practices en mee helpen aan het stroomlijnen van processen via het virtuele Team Projectbeheer.

Je werkt mee aan de verspreiding en bekendmaking van de (beurzen)programma’s en werkt voor enkele ervan op regelmatige basis databanken of informatie op de website bij. Je vindt hierin vlot je digitale weg en je bent proactief in het bijwerken, vernieuwen en verbeteren van onze webpagina’s. Je werkt hiertoe samen met webmaster en communicatieadviseur.

Je taken bestaan uit :

• informatie over nieuwe opportuniteiten (summerschools, stagevacatures) proactief verzamelen en publiceren op de databanken en webpagina’s;
• databanken en webpagina’s op regelmatige basis up to date houden;
• zorgen dat de webpagina’s aantrekkelijk en overzichtelijk blijven en nieuwe mogelijkheden in de kijker worden gezet.

• Je behaalde een bachelordiploma of gelijkgesteld door ervaring. Ook elders verworven competenties, opgedaan buiten de context van een arbeidsovereenkomst, kunnen mee in aanmerking genomen worden.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan vlot overweg met courante Microsoft Office toepassingen (Outlook, OneNote, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint).
• Je vindt makkelijk je weg in eenvoudige web content management tools om de inhoud van webpagina’s aan te passen en te beheren.
• Je hebt interesse voor internationalisering en hoger onderwijs.
• Je werkt zeer nauwkeurig en hebt oog voor deadlines en details.
• Je volgt relevante procedures en richtlijnen strikt op.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent communicatief en klantgericht ingesteld; je staat graag in contact met studenten.
• Je bent gedreven, geëngageerd en je werkt proactief.
• Je kan probleemoplossend denken en omgaan met onverwachte obstakels.
• Je bent gemotiveerd om in een zelforganiserend team te werken. je vertoont persoonlijk leiderschap, je kan zelfstandig werken, bent flexibel ingesteld én een teamplayer.